Nhân viên Hành chính

Mô tả Công việc

1/Quản lý hành chính

• Quản lý, theo dõi việc cấp phát đồng phục, BHLĐ, quà tặng cho nhân viên theo chính sách phúc lợi của Tập đoàn
• Chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí liên quan đến Hành chính: điện, nước, Internet, điện thoại, máy photocopy, thuê văn phòng, mực in, nước uống,… và các chi phí hành chính phát sinh khác
• Thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu của các công ty thành viên, phòng ban
• Quản lý, cấp phát sim điện thoại, đặt in namecard cho nhân viên theo quy định của công ty
• Quản lý và báo cáo lịch trình xe công ty
• Thực hiện các công tác sao y, công chứng giấy tờ, công văn khi có yêu cầu

2/Quản lý tài sản, tòa nhà

• Thực hiện kiểm kê tài sản, thiết bị, nội thất tòa nhà
• Liên hệ các NCC bảo hành, sửa chữa các thiết bị khi có yêu cầu
• Liên hệ với đội bảo trì máy lạnh, thiết bị nhà bếp định kỳ
• Lấy báo giá, đặt mua các thiết bị theo yêu cầu từ các phòng ban
• Giám sát việc vệ sinh tòa nhà, theo dõi lịch công tác của nhân viên Tạp vụ
• Quản lý, bố trí bãi giữ xe cho toàn nhân viên làm việc tại văn phòng
• Cập nhật và lưu giữ hồ sơ PCCC

3/Công tác lễ tân: đón tiếp khách và giao nhận chứng từ

• Book khách sạn cho khách đến công tác/ nhân viên tham gia đào tạo theo yêu cầu
• Chuẩn bị nội dung chào mừng, hoa, quà…cho khách theo đề xuất từ các bộ phận
• Chuyển phát và giao nhận công văn, thư từ…
• Thực hiện công tác chuẩn bị phòng họp, lịch họp
• Cập nhật sổ theo dõi công văn đến-đi

4/Quản lý Bếp ăn

• Hỗ trợ thông kê số lượng phiếu ăn hàng ngày
• Thống kê chi phí hàng tháng
• Theo dõi đơn đặt hàng thực phẩm hằng ngày theo ngân sách được cấp
• Theo dõi, cập nhật bảo hiểm tai nạn 24/7. Hướng dẫn thủ tục cho CB-CNV khi có phát sinh.

5/Book vé máy bay

• Liên hệ NCC, đặt vé máy bay theo yêu cầu từ Phòng ban/Công ty thành viên
• Thống kê, theo dõi công nợ và thanh toán
• Gửi bảng thống kê chi phí hàng tháng cho kế toán

6/Tổ chức các chương trình sự kiện công tác

• Hỗ trợ công tác, chuẩn bị tổ chức các chương trình, sự kiện của công ty
• Tìm kiếm, liên hệ NCC đặt mua các vật dụng cần thiết cho chương trình
• Hỗ trợ, tham gia các sự kiện từ thiện, quỹ khuyến học của công ty tổ chức
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của BGĐ/Cấp quản lý trực tiếp

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị kinh doanh, Luật, Kinh tế.
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí công việc tương đương
• Thành thạo tin học Văn phòng: đặc biệt là excel và word
• Kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục tốt
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, trẻ trung, năng động, đồng nghiệp thân thiện
• Thu nhập cao, nhận thưởng mỗi quý, lương tháng 13, định kỳ được xem xét năng lực nâng lương hàng năm
• Trang bị đồng phục và phương tiện làm việc
• Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn
• Các ngày nghỉ Tết, lễ, ngày phép theo quy định Nhà nước
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm
• Đi du lịch team building 2-3 lần/năm
• Đào tạo bài bản về thiết bị, sản phẩm
• Hoạt động thể dục thể thao hấp dẫn