HR & Admin Officer

Mô tả Công việc

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Cán bộ Nhân sự - Hành chính/HR & Admin Officer

Mô tả vị trí/Job Description:

Trong vai trò Cán bộ Nhân sự - Hành chính, cá nhân chịu trách nhiệm hỗ trợ toàn diện cho bộ phận Nhân sự và quản lý các chức năng hành chính nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ. Vị trí này bao gồm tham gia vào quá trình tuyển dụng, quan hệ nhân sự, quản lý tiền lương và các chế độ phúc lợi của nhân viên, và tuân thủ các chính sách và quy định của Công ty.

As HR & Admin Officer, the incumbent is responsible for providing comprehensive support to the HR department and managing administrative functions to ensure smooth operations. This role involves handling recruitment, employee relations, payroll and benefits administration, and compliance with Company’s policies and regulations.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

Nhân sự/Human Resources:

· Hỗ trợ quy trình tuyển dụng, bao gồm đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ và sắp xếp phỏng vấn.

Assist in the recruitment process, including job postings, screening applications, and scheduling interviews.

· Hỗ trợ onboarding cho nhân sự mới, đảm bảo nhân sự mới hòa nhập nhanh chóng vào tổ chức.

Assist in onboarding for new employees, ensuring a smooth transition into the organization.

· Lưu trữ và duy trì hồ sơ và cơ sở dữ liệu nhân sự, đảm bảo thông tin chính xác và bảo mật.

Maintain employee records and HR databases, ensuring data integrity and confidentiality.

· Soạn thảo các văn bản và báo cáo nhân sự cho hoạt động quản lý nhân sự và các yêu cầu tuân thủ.

Draft HR documents and reports for human resource management activities and compliance requirements.

· Phụ trách theo dõi ngày nghỉ, chấm công, tham gia đóng BHXH và trả lương cho nhân viên.

Responsible for tracking leave days, attendance, social insurance contributions, and payroll administration for employees.

· Tham gia các hoạt động nâng cao sự gắn kết của nhân viên và hỗ trợ quy trình đánh giá hiệu suất công việc.

Support employee engagement initiatives and assist with performance management process.

· Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhân viên, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực.

Address employee queries and concerns; fostering a positive work environment.

· Các công việc khác như yêu cầu.

Other tasks as required.

Hành chính/Admin:

· Đón tiếp khách và trả lời điện thoại, hỗ trợ thông tin trong và ngoài tổ chức.

Welcome guests and answer the phone, support in external and internal communications.

· Sắp xếp và duy trì không gian làm việc chung của văn phòng.

Organize and supervise the maintenance of working stations and office space.

· Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của văn phòng Hà Nội và Công ty.

Support with organizing special events for Hanoi office and the Company.

· Hỗ trợ hậu cần cho khách trong và ngoài nước.

Support with logistical activities for national and international members and visitors.

· Đảm bảo nơi làm việc tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe.

Ensure compliance with health and safety regulations within the workplace.

· Chuẩn bị báo cáo và bài thuyết trình khi có yêu cầu.

Prepare reports and presentations as needed for management.

· Giám sát và quản lý tài sản và thiết bị của văn phòng.

Supervise the maintenance of furniture and equipment.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ học vấn/Education:

·       Bằng Đại học trở lên trong các lĩnh vực về Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc những lĩnh vực liên quan.

Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, or related field.

Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience:

·       Nắm vững các nguyên tắc nhân sự và Luật Lao động.

Strong understanding of HR principles and employment laws.

·       Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian.

Excellent organizational and time management skills.

·       Tỉ mỉ và kỹ năng giải quyết vấn đề.

Attention to details and problem-solving skills.

·       Có khả năng xử lý thông tin bảo mật và nhạy cảm.

Ability to handle confidential information with direction.

·       Khả năng thích ứng và đa nhiệm.

Adaptable and able to manage multiple tasks efficiently.

·       Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.

Ability to work independently or to work as part of team.

·       Khả năng giao tiếp lưu loát bằng tiếng Anh và tiếng Việt

Ability to communicate fluently in English and Vietnamese.

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp: Quản lý Nhân sự và Văn phòng

Direct report: HR & Office Manager

Cấp độ công việc: Chuyên viên – cấp độ 3

Job Level: Officer – grade 3

Địa điểm: Trụ sở tại Hà Nội và có thể đi công tác trong nước

Location: Based in Ha Noi with possibility of domestic travel

Thời hạn hợp đồng: 1 năm, có thể được gia hạn tùy thuộc vào hiệu quả hoạt động và khả năng kinh phí

Contract Duration: 1 year appointment with the possibility of extension based on performance and funding availability