Chuyên viên Hành chính

Mô tả Công việc

Công tác Văn thư – lưu trữ:

- Đầu mối thông báo phát hành các văn bản, tài liệu của Công ty đến người nhận;

- Quản lý công văn, tài liệu đến – đi toàn Công ty;

- Lưu trữ, bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu của Công ty được lưu tại Văn thư;

- Cung cấp các tài liệu lưu tại Văn thư cho các cá nhân, phòng ban khi có yêu cầu để phục vụ công việc;

- Soạn thảo văn bản khi được yêu cầu;

- Photo, scan tài liệu của Công ty khi được yêu cầu;

- Các công việc khác của Văn thư được cấp trên yêu cầu.

Lễ tân – khánh tiết:

- Thực hiện các công việc lễ tân, khánh tiết; trực điện thoại Lễ tân (nếu có);

- Chịu trách nhiệm và phối hợp thực hiện công tác chuẩn bị cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty: chuẩn bị không gian, tài liệu, nước uống, …

- Đón tiếp, hướng dẫn, giới thiệu khách đến làm việc;

- Tiếp nước các cuộc họp của Ban Lãnh đạo và đối tác khi được yêu cầu;

- Chịu trách nhiệm công tác hậu cần và phối hợp các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện, dự án của Công ty.

·Hành chính:

- Quản lý và giám sát tính tuân thủ về nội quy, quy định của Công ty;

- Theo dõi, tổng hợp công làm việc hàng tháng cho toàn bộ CBNV Công ty;

- Theo dõi và quản lý cấp phát đồng phục, VPP, trang thiết bị hỗ trợ hoạt động trong Công ty;

- Theo dõi và quản lý tài sản của Công ty;

- Quản lý công tác vệ sinh, tạp vụ, lái xe, bảo vệ (nếu có).

Mua sắm:

- Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm: VPP, nước uống, cơ sở vật chất, trang thiết bị nhằm đảm bảo quá trình hoạt động ổn định của Công ty.

- Tìm kiếm, lựa chọn Nhà cung cấp sản phẩm phù hợp với đề xuất mua hàng, sự kiện của Công ty.

- Book vé máy bay, khách sạn cho BLĐ/ CBNV theo lịch đi công tác.

- Làm các đề nghị thanh toán chi phí hành chính và phát sinh liên quan;

· Nhân sự:

- Phụ trách công tác BHXH, BHYT, BHTN cho CBNV;

- Đăng ký Mã số thuế TNCN, người phụ thuộc cho CBNV.

Báo cáo:

- Báo cáo công việc hàng tuần/ tháng/ quý/ năm hoặc khi có yêu cầu cho Cấp quản lý trực tiếp.

- Các công việc khác theo chỉ đạo của Cấp trên.

Yêu Cầu Công Việc

-      Ít nhất 2 năm ở vị trí tương đương

-      Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các Chuyên nghành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật hoặc các chuyên nghành có liên quan

-       Kỹ năng quản lý, kỹ năng giao tiếp tốt và linh hoạt trong cách ứng xử;

-        Kỹ năng soạn thảo văn bản, sắp xếp, lưu trữ, quản lý tài liệu khoa học;

-        Sử dụng thành thạo máy vi tính và các ứng dụng văn phòng;

-        Kiến thức chung về các chính sách và thủ tục nhân sự.

-        Khả năng phối hợp và tổ chức tốt, bao quát tốt

-        Chuyên nghiệp và chủ động trong công việc

-        Có tinh thần trách nhiệm cao

-        Cẩn thận, tỉ mỉ và bảo mật thông tin.