Nhân viên Hành chính kiêm Lễ tân (tòa nhà văn phòng Coworking)

Mô tả Công việc

1. CÔNG VIỆC ADMIN:

Hành chính:

• Soạn thảo văn bản, hợp đồng, email thông báo liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, hoặc nội bộ.
• Lưu trữ tài liệu (cả bản cứng và bản mềm) khoa học, dễ truy cập.
• Tính phí dịch vụ khách hàng (xe, thư từ, bưu phẩm, phòng họp, ngoài giờ,...)
• Theo dõi và tổng hợp báo cáo: (hỗ trợ thêm nếu có)
• Doanh thu thuê văn phòng, doanh thu bãi xe, chi phí vận hành.
• Tình hình công nợ khách hàng thuê.

Vận hành tòa nhà:

• Theo dõi các hợp đồng thuê văn phòng (thời hạn, gia hạn, thanh toán…).
• Nhận thông báo sửa chữa hoặc bảo trì từ khách hàng, phối hợp với đội kỹ thuật để xử lý.
• Quản lý và theo dõi việc đặt phòng họp, sử dụng tiện ích chung (máy in, pantry,..).
• Đảm bảo khu vực pantry luôn đủ vật tư cần thiết (nước uống, đồ ăn nhẹ, đồ
• dùng phục vụ).
• Kiểm tra, theo dõi tình trạng hàng hóa, và lập kế hoạch đặt hàng định kỳ hoặc khi cần thiết.
• Liên hệ với nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng hàng hóa và các sản phẩm phục vụ cho khu vực pantry.
• Quản lý ngân sách cho việc cung ứng vật tư pantry và báo cáo chi phí khi cần thiết.
• Lên danh sách và mời khách tham gia sự kiện của tòa nhà (teabreak, hội thảo, networking…).
• Phối hợp chuẩn bị vật liệu, thiết bị, và trang trí khu vực sự kiện.
• Hỗ trợ khách hàng trong suốt sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ

Kiểm tra và đặt hàng vật tư pantry:

• Đảm bảo khu vực pantry luôn đầy đủ vật tư (nước uống, đồ ăn nhẹ, đồ dụng phục vụ)
• Kiểm tra, theo dõi tình trạng hàng hóa, lập kế hoạch đặt hàng định kỳ hoặc khi cần thiết
• Liên hệ với nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng hàng hóa và các sản phẩm khu vực phục vụ pantry
• Quản lý ngân sách cho việc cung ứng vật tư khu vực pantry và báo cáo chi phí khi cần thiết.

Hỗ trợ tổ chức sự kiện:

• Lên danh sách và mời khách hàng tham gia sự kiện của tòa nhà (teabreak, hội thảo, networking..)
• Phối hợp chuẩn bị vật liệu, thiết bị, trang trí khu vực sự kiện
• Hỗ trợ khách hàng trong suốt sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ

B. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

• Hỏi thăm khách hàng định kỳ, hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc hoặc khó khăn trong quá trình sử dụng dịch vụ.
• Ghi nhận ý kiến, phản hồi từ khách và đề xuất phương án cải thiện chất lượng dịch vụ lên quản lý.
• Hỗ trợ giải quyết khiếu nại, nếu có, một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
• Tư vấn dịch vụ Công ty đến với khách hàng

C. CÔNG VIỆC LỄ TÂN

Đón tiếp khách hàng:

• Chào đón khách hàng, đối tác đến làm việc hoặc tham quan.
• Xác minh thông tin khách (ghi nhận thông tin vào sổ/ứng dụng quản lý khách) và hướng dẫn khách đến đúng phòng/khu vực.
• Luôn giữ thái độ thân thiện, chuyên nghiệp và lịch sự khi giao tiếp.

Quản lý khu vực lễ tân:

• Đảm bảo khu vực quầy lễ tân sạch sẽ, ngăn nắp và được trang trí phù hợp (theo các dịp lễ/tết).
• Kiểm tra, bổ sung nước uống, tạp chí, danh thiếp, và các tài liệu giới thiệu tại khu vực tiếp khách.

Trực tổng đài:

• Nhận và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
• Lưu lại thông tin các cuộc gọi quan trọng hoặc yêu cầu đặc biệt của khách
• hàng để báo cáo.

Quản lý thư tín, bưu phẩm:

• Tiếp nhận và bàn giao thư tín, bưu phẩm của khách hoặc cư dân trong tòa nhà.
• Lưu trữ cẩn thận, liên hệ với người nhận để giao lại đúng hạn.

Yêu Cầu Công Việc

• Trình độ: Trung cấp/ Cao đẳng trở lên
• CN: Quản trị Kinh doanh, Du lịch, Hành chính, Du lịch
• Kinh nghiệm: tối thiểu 6 tháng trở lên vị trí hành chính lễ tân, chăm sóc khách hàng
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm lĩnh vực: Coworking space, các ngành liên quan dịch vụ
• Thành thạo Mirosoft Office
• Giao tiếp tốt, giọng nói rõ ràng, tác phong chuyên nghiệp, tự tin
• Có trách nhiệm và thái độ tích cực trong công việc
• Tiếng Anh lưu loát
• Thưởng các ngày lễ/ tết/ sinh nhật, hiếu hỉ, hiệu quả công việc
• BHXH theo quy định hiện hành
• Khám sức khỏe, du lịch hàng năm
• Môi trường làm việc vui vẻ, năng động, chuyên nghiệp
• Thời gian làm việc: 8h-17h từ thứ 2 đến thứ 6 (có thể thay đổi theo yêu cầu công việc)