Điều phối viên là gì và cơ hội công việc ra sao?

Lượt xem: 30,290

Mọi bộ phận trong công ty đều cần điều phối viên để điều phối công việc. Vậy điều phối là gì và công việc của điều phối viên như thế nào? Nếu bạn thấy hứng thú với công việc này nhưng vẫn còn đang thắc mắc về yêu cầu tuyển dụng thì hãy theo dõi những chia sẻ dưới đây của CareerViet nhé!

1. Điều phối viên là ai?

Điều phối là người sắp xếp, tổ chức và lập kế hoạch công việc một cách suôn sẻ, thuận lợi. Nhân viên điều phối là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn, quản lý, đảm bảo nhân sự chuẩn bị và thực hiện các công việc ở mức tốt nhất.

Là một người điều phối, bạn phải giữ tinh thần khách quan để trong quá trình làm việc không bị những quan điểm cá nhân chi phối. Công việc này đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý cao nên chỉ thích hợp với những người có khả năng multi-task.


Nhân viên điều phối phải có khả năng đa nhiệm (multi- task)

2. Mô tả công việc điều phối viên

2.1 Nhiệm vụ đối ngoại

Nhân viên điều phối là người chịu trách nhiệm kết nối với các đối tác để thực hiện các hoạt động ngoài công ty. Một số công việc cụ thể như:

- Xây dựng chính sách và tích hợp các hoạt động tại nơi làm việc.
- Phối hợp với các công ty đối tác trong việc tổ chức công việc.
- Thực hiện các hoạt động hỗ trợ dự án và công việc với sự hợp tác của các doanh nghiệp liên quan.
- Xây dựng các chương trình liên kết để mở rộng thị trường kinh doanh của công ty và tạo thêm môi trường phát triển cho các sản phẩm của công ty.


Người làm điều phối phải có khả năng đối ngoại lẫn đối nội

2.2 Nhiệm vụ đối nội

- Hợp tác với các bộ phận liên quan như dự án, thiết kế để hoàn thành một số công việc nội bộ.
- Sau khi các dự án được phê duyệt, người điều phối sẽ xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng dự án. Sự rõ ràng này giúp công việc được thực hiện và vận hành dễ dàng.
- Ghi nhận các phản hồi, kết quả dự án và hỗ trợ chỉnh sửa dự án kịp thời nếu có sự cố.
- Báo cáo định kỳ tình hình thực hiện kế hoạch của công ty.
- Báo cáo thường xuyên là quan trọng đối với bất kỳ công việc nào để theo dõi mức độ hiệu suất và đưa ra định hướng cho các bước tiếp theo.

3. Kỹ năng cần có đối với vị trí điều phối viên

Những người muốn trở thành nhân viên điều phối phải nắm rõ các yêu cầu về kỹ năng khi bắt đầu ứng tuyển.

3.1 Kỹ năng điều phối

Đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với công việc này. Kỹ năng điều phối có nghĩa là bạn có thể phân chia công việc, làm người trung gian phối hợp và tạo động lực cho mọi người. Nếu không có khả năng này, bạn khó có thể hoàn tất một lượng lớn công việc.


Nếu không có kỹ năng điều phối, điều phối viên khó có thể hoàn thành công việc

3.2 Kỹ năng hướng dẫn

Người điều phối có trách nhiệm phân bổ nhân sự vào đúng vị trí thích hợp. Do tính chất công việc phức tạp và luôn đổi mới nên nếu có công việc khó khăn hay mới lạ thì người điều phối cần phải biết cách giải thích, truyền tải thông tin đến mọi người và nghĩ cách hoàn thành nó một cách tốt nhất.

3.3 Quản lý thời gian

Điều bắt buộc đối với người điều phối sự kiện và tổ chức chương trình là phải hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và đúng lịch trình. Bạn không được để sự kiện diễn ra quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy, phân bổ thời gian để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch là một kỹ năng rất quan trọng đối với công việc điều phối.


Tính chất công việc điều phối là phải “đua” với thời gian

3.4 Cập nhật truyền thông và công nghệ

Với sự xuất hiện của hệ thống kỹ thuật và phần mềm hỗ trợ, việc điều phối nay đã dễ dàng hơn. Thay vì phải gặp gỡ và thảo luận thường xuyên, nhân viên điều phối có thể liên hệ với những người khác thông qua ứng dụng chia sẻ thông tin hoặc gửi email cho đối tác.

Trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như tiếp thị và quảng cáo, ứng viên phải sử dụng thành thạo mạng xã hội. Khi đã quen thuộc và hiểu biết nhất định về các tính năng của phần mềm mới này sẽ rất có ích về sự hỗ trợ và triển khai điều phối.

3.5 Kỹ năng giao tiếp

Tính chất công việc điều phối cần làm việc với đối tác để hiểu mong muốn của họ nhằm triển khai kế hoạch. Ngoài ra, nhân viên điều phối cần phối hợp với các bộ phận, đơn vị khác để hỗ trợ và hoàn thiện dự án.

Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối có trách nhiệm tập hợp, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vấn đề. Vì vậy, để làm tốt vai trò của một điều phối viên, bạn cần có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.

3.6 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng này không chỉ áp dụng cho người làm điều phối mà còn cho hầu hết các lĩnh vực khác như một kỹ năng bắt buộc. Người làm điều phối cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp và bộ phận khác để có thể lập kế hoạch và thực hiện công việc.

Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể giữ cái tôi của mình quá cao vì sẽ gây nên xích mích, bất hòa giữa mọi người mà cần biết cách lắng nghe và nhìn nhận ý kiến của người khác.


Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng bắt buộc phải có

4. Các vị trí cho chức danh Điều phối viên

4.1 Nhân viên điều phối đơn hàng

Giai đoạn hiện tại là thời điểm bùng nổ của các dịch vụ giao hàng. Vì vậy, điều phối hàng hóa là một công việc rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể.

Nhân viên điều phối hàng hóa cần phải chỉ định đơn hàng cho người chuyển phát nhanh và theo dõi quá trình giao hàng. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm quản lý đội giao hàng, số lượng giao hàng,... đảm bảo rằng hàng hóa phải được giao đúng thời gian và địa điểm mà khách hàng yêu cầu.


Người điều phối đơn hàng phải đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng nhanh nhất

4.2 Nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối vận tải thường được tuyển dụng bởi các công ty vận tải. Nhiệm vụ chính là tổ chức vận chuyển hàng hóa đến đúng nơi nhận hàng. Họ sẽ lãnh đạo một nhóm gồm tài xế, kỹ thuật viên xe và các nhân viên giao hàng.

Quy trình làm việc của điều phối vận tải chi tiết như sau:

- Tiếp nhận các yêu cầu vận chuyển.
- Tìm kiếm phương tiện, lưu ý nơi họ gửi / nhận, theo dõi và cập nhật quá trình di chuyển.
- Giải quyết một số vấn đề xảy ra, chẳng hạn như xe hỏng hóc, giao hàng chậm trễ, mất hàng,..
- Cung cấp các ý tưởng để phát triển quy trình vận tải.

Do tính chất công việc vận tải rất nặng nhọc nên nhiều nhà tuyển dụng thường yêu cầu người điều phối là nam giới. Ngoài ra, ứng viên cũng yêu cầu trình độ cao đẳng/đại học trở lên đối với chuyên ngành vận tải, quản lý,... Nếu bạn đã có kinh nghiệm điều phối vận tải trước đó thì bạn sẽ có nhiều lợi thế ứng tuyển hơn. Ngoài ra, ứng viên cũng cần có kiến ​​thức quản lý thời gian vì hoạt động vận tải quan trọng nhất là lịch trình.

4.3 Nhân viên điều phối sự kiện

Đối với các sự kiện chung, nhân viên điều phối sự kiện có trách nhiệm quản lý và điều phối công tác chuẩn bị tổng thể cho sự kiện. Không giống như nhân viên điều phối của công ty, nhân viên điều phối sự kiện thường làm việc tự do và được tuyển dụng cho các loại sự kiện khác nhau.

Từ các chương trình đơn giản như đám cưới, lễ khai trương và các sự kiện của công ty đến các chương trình giải trí và lễ trao giải đều cần một người điều phối để mọi thứ hoạt động trơn tru.


Người điều phối sự kiện thường làm việc tự do

Công việc của một điều phối viên sự kiện thường rất phức tạp:

- Điều phối âm thanh, ánh sáng, MC, sân khấu,.. một cách có liên kết theo trình tự kịch bản chương trình.
- Lên kế hoạch tổ chức, sắp xếp chi tiết cho từng vị trí.
- Phối hợp với các phương tiện truyền thông, báo chí.
- Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời.

Do tính chất công việc phức tạp nên điều phối viên sự kiện thường phải có bằng cử nhân về truyền thông, marketing, quan hệ công chúng,... và có khả năng làm việc nhanh dưới áp lực về thời gian; nhất là phải giỏi giao tiếp. Nếu bạn đam mê điều khiển sự kiện, đừng ngần ngại theo đuổi vị trí này nhé!

4.4 Nhân viên điều phối kho

Vai trò của nhân viên điều phối kho là quản lý tất cả hàng hóa nhập vào, xuất ra và hiện có trong kho. Người điều phối kho chịu trách nhiệm điều phối nhân viên phân loại sản phẩm, làm sạch, đóng gói, chuyển hàng lên xe tải,... Ngoài ra, họ cần cập nhật tình trạng hàng tồn kho và các thông tin hàng nhập vào, xuất ra, nhãn hiệu sản phẩm và sắp xếp sản phẩm theo khu vực.

4.5 Nhân viên điều phối vận hành logistic

Công việc chính của vị trí này liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa như:

- Kiểm soát lịch trình vận chuyển, thông quan và giao hàng đến kho.
- Xuất hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng, nhận phản hồi tình trạng hàng hóa, thực hiện thanh toán.
- Kiểm soát chi phí hậu cần, tìm giải pháp để giảm chi phí hậu cần hoặc tìm cách mở rộng hoạt động kinh doanh.

4.6 Nhân viên điều phối giao hàng tiết kiệm

Nhiệm vụ chính của nhân viên điều phối giao thông tiết kiệm như sau:

- Quản lý số liệu hàng đầu vào và đầu ra, dữ liệu hàng tồn kho và một số công việc phân phối sản phẩm từ cửa hàng đến văn phòng hoặc cửa hàng đến khách hàng.
- Giao công việc cho nhân viên chuyển phát nhanh, nhân viên chuyển hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.
- Chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm và đúng theo yêu cầu của khách hàng.
- Trả lời các thắc mắc của khách hàng về hàng hóa và ngày giao hàng.

4.7 Điều phối viên dự án

Người điều phối dự án sẽ làm việc với người quản lý dự án để theo dõi và phân công công việc cho thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Người điều phối dự án chịu trách nhiệm đảm bảo nhóm thực hiện trơn tru toàn bộ dự án sau đó thu thập và phân phối thông tin cần thiết, cập nhật thông tin công việc trong thời gian thực hiện dự án.

Xem thêm: Cách né những câu phỏng vấn vượt giới hạn


Nhân viên điều phối dự án phải đảm bảo dự án được suôn sẻ

5. Mức lương của điều phối viên hiện nay

Tại thị trường Việt Nam hiện đang có nhu cầu tuyển dụng các vị trí điều phối viên khá cao. Theo thông tin các doanh nghiệp tuyển điều phối viên trên CareerViet thì thu nhập bình quân của vị trí này là từ 8 đến 15 triệu đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, mức lương này còn phụ thuộc vào khả năng, thời gian làm việc và loại hình công việc. Nếu bạn cần biết con số cụ thể, có thể tham khảo các bài tuyển dụng điều phối viên trên CareerViet.vn nhé!

6. Tìm việc làm điều phối viên ở đâu?

Cơ hội phát triển của nghề này cũng rất hứa hẹn, những người điều phối giỏi có thể dễ dàng lên được vị trí trưởng phòng hoặc giám đốc. Nhiều vị trí tuyển dụng nhân viên điều phối trên CareerViet cũng đưa ra mức lương lý tưởng lên đến 20 triệu đồng/tháng.

Nhân viên điều phối là vị trí bất kỳ công ty nào cũng cần nên bạn có thể dễ dàng tìm việc ở bất kỳ đâu: trên Internet, trực tiếp tại các cửa hàng hoặc trang tin tuyển dụng CareerViet . Bạn chỉ cần tìm từ khóa “việc làm điều phối viên” để xem danh sách doanh nghiệp đang tuyển dụng.

 

Trên đây là thông tin bạn cần biết về người làm điều phối trong doanh nghiệp, công việc của điều phối viên như thế nào và vai trò của họ trong doanh nghiệp. CareerViet hy vọng những ứng viên ứng tuyển vị trí này sẽ được trúng tuyển và đạt thành công như mong muốn.

Top từ khóa tìm kiếm nhiều nhất:

Tìm việc làm Hà Nội | Tìm việc làm Bắc Giang | Tìm việc làm Bắc Ninh | Tìm việc làm Đà Nẵng 

  CareerViet

Việc Làm VIP ( $1000+)

Công Ty Cổ Phần In Holdings
Công Ty Cổ Phần In Holdings

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư VJC
Công Ty Cổ Phần Đầu Tư VJC

Lương: 10 Tr - 15 Tr VND

Hưng Yên | Hà Nội | Bắc Ninh

RGF HR Agent Vietnam Co., LTD
RGF HR Agent Vietnam Co., LTD

Lương: 18,2 Tr - 19 Tr VND

Hồ Chí Minh

Bảo mật
Bảo mật

Lương: 6,5 Tr - 9 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

Headhunter HRchannels Group
Headhunter HRchannels Group

Lương: 19,8 Tr - 33 Tr VND

Nghệ An | Bắc Giang

Lotus Energy Company Limited
Lotus Energy Company Limited

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

TÜV Rheinland Vietnam
TÜV Rheinland Vietnam

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Panasonic Sales Vietnam
Panasonic Sales Vietnam

Lương: Cạnh Tranh

Hà Nội

Công Ty TNHH Thạch Anh Vàng (TAV)
Công Ty TNHH Thạch Anh Vàng (TAV)

Lương: 14 Tr - 20 Tr VND

Hồ Chí Minh

Bureau Veritas Việt Nam
Bureau Veritas Việt Nam

Lương: Cạnh Tranh

Hà Nội

CÔNG TY TNHH SAIC MOTOR VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH SAIC MOTOR VIỆT NAM

Lương: 28 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Gem Multimedia SDN. BHD
Gem Multimedia SDN. BHD

Lương: Trên 35,2 Tr VND

Kuala Lumpur

CÔNG TY TNHH VENESA
CÔNG TY TNHH VENESA

Lương: 12 Tr - 18 Tr VND

Hà Nội

Công Ty TNHH Interflour Việt Nam
Công Ty TNHH Interflour Việt Nam

Lương: Cạnh Tranh

Bà Rịa - Vũng Tàu

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN C'EST BON BAKERY
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN C'EST BON BAKERY

Lương: 7 Tr - 8 Tr VND

Hà Nội

Bài viết cùng chuyên mục

Ngành quản lý chất lượng là gì? Tố chất cần có khi học ngành này
Quản lý chất lượng là một công việc hoạt động, dựa trên sự phối hợp, định hướng và kiểm soát của một tổ chức, doanh nghiệp.
Tự mãn là gì? Biểu hiện và cách khắc phục sự tự mãn trong công việc
Tự mãn là một thuật ngữ quen thuộc trong cuộc sống, đặc biệt là trong môi trường công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất của sự tự mãn và những tác động tiêu cực mà nó gây ra. Trong bài viết này, CareerViet sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tự mãn, từ đó có những biện pháp khắc phục hiệu quả để phát triển sự nghiệp.
Beauty blogger là gì? Thu nhập của beauty blogger từ đâu
Có thể nói cụm từ “Beauty blogger” đã và đang và dần trở nên quen thuộc hơn bao giờ hết đối với giới trẻ trên các phương tiện truyền thông giải trí và các nền tảng mạng xã hội. Đây được xem là một ngành nghề hot và thu hút giới trẻ nhất trong những năm gần đây. Vậy bạn có biết thế nào là Beauty blogger và cách họ kiếm thu nhập từ việc làm Beauty blogger ra sao? Hãy cùng CareerViet tìm hiểu ngay sau bài viết này nhé.
Hướng dẫn cách viết thành phần bản thân hiện nay là gì trong sơ yếu lý lịch?
Sơ yếu lý lịch đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị các hồ sơ hành chính hay ứng tuyển việc làm khi nộp CV xin việc. Nó cung cấp những thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm đã được tích lũy qua thời gian. Nhưng bạn đã biết cách trình bày thành phần bản thân trong sơ yếu lý lịch chưa? Cùng CareerViet tìm hiểu qua bài viết ngay sau đây nhé.
10 câu hỏi phỏng vấn xin việc thường gặp và hướng dẫn cách trả lời
Một trong những yếu tố quan trọng nhất để thành công trong một buổi phỏng vấn xin việc chính là sự chuẩn bị. Một sự chuẩn bị tốt không chỉ giúp bạn tăng sự tự tin mà còn có thể thuận lợi vượt qua các câu hỏi của nhà tuyển dụng. Trong bài viết này, CareerViet sẽ chia sẻ với bạn 10 câu hỏi phỏng vấn xin việc mà bạn có thể gặp và cũng như gợi ý những cách trả lời chúng một cách tốt nhất để giúp bạn chủ động hơn trong cuộc phỏng vấn và tăng cơ hội thành công có được công việc mơ ước của mình.
Mô hình SMART là gì? Cách ứng dụng mô hình SMART vào công việc và cuộc sống hiệu quả
Bạn đã từng nghe nhiều về mô hình SMART nhưng lại không biết nó được sử dụng để làm gì? Mô hình SMART chính là một trong những công cụ quản lý thời gian và đặt mục tiêu vô cùng hữu ích. Trong bài viết này, CareerViet sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về mô hình SMART là gì, vai trò quan trọng của nó và cách bạn có thể áp dụng mô hình này vào trong công việc và cuộc sống hàng ngày nhé.