Thực tập sinh hành chánh

Mô tả Công việc

Mục tiêu công việc:

Hỗ trợ bộ phận Hành chính Nhân sự trong việc quản lý hồ sơ sức khỏe, an toàn lao động, và các công việc hành chính khác nhằm đảm bảo các quy trình lưu trữ hồ sơ và công tác hành chính diễn ra hiệu quả, đúng quy định.

Nhiệm vụ chính:

1. Hỗ trợ xử lý hồ sơ khám sức khỏe và an toàn lao động:

• Scan hồ sơ khám sức khỏe và hồ sơ an toàn lao động của nhân viên, đảm bảo tất cả các thông tin đều rõ ràng và không bị mất dữ liệu.
• Lưu trữ hồ sơ scan vào thư mục điện tử theo quy định của công ty, đảm bảo phân loại theo từng nhân viên, bộ phận và kỳ hạn kiểm tra.
• Tạo mã code (mã số) cho hồ sơ khám sức khỏe và an toàn lao động theo hệ thống quản lý hồ sơ của công ty, đảm bảo mỗi mã code là duy nhất và dễ dàng truy xuất.

2. Hỗ trợ công tác lưu trữ và sắp xếp hồ sơ:

• Phân loại và lưu trữ hồ sơ giấy (bản cứng) theo danh mục quy định, đảm bảo hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Đảm bảo quy trình lưu trữ đúng tiêu chuẩn để tránh thất lạc hoặc hư hỏng hồ sơ, đặc biệt đối với các hồ sơ quan trọng như giấy tờ pháp lý, hợp đồng lao động.

3. Thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ khác:

• Lưu trữ và cập nhật dữ liệu nhân sự trên hệ thống quản lý, đặc biệt là các thông tin liên quan đến sức khỏe, an toàn lao động.
• Hỗ trợ sắp xếp lịch khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, phối hợp với các phòng ban để nhân viên tham gia đầy đủ.
• Cấp phát và quản lý văn phòng phẩm,
• Hỗ trợ in ấn tài liệu sự kiện nội bộ, nếu có yêu cầu từ cấp trên.

4. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên:

• Hỗ trợ bộ phận nhân sự xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến an toàn lao động hoặc hồ sơ sức khỏe.

3. Thời gian làm việc:

Thứ 2 - Thứ 6 (7h30 - 17h30)

Yêu Cầu Công Việc

• Sinh viên đang theo học các ngành Quản trị nhân lực, Xã hội học hoặc các ngành có liên quan
• Yêu thích công việc giấy tờ, hành chính
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm với công việc.
• Khả năng làm việc nhóm và giao tiếp tốt.