Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc

Viewed: 21,010

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những điều kiện cần để giúp bạn đạt được thành công trong công việc và cuộc sống. Mỗi ngày chúng ta ai cũng đều có 24 giờ như nhau. Nhưng những người biết sử dụng tối đa 24 giờ của một ngày mới chính là những ứng cử viên sáng giá, xứng đáng nhận được “trái ngọt”. Vậy, làm thế nào để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để thu hẹp khoảng cách đến thành công? Cùng CareerViet khám phá các cách giúp quản lý thời gian hữu hiệu qua bài viết bên dưới đây. 

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Để có thể lĩnh hội được các cách quản lý thời gian hiệu quả thì trước tiên bạn cần phải hiểu rõ bản chất của những kỹ năng này là gì. Thực tế, đây là quá trình lên kế hoạch và thực hành kế hoạch theo một cách có ý thức trên một đơn vị thời gian hoặc nhằm mục đích tăng hiệu suất, tính hiệu quả hay năng suất của công việc, học tập. Nói một cách cụ thể thì đây là  kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt quỹ thời gian, giúp phân bổ thời gian thực hiện từng công việc hoàn thiện và hợp lý hơn.

Xem thêm: 10 cách quản lý thời gian công sở hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian (Nguồn: Internet)

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có được một số lợi ích như sau: 

Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc

Biết các kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hợp lý sẽ giúp bạn tìm được phương án sắp xếp kế hoạch làm việc, học tập theo thứ tự ưu tiên. Việc ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng với một quỹ thời gian có sẵn sẽ giúp bạn làm việc có năng suất cao mà không tốn quá nhiều công sức.

Giảm bớt áp lực căng thẳng 

Kiểm soát thời gian hiệu quả còn có tác dụng giúp giảm căng thẳng, tránh được áp lực do “deadline”. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều quỹ thời gian hơn cho các mối quan hệ xung quanh như gia đình, bạn bè và cho chính mình. Điều này cũng giúp nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn một cách đáng kể.

Kỹ năng quản lý thời gian giúp giảm căng thẳng, stress

Kỹ năng quản lý thời gian giúp giảm căng thẳng, stress (Nguồn: Internet)

Cân bằng cuộc sống 

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian cũng giúp quản lý thời gian khoa học hơn để bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong một ngày.  Thông qua đó, bạn sẽ có cơ hội để phát triển, học hỏi thêm nhiều trải nghiệm mới mẻ hay dành thời gian cho các mối quan hệ. Đây chính là cách cân bằng giữa cuộc sống và công việc hiệu quả. 

Hạn chế các thói quen xấu

Những thói quen xấu như sắp xếp kém, trì hoãn công việc,… gây ra nhiều hệ lụy khôn lường hơn bạn nghĩ. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen xấu này, đồng thời, khơi lại nguồn động lực để bạn nhanh chóng bắt tay vào thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.

Quản lý thời gian giúp bạn từ bỏ các thói quen trì trệ trong công việc

Quản lý thời gian giúp bạn từ bỏ các thói quen trì trệ trong công việc (Nguồn: Internet)

Nhanh chóng đạt mục tiêu  

Biết cách quản lý thời gian đồng nghĩa với việc bạn có cơ hội hoàn thành nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn. Lúc này, bạn sẽ nhanh chóng đạt được mục tiêu trước đó nếu thực sự tập trung.

Các kỹ năng cần có để quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả

Phân biệt các cấp độ công việc

Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian phù hợp. Bạn nên chia công việc cần làm thành hai nhóm đó là khẩn cấp và quan trọng. Những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý và tập trung hoàn thành của bạn ngay lập tức. 

Phân biệt các cấp độ công việc theo hai mức là khẩn cấp và quan trọng

Phân biệt các cấp độ công việc theo hai mức là khẩn cấp và quan trọng (Nguồn: Internet)

Thiết lập mục tiêu

Sau khi sắp xếp công việc theo trình tự hợp lý thì bạn cần đặt mục tiêu cụ thể để tự tạo động lực cố gắng cho chính mình. Đây được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả được nhiều người áp dụng.

Xây dựng kế hoạch phù hợp 

Sau khi đặt ra mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc một cách hợp lý.  Việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng tối đa quỹ thời gian mà mình có và làm việc hiệu quả hơn.

Dừng việc đa nhiệm 

Đa nhiệm” (Multitask) được biết đến là việc là thực hiện nhiều việc trong cùng một lúc. Nếu trước đó, bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì Multitask không phải là một ý kiến hay dành cho bạn. Tốt hơn hết, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ, công việc để từng bước, từng bước hoàn thành. Việc tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ như vậy sẽ gia tăng hiệu quả làm việc hơn.

Dừng việc đa nhiệm để giải quyết các nhiệm vụ đơn lẻ từng bước một

Dừng việc đa nhiệm để giải quyết các nhiệm vụ đơn lẻ từng bước một (Nguồn: Internet)

Kiểm soát sự xao nhãng “kẻ đánh cắp” thời gian 

Trong quá trình hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thì sẽ gặp phải yếu tố hay những con người khiến bạn cảm thấy phân tâm và bị xao lãng. Những “kẻ cắp thời gian” đó có thể là đồng nghiệp bắt chuyện, việc cá nhân,...Tốt nhất, để đảm bảo tiến độ công việc, bạn cần tìm cách loại bỏ các vấn đề này, tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của bạn. 

Xem thêm: Làm việc tại nhà, sao cho hiệu quả?

Điều chỉnh được tâm lý

Giữ cho bản thân luôn trong trạng thái thoải mái là một trong những phương pháp giúp đạt được hiệu quả trong công việc đã đề ra. Do đó, bạn cần biết cách điều chỉnh được tâm lý, tránh để bản thân cảm thấy căng thẳng thì sẽ dễ nảy ra nhiều ý tưởng mới cũng như đủ tỉnh táo để đưa ra các quyết định hợp lý và chính xác.

Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả phổ biến 

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro có nghĩa là bạn sẽ làm việc theo chu trình 25 phút thực hành và 5 phút nghỉ giải lao rồi lặp lại quá trình đó. Theo nghiên cứu, đây là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi ngắn “giữa hiệp” sẽ giúp bạn cảm thấy thư giãn. 

Phương pháp Pomodoro giúp tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc

Phương pháp Pomodoro giúp tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc (Nguồn: Internet)

Phương pháp Pareto (80/20)

Nguyên tắc Pareto nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra từ 20% đóng góp. Do đó, bằng cách áp dụng phương pháp này, bạn có thể xác định được 20% công việc ưu tiên nên làm để dẫn đến kết quả tốt nhất. Phương pháp Pareto (làm ít được nhiều) sẽ tập trung vào tính cụ thể của công việc nên việc sử dụng thời gian sẽ diễn ra hiệu quả hơn. 

Phương pháp 40-30-30-10

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 có nghĩa là bạn nên dành khoảng 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, sau đó, 30% thời gian cho những công việc có tính quan trọng thứ nhì. 20% sẽ là khoảng thời gian để hoàn thành các công việc quan trọng thứ ba và cuối cùng, 10% là thời gian để  hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Phương pháp M.I.T  

Most Important Tasks hay còn gọi là phương pháp M.I.T là kỹ năng quản lý thời gian dựa trên cơ chế tập trung vào một số công việc quan trọng cần làm trong một ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân chia, sắp xếp công việc theo cách hợp lý hơn để tiết kiệm thời gian.  p

Phương pháp Batching

Batching là phương pháp được Tim Farris đề cập trong cuốn sách kinh điển “Tuần làm việc 4 giờ”. Phương pháp này khuyên bạn nên làm theo nhóm đối với nhóm công việc không có tính cấp bách và cần thiết, chưa cần phải hoàn thiện ngay.

Batching khuyên bạn nên làm theo nhóm đối với nhóm công việc không có tính cấp bách

Batching khuyên bạn nên làm theo nhóm đối với nhóm công việc không có tính cấp bách (nguồn: Internet)

Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc The 2 - Minute Rule này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn sách kinh điển mà giới kinh doanh ai ai cũng biết đến “Getting Things Done”. Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những công việc có thể hoàn thành dưới 2 phút mà hãy bắt tay vào thực hiện ngay. 

Phương pháp 4D: Do - Dump - Delegate - Defer

Bí quyết của quy tắc 4D đó là hoàn thành việc này trước khi muốn làm việc khác. Cụ thể, 4D sẽ bao gồm 4 yếu tố như sau: 

  • Do: Yêu cầu bạn hoàn thành công việc quan trọng ngay trước mắt.
  • Dump: Bỏ những việc làm vô nghĩa để tiết kiệm thời gian.
  • Delegate: giao công việc cho người có khả năng hoàn thành tốt hơn. 
  • Defer: Lập danh sách những công việc cần phải trì hoãn lại.

Phương pháp 4D là một cách quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp 4D là một cách quản lý thời gian hiệu quả (Nguồn: Internet)

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình có 4 tiêu chí đó là Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Dựa theo mô hình này, bạn nên ưu tiên sắp xếp những công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ bạn trong việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả.

Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc 

Lập kế hoạch và lên danh sách các việc phải làm 

Lập kế hoạch và lên danh sách những việc cần làm là một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả được nhiều người áp dụng. Bằng cách này, bạn sẽ kiểm soát tiến độ của dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện tốt hơn, từ đó, giữ được cho bản thân tính làm việc có tổ chức.Công việc càng được cụ thể, rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu. 

Sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, hãy dành một chút thời gian để sắp xếp tính ưu tiên của các công việc đó. Việc nào quan trọng thì cần phải làm trước. Đặt ưu tiên cho danh sách việc phải làm giúp bạn có thể tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự cấp bách và quan trọng đối vói bạn. 

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc (Nguồn: Internet)

Ngăn sự trì hoàn

Sự trì hoãn là một trong những “chướng ngại vật” cản đường bạn đi đến thành công. Việc rì hoãn có thể dẫn đến tình trạng phí phạm thời gian trong ngày do chất lượng công việc không được đảm bảo. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào có thể hoàn thành ngay để làm việc hiệu quả hơn.

Rèn luyện sự tập trung

Tập trung là một yếu tố cần có khi cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Để rèn luyện sự tập trung thì bạn nên biết cách xây dựng mục tiêu dựa trên động lực, suy nghĩ và cảm xúc sao cho thật phù hợp. Từ đó, não bộ của bạn sẽ có xu hướng tự kích thích để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

Rèn luyện sự tập trung để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Rèn luyện sự tập trung để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian (Nguồn: Internet)

Sử dụng các phần mềm quản lý công việc

Đây là một trong những phương án có tính hiệu quả cao nhất hiện nay để quản lý thời gian dành cho tổ chức hoặc cá nhân. Thay vì phải lên kế hoạch hay lập thời gian biểu một cách truyền thống và thủ công thì bạn có thể ứng dụng các phần mềm để thay thế. 

Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Có thể bạn không quá chú ý vào điều này nhưng không gian làm việc cũng có thể ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn.  Do đó bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc ngăn nắp và sạch sẽ để đảm bảo não bộ được tập trung tối đa.

Bố trí bàn làm việc gọn gàng giúp nâng cao sự tập trung

Bố trí bàn làm việc gọn gàng giúp nâng cao sự tập trung (Nguồn: Internet)

Xem thêm: 

Trên đây là các thông tin xoay quanh về các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hy vọng sau khi đọc xong, bạn sẽ biết thêm được một số kỹ năng cần thiết cũng như phương pháp quản lý thời gian đơn giản để áp dụng vào cuộc sống và công việc hằng ngày. Ngoài ra, nếu có nhu cầu muốn tìm kiếm những mẫu CV đẹp để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, truy cập ngay CVHay.vn để tham khảo cách thiết kế CV sao cho độc đáo, nâng cao cơ hội trúng tuyển công việc mong muốn. Đừng quên truy cập CareerViet để cập nhật nhiều thông tin về các ngành nghề phổ biến hiện nay cũng như tìm kiếm các tin tuyển dụng chất lượng khác.

  CareerViet

VIP jobs ( $1000+ )

D1 Concepts Corporation
D1 Concepts Corporation

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

D1 Concepts Corporation
D1 Concepts Corporation

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

D1 Concepts Corporation
D1 Concepts Corporation

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

CÔNG TY TNHH DÒNG DI SẢN
CÔNG TY TNHH DÒNG DI SẢN

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

CÔNG TY TNHH DÒNG DI SẢN
CÔNG TY TNHH DÒNG DI SẢN

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING
CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING

Salary: 18 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING
CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING

Salary: 20 Mil - 30 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING
CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING

Salary: 20 Mil - 30 Mil VND

Ha Noi

CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING
CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING

Salary: 20 Mil - 30 Mil VND

Ha Noi

Công ty TNHH Nha Khoa Thiên Phúc
Công ty TNHH Nha Khoa Thiên Phúc

Salary: 9 Mil - 50 Mil VND

Ha Noi

Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam

Salary: Competitive

Ho Chi Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING
CÔNG TY CỔ PHẦN Z HOLDING

Salary: 700 - 1,000 USD

Ha Noi

CÔNG TY TNHH THẨM MỸ QUỐC TẾ LINH ANH
CÔNG TY TNHH THẨM MỸ QUỐC TẾ LINH ANH

Salary: 35 Mil - 60 Mil VND

Ho Chi Minh

Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành
Công Ty TNHH Nhựa Tân Lập Thành

Salary: 30 Mil - 40 Mil VND

Ho Chi Minh

Công Ty Cổ Phần Quốc Huy Anh
Công Ty Cổ Phần Quốc Huy Anh

Salary: 20 Mil - 30 Mil VND

Ho Chi Minh

Panasonic Vietnam Group
Panasonic Vietnam Group

Salary: 500 - 1,000 USD

Ho Chi Minh

Công ty TNHH Công Nghiệp Billion Ascent Việt Nam
Công ty TNHH Công Nghiệp Billion Ascent Việt Nam

Salary: Over 30 Mil VND

Ho Chi Minh | Ha Noi

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary: 15 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary: 15 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Salary: 15 Mil - 25 Mil VND

Ha Noi