Nhân Viên Hành Chính - Phòng Thiết Kế

Mô tả Công việc

1. Hành chính - nhân sự

- Sắp xếp, tổ chức các cuộc họp liên quan đến bộ phận Thiết Kế.

- Nhập liệu thông tin dự án lên phần mềm quản lý.

- Hỗ trợ theo dõi, kiểm soát, đốc thúc tiến độ công việc theo hướng dẫn của cấp trên.

- Điều phối, tương tác với các bộ phận liên quan để hoàn thành công việc của bộ phận.

- Xử lý giấy tờ, văn bản, hợp đồng, thanh toán.

- Cập nhật các chương trình đào tạo bên ngoài liên quan đến chuyên môn thiết kế và đề xuất với trưởng bộ phận.

- Phối hợp với phòng Hành Chính Nhân Sự

+ Quản lý và dán nhãn máy móc, thiết bị, công cụ làm việc, tổng hợp máy móc/ thiết bị khi hư hỏng lên phương án sửa chữa.

+ Đăng tin và sắp xếp lịch phỏng vấn cho trưởng bộ phận.

+ Chương trình kết nối nội bộ phòng Thiết Kế.

- Các công việc khác theo sự phân công, hướng dẫn của cấp trên.

2. Văn thư

- Quản lý và cập nhật toàn bộ catalogue và manual của các nhà cung cấp theo danh mục.

- Quản lý và cập nhật tài liệu, hồ sơ thiết kế của phòng theo danh mục.

- Quản lý và bảo đảm gọn gàng khu vực vật liệu mẫu.

- Công việc khác theo sự sắp xếp của cấp trên.

Yêu Cầu Công Việc

1.   Trình độ học vấn

-         Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học chuyên ngành Văn thư, Hành Chính Nhân Sự hoặc các ngành liên quan.

2.   Kỹ năng & kiến thức chuyên môn

-         Kỹ năng tổ chức, sắp xếp.

-         Kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

-         Kỹ năng làm việc nhóm.

-         Khả năng tinh tế, tỉ mỉ, chi tiết, bao quát.

-         Am hiểu về vật liệu, quy trình, thiết kế là lợi thế.

3.   Kinh nghiệm

-         Kinh nghiệm 06 tháng trở lên ở các vị trí Admin, Hành chính.

-         Hoặc Quản lý hồ sơ cho bộ phận Thiết kế/ Quản lý dự án xây dựng là lợi thế.

4.   Kỹ năng ngoại ngữ

-         Tiếng Việt: tự tin ứng xử, giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng.

-         Tiếng Anh: giao tiếp cơ bản, có thể đọc hiểu tài liệu.

5.   Kỹ năng tin học

-         Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel.

-         Biết sử dụng Ai, Photoshop, phần mềm quản lý công việc là một lợi thế.

6.   Quy trình tuyển dụng

• Phòng Nhân sự sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên đạt yêu cầu : 3 – 5 ngày làm việc.
• Phỏng vấn và kết quả : 3 – 7 ngày làm việc
• Vòng 1: Phỏng vấn với Trưởng bộ phận, Phòng Nhân sự
• Vòng 2: Phỏng vấn với Ban Giám đốc
• Thư mời nhận việc : 7 – 10 ngày làm việc

Lưu ý: Tùy đặc thù vị trí tuyển dụng sẽ làm bài test trước khi phỏng vấn vòng 2. HR sẽ thông tin đến ứng viên sau.