Customer Operations Staff (VITOX LLC)

Mô tả Công việc

VITOX VN - The first organization in Viet Nam to analyze the quality of products in the US to meet CA Prop 65 and other compliance for worldwide e-commerce products.

1. Sales Operations/Hỗ trợ kinh doanh:

- Review, complete, and provide timely documentation as required by customers and the sales department: finalize COC (Chain of Custody), check and update product images in the internal management software system. / Kiểm tra, hoàn thiện & cung cấp kịp thời những chứng từ theo yêu cầu của khách hàng và bộ phận kinh doanh: hoàn thiện COC kiểm tra và cập nhật hình ảnh sản phẩm lên hệ thống phần mềm quản lý nội bộ.

- Monitor orders and customer service throughout the entire sales process, including assisting with inquiries and providing necessary information to ensure that orders are confirmed by customers as quickly as possible. /Theo dõi đơn hàng và dịch vụ khách hàng trong toàn bộ chu trình bán hàng, bao gồm việc hỗ trợ giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin cần thiết nhằm đảm bảo đơn hàng được khách hàng xác nhận sớm nhất.

- Track ongoing legal cases, update statuses, and report to relevant parties. / Theo dõi các vụ việc pháp lý đang xử lý, cập nhật tình trạng và báo cáo cho các Bên liên quan.

- Serve as the point of contact for periodic reports (weekly/ monthly/ quarterly/ annual) or ad-hoc reports requested in the department. / Đầu mối tổng hợp báo cáo định kỳ (tuần /tháng /quý /năm) hoặc theo yêu cầu ad-hoc trong Bộ phận.

2. Support for Head of Department (HOD)/ Hỗ trợ trưởng phòng:

- Assist HOD in managing projects, including planning, organizing, and monitoring progress. / Hỗ trợ trưởng phòng trong việc quản lý các dự án bao gồm lên kế hoạch, tổ chức và theo dõi tiến độ.

- Conduct research and analysis, compile data statistics, and provide necessary information for specific cases. / Thực hiện nghiên cứu, phân tích - thống kê dữ liệu và cung cấp thông tin cần thiết cho các trường hợp cụ thể.

- Prepare legal documents, contracts, and other related materials as required, ensuring all documents are stored and processed according to procedures. / Soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản pháp lý, hợp đồng, và tài liệu liên quan khác theo yêu cầu, đảm bảo mọi tài liệu được lưu trữ và xử lý đúng quy trình.

- Assist in analyzing, building, and organizing data (customers, orders, products, etc.) in the internal management software system in relation to actual operations. / Hỗ trợ phân tích, xây dựng & hệ thống dữ liệu (khách hàng, đơn hàng, sản phẩm…) trên hệ thống phần mềm quản lý nội bộ so với hoạt động thực tiễn

- Support the guidance of team members on working processes and regulations in the company’s industry/field to enhance knowledge and professional skills. / Hỗ trợ hướng dẫn các thành viên trong nhóm/ bộ phận về quy trình làm việc và quy định trong ngành nghề/lĩnh vực hoạt động của Công ty để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn

- Develop strong customer service (including internal departments), actively resolve issues arising from customers. Advise on plans to establish action goals and promote sustainable teamwork. / Phát triển tốt dịch vụ khách hàng (các phòng ban nội bộ công ty), tích cực giải quyết các vấn đề phát sinh từ phía khách hàng. Tham mưu kế hoạch để xây dựng mục tiêu hành động và hoạt động đội nhóm bền vững tích cực.

Other related tasks as assigned by superiors. /Các nhiệm vụ liên quan khác từ các Cấp.

Yêu Cầu Công Việc

-        Bachelor’s degree of in economics, business administrator or related majors. /Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan khác.

-        At least 2 year of experience experience. /Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí liên quan.

-        Effective data trending, document control, and technical bench skills. / Khả năng tổ chức, kiểm soát hiệu quả dữ liệu, tài liệu và kỹ năng làm việc nhóm.

-        Strong problem-solving, training, team building, and mentoring abilities. /Khả năng giải quyết vấn đề, đào tạo, xây dựng nhóm và cố vấn.

-        Excellent written and verbal communication skills. /Kỹ năng giao tiếp tốt bằng văn bản và lời nói.

-        Good command of English (4 skills). /Thành thạo tiếng Anh (4 kỹ năng).

-        Be sociable, responsible, honest, careful, and dynamic at work. /Hòa đồng, có trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và năng động trong công việc.

-        Teamwork & independent working skills. /Kỹ năng làm việc nhóm và độc lập

-        Communication and negotiation skills. /Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

-        Extremely strong organizational skills. /Kỹ năng tổ chức hiệu quả

-        Strong problem solving and prioritization abilities. /Khả năng giải quyết vấn đề

WHY YOU WILL LOVE JOINING US?

• Financial Well-being: A competitive salary with 13th month salary, annual performance bonus and a variety of allowances.
• Salary review: annually or on excellent performance.
• Activities: company trips, team-building, and other customized monthly bonding events.
• Annual leaves: 12 days off
• Healthcare: annual health check, insurance according to Labor Law and extra PTI Insurance package.
• Working Environment: dynamic, friendly environments with working time flexibility (Mon-Fri).), and other perks include snacks, coffee, and healthy food provided daily suited for hardworking, fun, and team collaboration