Executive Assistant cum Project Coordinator

Mô tả Công việc

Báo cáo trực tiếp đến Giám đốc điều hành (CEO), Trợ lý kiêm Điều phối viên dự án sẽ hỗ trợ Hội đồng quản trị thực hiện các nhiệm vụ vận hành hàng ngày, cũng như đảm bảo các công việc/dự án của nhóm kỹ thuật diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, phối hợp với các phòng ban nội bộ để mang lại kết quả đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của công ty.

Reporting to the Chief Executive Officer (CEO), the Executive Assistant cum Project Coordinator to support the Board of Directors on the daily operation tasks, as well as ensure the technical team tasks/projects are going smoothly and efficiently, collaborate with internal teams to deliver results on time, within budget and meet company quality standards.

Vị trí sẽ đảm nhiệm các công việc như sau/ The position is expected to deliver the following:

• Hỗ trợ ban giám đốc trong công tác chuẩn bị và sắp xếp các lịch trình họp trong và ngoài nội bộ, gặp gỡ đối tác khách hàng, công tác,…/ Support the board of directors in preparing and arranging internal and external meeting schedules, meeting with partners and customers, work, etc.
• Truyền đạt thông tin từ ban giám đốc đến các bộ phận phòng ban, nhân sự trong công ty. Thực hiện phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của nhân sự đến giám đốc./ Communicate information from the board of directors to departments and personnel in the company. Analyze, evaluate and report the results of the personnel's work to the director.
• Tổng hợp nội dung trao đổi, các biên bản cuộc họp, chuẩn bị các văn bản pháp lý/ Summarize the content of the exchange, meeting minutes, prepare legal documents
• Hỗ trợ các công tác văn thư, chuẩn bị, xử lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến dự án/ Support clerical work, prepare, process and save project-related documents
• Tổng hợp các thông tin, dữ liệu liên quan đến dự án, hỗ trợ trưởng phòng kỹ thuật thực hiện các báo cáo định kỳ/ Summarize information and data related to the project, support the technical manager to make periodic reports
• Phối hợp với các phòng ban cho công tác điều phối, theo dõi tiến độ và báo cáo/ Coordinate with departments for coordination, progress monitoring and reporting
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được yêu cầu / Other tasks as required

Yêu Cầu Công Việc

• Cử nhân chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan./Bachelor's degree in Business Administration, Finance or related field.
• 2-5 năm kinh nghiệm trong vị trí Trợ lý, Điều phối hoặc vị trí liên quan, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tập trung vào lĩnh vực Năng lượng tái tạo/2-5 years of experience in Assistant, Coordinator or related position, priority given to candidates with experience focusing on Renewable Energy.
• Kỹ năng chuẩn bị báo cáo trình bày và sử dụng công cụ MS Office./ Strong skills in preparing presentations and MS Office  
• Người bản địa và có mạng lưới giao thiệp tốt/ Good existing network and origination in Vietnam  
• Luôn sẵn sàng học hỏi thêm trong nội bộ và nâng cao kiến thức kỹ thuật – tài chính/ Willingness to learn more about the business from the team and enhance technical and finance knowledge  
• Sử dụng thông thạo tiếng Việt và tiếng Anh/ Fluent in Vietnamese and English
• Kinh nghiệm làm việc tại các nhà thầu xây dựng Châu Á hoặc các công ty Điện mặt trời/ Experience with an Asia based EPC or Solar company 
• Kiến thức về chính sách của Việt Nam về Điện mặt trời, tiến trình làm việc giữa Bộ Công Thương và Điện lực Việt Nam/ Knowledge of Vietnam solar policy and history of engaging with MOIT and EVN
• Sự am hiểu về các loại giấy phép, quy định trong nước và nghiên cứu khả thi/  Understanding of local licenses, regulations and feasibility study requirement
• Kiến thức về công tác xây dựng Điện mặt trời và hợp đồng mua bán điện/Knowledge of Solar EPC and PPA contracts