Operation là gì? Nhiệm vụ và yêu cầu kĩ năng của một Operation

Operation là bộ phận đóng vai trò khá quan trọng trong một đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức. Ở mỗi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, Operation lại có cách hiểu khác nhau. Vậy Operation là gì? Nhiệm vụ của bộ phận này? Hay yêu cầu cần có của một Operation là gì? Tất cả sẽ được CareerViet chia sẻ chi tiết trong bài viết này nhé!

Operation là gì?

Operation là gì? Operation là bộ máy điều hành của doanh nghiệp. Bộ phận này đảm nhận nhiệm vụ xây dựng và thực hiện các kế hoạch, chiến lược, từ đó đưa doanh nghiệp đến mục tiêu đã đề ra. 

Ngoài việc tìm hiểu Operation là gì, để nắm rõ các thông tin về bộ phận này,  bạn cần hiểu về thuật ngữ Operator. Theo đó, Operator là người trực tiếp tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến từ khách hàng hoặc đối tác.

Các vị trí thuộc bộ phận Operation

Operation Executive

Operation Executive là người trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Mô tả công việc của Operation Executive gồm: 

- Quản lý và giám sát quá trình sắp xếp hàng, dỡ hàng, và đóng hàng hóa tại kho.

- Giám sát và điều chỉnh các quy trình sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

- Giải quyết các sự cố trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tìm kiếm nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục.

- Xử lý các loại chứng từ để đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn đã thỏa thuận.

- Đánh giá, tổng kết và thực hiện báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động cho quản lý hoặc ban giám đốc.

Product Operation Executive

Product Operation Executive là người chịu trách nhiệm toàn diện cho việc quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến một sản phẩm hoặc dòng sản phẩm cụ thể, từ khi ý tưởng sản phẩm được hình thành cho đến khi được đưa ra thị trường và kể cả các khâu sau đó. Nhiệm vụ của Product Operation Executive bao gồm: 

- Xây dựng kế hoạch, điều hành và giám sát các công việc của các phòng ban thuộc khối sản phẩm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

- Tham gia vào việc xử lý các vấn đề phát sinh khi xảy ra sự cố vận hành từ các phòng ban thuộc khối sản phẩm.

- Phối hợp các bên liên quan để cải tiến quy trình làm việc của phòng ban thuộc khối sản phẩm.

- Theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu quả quá trình làm việc của các phòng ban thuộc khối sản phẩm.

- Phối hợp với các bên liên quan để giải quyết các trường hợp phát sinh chi phí ngoài ngân sách dự trù hoặc kế hoạch trước đó.

- Thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên.

E-commerce Operations Executive

E-commerce Operations Executive là người đảm nhiệm việc quản lý - điều hành các hoạt động kinh doanh TMĐT của công ty. Nhiệm vụ của E-commerce Operations Executive bao gồm:

- Xây dựng, vận hành và quản lý cửa hàng trên các sàn thương mại điện tử phổ biến như Lazada, Shopee, Tiki,…

- Xử lý các vấn đề liên quan đến sàn TMĐT cho doanh nghiệp.

- Quản lý số lượng hàng tồn kho và giá cả sản phẩm hàng ngày, đồng thời cập nhật thông tin kịp thời.

- Tư vấn và hỗ trợ chăm sóc khách hàng tại các sàn thương mại điện tử của doanh nghiệp.

- Đề xuất và thảo luận các chương trình khuyến mại trên các sàn thương mại điện tử, triển khai khi được cấp trên phê duyệt, đảm bảo đạt mục tiêu bán hàng.

- Tổng hợp và thống kê số liệu bán hàng, báo cáo cho quản lý cấp trên theo quý, tuần hoặc tháng.

- Thực hiện các nhiệm vụ do cấp trên chỉ đạo.

Operation Manager

Operation Management là gì? là vị trí đứng đầu bộ phận vận hành, chịu trách nhiệm chỉ đạo và điều phối toàn bộ hoạt động kinh doanh của tổ chức. Công việc của Operation Manager

gồm: 

- Quản lý và phân phối các nguồn lực (nhân sự, thiết bị, vật tư, ngân sách,...) một cách chính xác và phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Điều hành và giám sát các quy trình sản xuất, cung ứng và vấn đề hàng tồn kho 

- Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về an toàn, bảo vệ môi trường và đạo đức kinh doanh.

- Thực hiện báo cáo hoạt động và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược và kế hoạch dài hạn cho tổ chức.

Operation Support

Operation Support - Nhân viên hỗ trợ vận hành là những người trực tiếp hỗ trợ và duy trì sự hoạt động ổn định của tổ chức, công ty hoặc hệ thống. Công việc của Operation Support gồm: 

- Hỗ trợ kỹ thuật: Giải quyết vấn đề kỹ thuật, sửa lỗi và hướng dẫn sử dụng sản phẩm/dịch vụ.

- Quản lý hệ thống: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, bảo mật và đáp ứng yêu cầu.

- Giám sát: Theo dõi hoạt động, phân tích dữ liệu và đề xuất cải tiến.

- Bảo trì: Thực hiện bảo trì và sửa chữa để duy trì hoạt động liên tục.

- Hỗ trợ khách hàng: Tư vấn, giải đáp thắc mắc và xử lý khiếu nại của khách hàng.

- Sau khi tìm hiểu định nghĩa Operation là gì, bạn cần nắm được các vị trí thuộc bộ phận này để nếu có dự định làm việc thì bạn sẽ dễ dàng phân biệt và lựa chọn vị trí ứng tuyển đúng đắn.

Nhiệm vụ của bộ phận Operation 

Trong cơ chế hoạt động của một doanh nghiệp, bộ phận Operation đóng vai trò khá quan trọng. Vậy nhiệm vụ của bộ phận Operation là gì?  

Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh

Bộ phận Operation là "bộ não" điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Chính họ là người lên kế hoạch, triển khai và giám sát mọi hoạt động, từ sản xuất đến kinh doanh, đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru và hiệu quả. Mục tiêu cuối cùng là giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận và phát triển bền vững. 

Triển khai chiến dịch tiếp thị, phát triển thị trường

Bộ phận Operation có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Họ cần không ngừng tìm kiếm cơ hội mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới và cải tiến dịch vụ dựa trên phản hồi của khách hàng. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.

Đào tạo nhân sự phòng Operation

Bộ phận Operation không chỉ chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch đào tạo mà còn cần linh hoạt thích ứng với những thay đổi của công việc và yêu cầu của cấp trên. Việc này đòi hỏi họ phải luôn cập nhật thông tin, sẵn sàng đối mặt với những tình huống bất ngờ và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. 

Yêu cầu đối với nhân viên Operation 

Nếu bạn đang dự định apply vào bộ phận này, bạn cần phải tìm hiểu thêm về yêu cầu đối với nhân viên Operation là gì? 

Bằng cấp 

Yêu cầu về bằng cấp khi ứng tuyển vào bộ phận Operation không hề cứng nhắc mà thay đổi tùy thuộc vào từng vị trí cụ thể và nhu cầu của doanh nghiệp. Nói chung, bằng tốt nghiệp THPT là yêu cầu cơ bản, nhưng đối với các vị trí cấp cao hơn, bằng đại học chuyên ngành sẽ là một lợi thế lớn. 

Kinh nghiệm, trình độ 

Đối với vị trí nhân viên vận hành, kinh nghiệm không phải là yêu cầu bắt buộc. Công ty thường sẵn sàng đào tạo để bạn có thể nắm vững kỹ năng vận hành. Tuy nhiên, nếu bạn đã có kiến thức nền tảng và kinh nghiệm thực tế, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển sự nghiệp. 

Còn đối với vị trí quản lý, kinh nghiệm làm việc từ 3-5 năm ở vị trí tương đương là điều kiện cần thiết để đảm bảo bạn có đủ năng lực lãnh đạo và giải quyết vấn đề.

Các kỹ năng  

Để thành công trong công việc tại bộ phận Operation, ứng viên không chỉ cần có kiến thức chuyên môn mà còn phải là người có kỹ năng mềm tốt như kỹ năng giao tiếp, ứng xử, khả năng làm việc nhóm và chịu áp lực…. 

Đối với các vị trí quản lý, yêu cầu về kỹ năng sẽ đa dạng hơn, có thể là: Khả năng chịu được áp lực lớn, khả năng lãnh đạo, quản lý và chỉ đạo thực hiện, kỹ năng quản lý dòng tiền,....

Vai trò của Operation trong từng lĩnh vực

Tuy chỉ có một thuật ngữ là Operation, thế nhưng ở từng lĩnh vực, thuật ngữ này sẽ mang nhiều khác nhau. Vậy Operation là gì trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất, dịch vụ, nhà hàng và kỹ thuật số? 

Lĩnh vực bán lẻ

Để đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận, bộ phận Operation trong lĩnh vực bán lẻ có nhiệm vụ quan trọng là quản lý hiệu quả hàng tồn kho. Điều này bao gồm việc dự báo nhu cầu, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa bán chạy, đồng thời giảm thiểu tồn kho hàng chậm tiêu thụ thông qua việc đàm phán với nhà cung cấp để có được mức giá và điều kiện mua hàng tốt nhất.

Lĩnh vực sản xuất

Bộ phận Operation đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các quy trình sản xuất. Bên cạnh việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, bộ phận này còn cần tìm kiếm những giải pháp sáng tạo để tăng hiệu suất sản xuất. Các câu hỏi cần trả lời như: 

"Làm thế nào để sản xuất hàng loạt một cách hiệu quả?", 

"Có cách nào đơn giản hóa các quy trình phức tạp?"

"Làm sao để vận chuyển hàng hóa một cách tiết kiệm?" 

….

là những vấn đề mà bộ phận Operation cần giải quyết để giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Lĩnh vực dịch vụ

Trong các công ty dịch vụ, bộ phận Operation thường được chia thành hai nhóm chính để đảm bảo hoạt động hiệu quả: 

- Nhóm thứ nhất tập trung vào việc tương tác trực tiếp với khách hàng, giải quyết các vấn đề và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. 

- Nhóm còn lại sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động nội bộ của công ty, từ đó hỗ trợ nhóm trực tiếp phục vụ khách hàng tốt hơn.

Lĩnh vực nhà hàng

Đối với ngành nhà hàng đối mặt với những thách thức lớn hơn trong việc quản lý hàng tồn kho so với ngành bán lẻ do đặc tính dễ hư hỏng của thực phẩm. Khi đó bộ phận Operation không chỉ cần đảm bảo nguồn cung cấp thực phẩm tươi ngon, ổn định mà còn phải quản lý hiệu quả các hoạt động từ khâu mua hàng, chế biến đến phục vụ khách hàng. 

Để giải quyết những vấn đề này, bộ phận Operation cần tối ưu hóa các quy trình, xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đầu tư vào đào tạo nhân viên.

Lĩnh vực kỹ thuật số 

Bộ phận Operation trong doanh nghiệp kỹ thuật số đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối con người và công nghệ. Họ chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên, đồng thời xây dựng và quản lý các quy trình làm việc để đảm bảo hiệu quả và năng suất. Bằng cách tối ưu hóa việc phân bổ công việc và thời gian, Operation giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Mức lương của Operation hiện nay là bao nhiêu? 

Hiện nay, tại Việt Nam mức lương của việc làm Operation sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng và bằng cấp của ứng viên. Tuy nhiên mức dao động sẽ cụ thể như sau: 

- Mức lương Operation Manager trung bình khoảng: 31,1 Triệu/ tháng (Thấp nhất: 10 Triệu - Cao nhất: 92 Triệu)

- Mức lương Operation Executive trung bình khoảng: 12 Triệu/ tháng (Thấp nhất: 5 Triệu - Cao nhất: 30 Triệu) 

- Mức lương Operation Staff trung bình khoảng: 8,9 Triệu / tháng (Thấp nhất: 5 Triệu - Cao nhất: 15 Triệu) 

- Mức lương Operations Director trung bình khoảng: 73,5 Triệu / tháng (Thấp nhất: 20 Triệu - Cao nhất: 180 Triệu) 

- Mức lương Operations Supervisor trung bình khoảng: 14,9 Triệu / tháng (Thấp nhất: 5 Triệu - Cao nhất: 30 Triệu) 

- Mức lương Sales Operations Manager trung bình khoảng: 38 Tr/ tháng (Thấp nhất: 15 Triệu - Cao nhất: 98,9 Triệu)

Vừa rồi, CareerViet đã chia sẻ toàn bộ thông tin về Operation là gì. Hi vọng những gì chúng tôi chia sẻ sẽ phù hợp với mong muốn tìm hiểu của bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một công việc thuộc bộ phận Operation, hãy truy cập ngay vào website CareerViet.vn. 

Tại đây CareerViet không chỉ cung cấp các vị trí tuyển dụng mới mà còn đi kèm các mức lương hấp dẫn tương ứng với năng lực của bạn, tìm việc làm ngay nhé!