Thư ký/Trợ lý cấp cao

Mô tả Công việc

HIỆP HỘI BLOCKCHAIN VIỆT NAM

• Vị trí: Thư ký - Trợ lý cấp cao

• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6 (từ 09:00 đến 18:00); Thứ 7: 09:00 đến 12:00

• Số lượng tuyển dụng: 03

• Địa điểm:

Tp HCM: 34 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh

Hà Nội: 48 Tràng Tiền, Phường Tràng Tiền, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

• Mức lương: 15 – 22 triệu đồng

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Mô Tả Công Việc

A. Hỗ trợ trực tiếp Ban lãnh đạo trong công việc hàng ngày

• Sắp xếp, tổ chức các cuộc họp nội bộ, gặp gỡ đối tác, lịch đi công tác của Ban lãnh đạo.

• Theo dõi lịch trình hàng ngày, tuần, tháng để đảm bảo tối ưu hóa thời gian làm việc của lãnh đạo.

• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo họp đúng thời gian và đầy đủ thông tin.

• Ghi chép và lưu trữ biên bản cuộc họp, hỗ trợ tổng hợp ý kiến, đề xuất giải pháp.

B. Điều phối & phối hợp với các bộ phận trong Hệ thống

• Làm cầu nối giữa Ban lãnh đạo & các phòng ban, đảm bảo thông tin truyền đạt chính xác.

• Phối hợp với các cá nhân, bộ phận để triển khai & hoàn thành nhiệm vụ được giao.

• Hỗ trợ giám sát, đánh giá tiến độ công việc của các phòng ban, đề xuất cải thiện hiệu suất.

C. Theo dõi, đôn đốc & báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ

• Hỗ trợ giám sát tiến độ thực hiện công việc, kịp thời nhắc nhở & đôn đốc bộ phận liên quan.

• Thu thập số liệu, tổng hợp báo cáo hàng tuần/tháng/quý, cập nhật kịp thời cho Ban lãnh đạo.

D. Truyền đạt thông tin & nhận phản hồi từ các phòng ban

• Truyền tải thông điệp & quyết định của Ban lãnh đạo đến các bộ phận một cách rõ ràng.

• Tổng hợp phản hồi từ các đơn vị, báo cáo lại cho lãnh đạo để đưa ra phương án xử lý.

E. Lên lịch & sắp xếp kế hoạch công tác của Ban lãnh đạo

• Lập kế hoạch công tác theo tuần/tháng/quý, cập nhật thường xuyên.

• Đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, lên kế hoạch công tác hợp lý.

• Hỗ trợ hậu cần cho các chuyến công tác & sự kiện quan trọng của lãnh đạo.

F. Dịch thuật & phiên dịch tài liệu tiếng Anh

• Dịch tài liệu, hợp đồng, công văn từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt và ngược lại.

G. Giải quyết công việc khác theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo

• Xử lý các công việc phát sinh, linh hoạt theo chỉ đạo trực tiếp.

• Đảm bảo mọi yêu cầu của lãnh đạo được thực hiện kịp thời & chính xác.

Yêu Cầu Công Việc

YÊU CẦU ỨNG VIÊN:

A. Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành Hành chính, Văn thư, Biên/Phiên dịch hoặc các ngành liên quan.

B. Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý lãnh đạo tại công ty, tập đoàn đa ngành, Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với lãnh đạo cấp cao trong môi trường doanh nghiệp lớn.

C. Kỹ năng chuyên môn (Hard Skills)

• Tổ chức và quản lý lịch trình, sắp xếp và tối ưu thời gian làm việc của lãnh đạo.

• Xử lý tài liệu và hợp đồng, soạn thảo, kiểm tra và quản lý văn bản quan trọng.

• Quản lý hành chính – kế toán cơ bản, theo dõi chi phí, thanh toán, xử lý hóa đơn.

• Kỹ năng báo cáo và phân tích, tổng hợp thông tin, đề xuất giải pháp ra quyết định.

• Thành thạo các công cụ văn phòng:

  • Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – Quản lý văn bản, hợp đồng, báo cáo, lịch trình.

  • Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive) – Lưu trữ, làm việc nhóm, quản lý thời gian.

  • Canva – Thiết kế tài liệu, slide thuyết trình, nội dung truyền thông.

  • Trello, Notion, Asana – Quản lý công việc và dự án hiệu quả.

  • DocuSign hoặc Adobe Sign – Xử lý ký hợp đồng và tài liệu điện tử.

• Ngoại ngữ: Thành thạo Tiếng Anh (ưu tiên biết thêm ngôn ngữ khác).

D. Kỹ năng mềm (Soft Skills)

• Giao tiếp và ngoại giao tốt, khéo léo trong làm việc với lãnh đạo và đối tác.

• Tư duy logic, xử lý tình huống nhanh nhạy và linh hoạt.

• Khả năng chịu áp lực cao, sẵn sàng làm ngoài giờ khi cần.

• Giữ bảo mật thông tin tuyệt đối.

E. Yêu cầu khác

• Giới tính: Nữ.

• Sức khỏe tốt, ngoại hình cân đối, ưa nhìn.

QUYỀN LỢI

• Cơ hội làm việc trong môi trường nắm bắt những công nghệ hàng đầu của Việt Nam và thế giới;

• Môi trường làm việc văn minh, hiện đại, trân trọng đóng góp và chia sẻ lợi ích;

• Lương thưởng hấp dẫn, xứng đáng với năng lực và đóng góp.

• Được hưởng đầy đủ các chế độ theo Luật Lao động Việt Nam (BHXH, BHYT, lương tháng thứ 13...);

• Các hoạt động teamwork, teambuiding...xây dựng văn hóa công sở văn minh, hiện đại.