Phó Phòng Mua Hàng

Mô tả Công việc

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

• Tìm kiếm nguyên liệu/ nguồn hàng với chất lượng tốt nhất và mức giá hợp lý
• Tìm kiếm đối tác uy tín, hợp tác lâu dài hiệu quả
• Đảm bảo đủ số lượng, đạt chất lượng yêu cầu, đáp ứng kịp tiến độ sản xuất kinh doanh

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (NCC)

• Tìm kiếm, lựa chọn, lập và cập nhật danh sách NCC đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty (đặc biệt NCC tiềm năng)
• Cập nhật, hiệu chuẩn và thống nhất bảng tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn NCC phù hợp từng thời điểm kinh doanh công ty
• Xây dựng kế hoạch đánh giá NCC theo quy định đình kỳ công ty hoặc khi có yêu cầu
• Triển khai thực hiện kế hoạch đánh giá chi tiết NCC và lưu trữ hồ sơ sau đánh giá theo quy định

Khảo sát giá mua hàng trên thị trường

• Phối hợp các bộ phận Marketing/R&D để cập nhật xu hướng thị trường nhằm đáp ứng yêu cầu nguyên vật liệu/ hàng hóa cho kinh doanh
• Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi trưởng phòng
• So sánh giá NCC bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát
• Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn: tiếp tục mua của NCC cũ, hay đàm phán với NCC mới.
• Tiến hành thương lượng đàm phán với NCC mới với mức giá hợp lý nhất cho công ty

Lập kế hoạch mua hàng

• Nhận kế hoạch, nhu cầu vật tư từ các bộ phận
• Xác định các yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian cần thiết và chi phí phù hợp
• Đánh giá khả năng cấp hàng của NCC, nhu cầu tồn kho cho sản xuất cũng như khả năng kinh doanh của công ty để tiến hành lập kế hoạch mua hàng
• Liên hệ NCC báo giá, tiến hành lên đơn hàng theo kế hoạch
• Liên hệ NCC báo giá, tiến hành lên đơn hàng theo kế hoạch

Soạn thảo, đàm phán và theo dõi hợp đồng

• Thực hiện và soạn thảo các hồ sơ đấu thầu theo tiêu chuẩn đánh giá
• Tham gia công tác đấu thầu, lựa chọn đơn vị trúng thầu và trình phê duyệt thực hiện
• Soạn thảo hợp đồng, trực tiếp thương thảo đàm phán với NCC về các điều khoản hợp đồng
• Trình ký hợp đồng theo quy định.
• Chuyển hợp đồng cho các bên liên quan và theo dõi thực hiện hợp đồng
• Trực tiếp là đầu mối xử lý các vấn đề rủi ro cũng như phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng

Thực hiện quy trình mua hàng

• Tiến hành lập đơn hàng/ hợp đồng đặt hàng
• Triển khai công tác mua hàng theo đúng quy trình mua hàng và nhập liệu hệ thống ERP
• Theo dõi tiến độ hàng hóa, nguyên vật liệu đảm bảo đáp úng đúng đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh
• Nhận diện các mối nguy, rủi ro trong quá trình thực hiện mua hàng và báo cáo cho Trưởng phòng để phòng ngừa và hạn chế các chi phí phát sinh do công tác mua hàng mang lại

Công tác khác

• Hỗ trợ các thành viên hoàn thành công tác mua hàng
• Báo cáo các dữ liệu phục vụ công tác mua hàng theo yêu cầu từ Trưởng phòng hoặc Ban TGĐ

TRÁCH NHIỆM

• Chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc của bộ phận
• Chịu trách nhiệm về chất lượng chăm sóc khách hàng của TGĐ cũng như chất lượng đối ngoại

QUYỀN HẠN

• Quyền yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công việc phải báo cáo TGĐ từ các đơn vị và cá nhân có liên quan
• Quyền nhắc nhở các đơn vị/cá nhân liên quan thực hiện yêu cầu chỉ đạo của TGĐ
• Quyền đại diện khi làm việc với đối tác, khách hàng bên ngoài