Trả lời sao với câu hỏi về kỹ năng tổ chức?

Lượt xem: 10,253

Không sếp nào muốn giải quyết mớ hỗn độn của một nhân viên vô tổ chức: quá hạn deadline, các dự án đình trệ, thông tin sai lệch... Họ thà nhận một nhân viên thiếu kinh nghiệm còn hơn. Vậy bạn cần chứng minh được kỹ năng tổ chức, hệ thống hóa công việc ngay trong buổi phỏng vấn.

Thái độ tự tin của ứng viên có thể trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn
Thái độ tự tin của ứng viên có thể trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn

1. Cam kết về kỹ năng tổ chức

Khi đặt câu hỏi: “Bạn có kỹ năng tổ chức công việc không?” hoặc “Làm thế nào để bạn đảm bảo tính tổ chức trong công việc?”, tức là người phỏng vấn đang tìm kiếm sự yên tâm. Đầu tiên, hãy xác nhận nó một cách tự tin, với thái độ tích cực và giữ tốc độ nói bình thường để các từ được thốt ra rành rọt, chắc chắn: “Vâng, tôi có kỹ năng tổ chức và tôi có thể hoàn thành các nhiệm vụ”.

Thái độ tự tin của ứng viên có thể trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn.

2. Mô tả cách bạn hệ thống hóa

Một sai lầm khi gặp kiểu câu hỏi này là chỉ dừng lại ở việc trả lời mơ hồ hoặc chung chung. Người phỏng vấn thực sự muốn biết chi tiết: Chính xác thì bạn đảm bảo tính tổ chức bằng cách hệ thống hóa các đầu việc như thế nào? Bạn sử dụng công cụ hoặc phần mềm nào? Bạn làm theo thói quen gì? Bạn giải quyết thứ tự ưu tiên ra sao?

Vậy hãy chia sẻ: Bạn có tạo file lịch trình hoặc lên danh sách việc cần làm không? Bạn có dùng các công cụ trên Trello để theo dõi nhiệm vụ cá nhân hoặc dự án chung của nhóm không? Bạn có sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch cho cả tuần không? Bạn có dành 30 phút đầu tuần hoặc cuối tuần để xem lại lịch trình, khối lượng công việc và đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên không?

Bạn nên gắn việc lựa chọn cách thức làm việc đó với mục đích cụ thể
Bạn nên gắn việc lựa chọn cách thức làm việc đó với mục đích cụ thể

Hãy đảm bảo người phỏng vấn có đủ chi tiết để hình dung được quy trình làm việc của bạn.

3. Đính kèm quy trình với lý do

Bạn nên gắn việc lựa chọn cách thức làm việc đó với mục đích cụ thể, để chứng tỏ bạn chọn nó vì biết sẽ mang lại kết quả khác biệt, thay vì chọn chỉ vì tình cờ.

Ví dụ: bạn dùng Trello hoặc Slack để chia sẻ thông tin cập nhật với cả nhóm bởi vì 2 ứng dụng này đảm bảo mọi người đều tiếp cận được thông tin liên quan. Ứng dụng này cũng cho phép bạn nhận thông tin về sự cố và lập kế hoạch thay thế dựa trên thời hạn và phạm vi ngân sách đã vạch ra trước đó.

4. Tầm quan trọng của Giao tiếp và Hợp tác

Bạn cũng cần ý thức được rằng bối cảnh và khả năng giao tiếp liên quan mật thiết đến cách bạn tổ chức công việc. Bạn không thể thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ của mình nếu không giao tiếp tốt với những người khác để đôi bên đều hiểu nhu cầu và mong đợi của nhau.

Vì vậy, nên đề cập: “tôi có các cuộc họp hàng tuần với cấp trên để đảm bảo các nhiệm vụ ưu tiên đang đi đúng hướng”. Hoặc bạn duy trì việc cập nhật thông tin cho đồng nghiệp thông qua trao đổi trực tiếp và online ra sao. 

Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ
Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ

5. Đảm bảo câu trả lời rành mạch, có hệ thống

Bạn có thể nói rất nhiều về kỳ vọng sẽ duy trì tổ chức ra sao, nhưng nếu câu trả lời của bạn như một mớ bòng bong, nó sẽ khiến nhà tuyển dụng nghi hoặc. Vậy, sắp xếp tư duy cho câu trả lời cũng nói lên tính tổ chức của bạn.

Mẹo là hãy chia câu trả lời thành các bước: “Đầu tiên, tôi lựa chọn phương pháp… Thứ hai… Thứ ba… Cuối cùng, khi có việc đột xuất hoặc nhiệm vụ khẩn cấp, tôi sẽ…”. Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ.

6. Đừng thể hiện ôm đồm

Bạn có thể cực kỳ tự tin vào kinh nghiệm và kỳ vọng sẽ xây dựng một quy trình hiệu quả khi nhận công việc mới. Nhưng đừng tham lam chia sẻ tất cả tham vọng đó mà không để ý thái độ người phỏng vấn. Hãy đưa ra lần lượt các ý, và tiếp tục trả lời cụ thể hơn, hoặc chia sẻ thêm thông tin khác nếu được nhà tuyển dụng hỏi đến. Hạn chế việc nói lan man, loãng chủ đề. Tốt nhất là: ngắn gọn, nhiệt huyết và đi đúng trọng tâm.

Lưu ý nhỏ
Đừng thể hiện là một “nhà tổ chức” cứng nhắc. Trong công việc luôn có những sự cố khiến hệ thống lệch khỏi quy trình ban đầu. Và người có kỹ năng tổ chức sẽ cần có cả khả năng linh hoạt để thích nghi với tình huống. Vị trí ứng tuyển càng cao, việc hiểu rõ tính hệ thống và kỹ năng tổ chức linh hoạt càng quan trọng.

  CareerViet

Việc Làm VIP ( $1000+)

SYBSY Ltd.
SYBSY Ltd.

Lương: 35 Tr - 45 Tr VND

Hồ Chí Minh | Hà Nội

VITOX VN
VITOX VN

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công ty TNHH Di Đại Hưng
Công ty TNHH Di Đại Hưng

Lương: 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH MTV HEALTHPOST
CÔNG TY TNHH MTV HEALTHPOST

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH MTV HEALTHPOST
CÔNG TY TNHH MTV HEALTHPOST

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH MTV HEALTHPOST
CÔNG TY TNHH MTV HEALTHPOST

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CTY TNHH YAOYAO VIETNAM INFO TECH
CTY TNHH YAOYAO VIETNAM INFO TECH

Lương: 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

CTY TNHH YAOYAO VIETNAM INFO TECH
CTY TNHH YAOYAO VIETNAM INFO TECH

Lương: 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

CareerViet's client
CareerViet's client

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh | Hà Nội | Đà Nẵng

Công ty Cổ Phần TEECOM
Công ty Cổ Phần TEECOM

Lương: 18 Tr - 27 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty Cổ Phần TEECOM
Công ty Cổ Phần TEECOM

Lương: 20 Tr - 29 Tr VND

Hồ Chí Minh

CareerViet's client
CareerViet's client

Lương: 22 Tr - 28 Tr VND

Bến Tre

Công ty Cổ Phần TEECOM
Công ty Cổ Phần TEECOM

Lương: 25 Tr - 34 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty Cổ Phần TEECOM
Công ty Cổ Phần TEECOM

Lương: 20 Tr - 29 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty Cổ Phần TEECOM
Công ty Cổ Phần TEECOM

Lương: 16 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DATA NEST
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DATA NEST

Lương: Cạnh Tranh

Hà Nội

CÔNG TY TNHH MINTHACARE
CÔNG TY TNHH MINTHACARE

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH DIKSHA TECHNOLOGIES
CÔNG TY TNHH DIKSHA TECHNOLOGIES

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Diag
Diag

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH HISENSE VIETNAM
CÔNG TY TNHH HISENSE VIETNAM

Lương: 30 Tr - 60 Tr VND

Hồ Chí Minh

BIM Group
BIM Group

Lương: 25 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

Headhunter HRchannels Group
Headhunter HRchannels Group

Lương: 25 Tr - 30 Tr VND

Bến Tre

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GREAT LOTUS VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GREAT LOTUS VIỆT NAM

Lương: 20 Tr - 30 Tr VND

Bình Dương

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GREAT LOTUS VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GREAT LOTUS VIỆT NAM

Lương: 25 Tr - 30 Tr VND

Bình Dương

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

CareerBuilder's Client
CareerBuilder's Client

Lương: Cạnh Tranh

Bình Dương

PON PHU THAI MOBILITY GROUP
PON PHU THAI MOBILITY GROUP

Lương: 800 - 1,500 USD

Hồ Chí Minh

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Á ĐÔNG (ADC PLASTIC)
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Á ĐÔNG (ADC PLASTIC)

Lương: 18 Tr - 35 Tr VND

Hà Nội | Hưng Yên

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Công ty TNHH AOBA Việt Nam
Công ty TNHH AOBA Việt Nam

Lương: 24 Tr - 26 Tr VND

Hồ Chí Minh

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Trung Thủy
Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Trung Thủy

Lương: 1,400 - 1,600 USD

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ PHƯƠNG NAM VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ PHƯƠNG NAM VIỆT NAM

Lương: 30 Tr - 32 Tr VND

Hồ Chí Minh

Bài viết cùng chuyên mục

Kinh nghiệm phỏng vấn vị trí Project manager ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng
Project Manager là vị trí đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án cho đến khi dự án kết thúc
7 lợi ích của việc thực tập cho các bạn sinh viên
Thực tập sinh chính là cơ hội để tích lũy kinh nghiệm, khám phá con đường sự nghiệp, tạo cho mình một lợi thế trên thị trường, tạo môi trường năng động
Tổng hợp 9 câu hỏi phỏng vấn kế toán thuế và câu trả lời chi tiết
Kế toán thuế là người phụ trách việc quản lý thuế của doanh nghiệp, cần trực tiếp làm với cơ quan thuế để giải quyết và kiểm tra các thông tin của hóa đơn.
Hướng dẫn viết trình độ chuyên môn trong sơ yếu lý lịch
Trình độ chuyên môn là gì? Cách viết trình độ chuyên môn trong sơ yếu lý lịch chính xác, dễ đọc, gây ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu tiên