Trợ Lý Giám Đốc

Mô tả Công việc

- Tiếp nhận, tổng hợp các yêu cầu họp và làm việc với GĐ từ đối tác, bộ phận, cá nhân và sắp xếp lịch trình làm việc, lịch công tác của GĐ

- Kiểm soát quản lý các công việc liên quan đảm bảo hoạt động tại chi nhánh được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng…

- Tổ chức tham gia các cuộc họp theo chỉ đạo của GĐ, thực hiện công việc ghi chép biên bản và soạn thảo các nội dung thông báo kết luận họp

- Tiếp nhận, sắp xếp và quản lý giấy tờ: Công văn, hồ sơ, tài liệu từ bên ngoài và các Ban/ Phòng trong công ty trình GĐ phê duyệt; hồ sơ tài liệu lưu trữ trong phòng làm việc của GĐ

- Triển khai tiếp nhận các công việc của cấp trên xuống các Phòng ban/ Bộ phận, lập báo cáo tuần/ tháng

- Lập báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất cho GĐ/phòng ban khác

- Thực hiện in ấn, chuẩn bị tài liệu và phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị các công tác hậu cần để đảm bảo đáp ứng lịch làm việc, công tác của GĐ

- Thay mặt GĐ truyền đạt thông tin tới từng phòng ban, bộ phận và cá nhân CBNV liên quan trong phạm vi công việc

- Tham gia đóng góp ý kiến, đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình khi cần thiết

- Các công việc khác theo sự phân công của GĐ

Yêu Cầu Công Việc

- Trình độ: Đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế/ Quản trị kinh doanh, Luật, Tài chính hoặc các lĩnh vực tương đương

- Kỹ năng giao tiếp tốt; kỹ năng quản trị thời gian; kỹ năng sắp xếp công việc; kỹ năng phân tích số liệu, ghi chép nhanh

- Từ 1 – 2 năm ở vị trí Trợ lý/ Thư ký; có kinh nghiệm làm việc trong ngành spa, hóa dược phẩm,…

- Sử dụng thành thạo vi tính và các ứng dụng văn phòng