Administrative Assistant cum Receptionist

Mô tả Công việc

Giới thiệu về Viện Đại học Sydney Việt Nam/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Trợ lý Hành Chính & Tiếp Tân / Administrative Assistant & Receptionist

Mô tả công việc/Job Description:

Trợ lý Hành chính và Lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hành chính diễn ra trơn tru tại SVI. Cá nhân đóng vai trò là người đầu tiên đón tiếp khách, đối tác đến thăm và làm việc tại văn phòng và cung cấp hỗ trợ hành chính chung cho văn phòng. Trách nhiệm bao gồm quản lý khu vực tiếp tân, chào đón khách thăm, xử lý yêu cầu và điều hướng cuộc gọi điện thoại một cách chính xác. Cá nhân cũng chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động và công việc văn phòng để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các chính sách của công ty, hỗ trợ Ban Quản lý và Nhân viên với các công việc hành chính.

The Administrative Assistant & Receptionist play a crucial role in ensuring the smooth operation of administrative processes within SVI. They serve as the first point of contact for visitors and partners, providing exceptional customer service and administrative support. Responsibilities include managing the front desk area, greeting visitors, handling inquiries, and directing phone calls appropriately. They are also responsible for coordinating office activities and operations to ensure efficiency and compliance with company policies, supporting the management team and staff through a variety of administrative tasks.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

· Chào đón và đón tiếp khách một cách lịch sự và chuyên nghiệp.

Greet and welcome visitors in a courteous and professional manner.

· Trả lời và điều hướng cuộc gọi điện thoại một cách nhanh chóng và hiệu quả và phân phối văn thư.

Answer and direct phone calls promptly and efficiently and distribute correspondence.

· Hỗ trợ trong các nhiệm vụ hành chính như lưu trữ và photocopy

Assist with administrative tasks such as filing, and photocopying

· Quản lý văn phòng phẩm và tiến hành mua sắm văn phòng phẩm khi cần thiết

Manage office supplies inventory and place orders as necessary.

· Tổ chức và lên lịch họp, cuộc hẹn và sắp xếp đi lại cho ban quản lý và nhân viên.

Organize and schedule meetings, appointments, and travel arrangements for management and staff.

· Quản lý các thiết bị và máy móc văn phòng

Monitor and maintain office equipment and technology.

· Quản lý lịch các phòng họp

Maintain calendars for conference rooms.

· Làm việc với Tòa nhà để cung cấp thẻ thang máy cho nhân viên mới, dịch vụ vệ sinh, bảo trì và các dịch vụ khác

Liaise with Building management to provide elevator access cards for new employees, cleaning services, maintenance, and other services.

· Duy trì khu vực tiếp tân và văn phòng sạch sẽ và gọn gàng

Maintain a clean and organized reception area as well as the entire office space

· Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo giao tiếp và hoạt động trơn tru.

Coordinate with other departments to ensure smooth communication and operations

· Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo sự phân công

Perform other administrative tasks as assigned