Operation Supervisor

Mô tả Công việc

Trách nhiệm và nhiệm vụ công việc chính của Nhân viên bao gồm, nhưng không giới hạn đối với các nghĩa vụ đã nêu như sau:

• Liên hệ với khách hàng / đại lý để biết thông tin chi tiết về lô hàng
• Chuẩn bị hướng dẫn vận chuyển nộp cho hãng tàu/ coloader
• Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan (hãng tàu và đại lý) để sắp xếp kế hoạch vận chuyển
• Phát hành giấy báo nợ / hóa đơn cho khách hàng / ở nước ngoài cho từng lô hàng
• Theo dõi lô hàng và cập nhật cho khách hàng & đối tác nước ngoài
• Nộp AMS / ISF / E-manifest
• Lập báo cáo số liệu hàng tuần / hàng tháng của kế hoạch vận chuyển
• Quản lý nhóm 4+ bao gồm đào tạo, huấn luyện và khuyến khích thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả
• Quản lý và kiểm soát khối lượng công việc và hiệu suất làm việc của nhóm
• Kiểm soát chất lượng công việc của nhóm, đảm báo không có tiền phạt/ tổn thất cũng như những sự phàn nàn nào phát sinh
• Xem xét/ lưu giữ các Quy định/ Quy trình chuẩn và hướng dẫn rõ cho nhóm. Đảm bảo các Quy định/ Quy trình chuẩn được tuân thủ nghiêm ngặt
• Linh động đưa ra các ý kiến để phát triển quy trình và chất lượng của nhóm
• Duy trì và xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu và hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng, hợp tác & hỗ trợ các phòng ban khác
• Báo cáo cho quản lý hoặc cấp trên khi có yêu cầu
• Thực hiện các công việc nhiệm vụ phát sinh khác được chỉ định bởi quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc

-------------------------------------------------------------------------

The Employee’s main job responsibilities and duties include, but are not limited to duties as set forth as below:

• Contact client/agent to get shipment detail
• Prepare Shipping Instruction submitted to carriers/co-loader
• Closely work with related parties (shipping line, carrier and agent) to arrange the shipping plan
• Issue the debit note/invoice to customers/overseas for each shipment
• Tracing shipments and update to customers & overseas partners
• Filing AMS / ISF / E-manifest
• Making weekly/monthly data report of the shipping plan
• Manage the team of 4+ including training, coaching, and encourage team member for work efficiently
• Manage/control team workload/productivity
• Control team performance to make sure no penalty/loss/complaint on any shipment
• Review/keep update on all Policies/SOPs and instruct clearly to the team. Make sure Policies/SOPs will be followed under strict discipline
• Pro-actively provide ideas/solution to develop the process/performance of the team
• Maintain and build relationships with shipping lines and professional image with customers, cooperate & support other departments
• Report to manager or upper level when required
• Complete the assigned job when required by direct management and the Board of Directors

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Logistics, Quản trị Chuỗi Cung ứng hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực chứng từ logistics, đặc biệt là trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc logistics quốc tế.
• Kiến thức sâu rộng về quy trình và nghiệp vụ logistics và chứng từ.
• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý nhóm.
• Tinh thần tổ chức cao và khả năng làm việc chặt chẽ với chi tiết.
• Tiếng Anh thành thạo

-------------------------------------------------------------------------

• Bachelor degree in Business Administration; Foreign Trade; Logistics
• At least 4 year experienced working for LOGISTICS FORWARDER. Having experience in US, CANADA both nominated & freehand shipments is an advantage.
• Being careful, responsible, dynamic, enthusiasm & hard working.
• Persuasive speaking, willingness to improve and thick skin are the top customer service attributes a representative needs.
• Good at communication Skills (Negotiation & Convincible Skills)
• Good command of English (both verbal & written)
• Team Work (Collaboration; Conflict Resolution; Challenge and Support)​