SALES ADMIN

Mô tả Công việc

1. Hỗ trợ bán hàng:

- Nhận thông tin đơn hàng từ nhân viên kinh doanh hoặc nhu cầu mua hàng từ khách hàng qua các kênh của Công ty.

- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng (số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán).

- Nhập thông tin đơn hàng/ khách hàng vào hệ thống quản lý.

- Theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng (đang xử lý, đã giao, hủy, đổi trả).

- Soạn báo giá, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa.

- Kiểm tra và đảm bảo các tài liệu liên quan đến bán hàng chính xác và đúng quy định.

- Gửi báo giá, hợp đồng, thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi.

- Trả lời các câu hỏi liên quan đến đơn hàng hoặc chính sách bán hàng.

- Phối hợp với sales báo giá cho khách hàng các yêu cầu về hàng đã có giá list

2. Phối hợp nội bộ:

- Phối hợp phòng Mua hàng, Kho để theo dõi lịch nhập hàng để đảm bảo hàng hóa có sẵn trong kho.

- Thông báo tình trạng hàng hóa cho đội ngũ kinh doanh.

- Phối hợp phòng KTTC thực hiện các thủ tục xuất hoá đơn giao cho khách hàng.

- Phối hợp bộ phận Kho để sắp xếp lịch giao hàng.

- Theo dõi tiến trình giao hàng, kiểm tra biên bản giao nhận hàng hóa.

- Báo cáo kịp thời nếu có vấn đề trong quá trình giao nhận.

- Cung cấp chứng từ liên quan đến đơn hàng để đối chiếu doanh thu và công nợ.

- Theo dõi công nợ khách hàng, nhắc nhở thanh toán đúng hạn.

- Hỗ trợ/ Phối hợp nhân viên sales trong việc thu hồi công nợ khách hàng.

3. Quản lý dữ liệu và lập báo cáo:

- Cập nhật và lưu trữ dữ liệu khách hàng trong hệ thống (tên, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử mua hàng).

- Theo dõi doanh thu, tồn kho và hiệu suất kinh doanh.

- Lập và gửi báo cáo doanh thu, thực thu, tình trạng đơn hàng định kỳ cho cấp quản lý.

- Đưa ra các báo cáo phân tích về doanh thu, tỷ lệ bán hàng, công nợ của từng nhân viên kinh doanh, team... để hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh.

4. Hỗ trợ Marketing:

- Cung cấp thông tin về sản phẩm và chương trình khuyến mãi cho khách hàng và đội kinh doanh.

- Hỗ trợ tổ chức sự kiện bán hàng, triển lãm, hoặc các chương trình xúc tiến thương mại.

- Theo dõi hiệu quả các chiến dịch marketing và phản hồi từ khách hàng.

5. Quản lý hợp đồng và thủ tục:

- Chuẩn bị, lập, lưu trữ, và theo dõi tình trạng hợp đồng.

- Đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng theo các điều khoản đã thỏa thuận.

- Xử lý hóa đơn, biên nhận và các tài liệu liên quan đến bán hàng.

- Lưu trữ các tài liệu kinh doanh đảm bảo dễ tra cứu khi cần.

- Phối hợp Xây dựng quy định, quy trình liên quan hoạt động hỗ trợ bán hàng.

- Phối hợp xây dựng quy định về mã khách hàng, quản lý thông tin dữ liệu khách hàng.

- Phối hợp xây dựng quy trình liên quan việc tiếp nhận, xử lý đơn hàng, đến khi kết thúc giao dịch

- Phối hợp xây dựng quy trình liên quan việc tiếp nhận, xử lý các khiếu nại của khách hàng.

- Phối hợp xây dựng quy trình liên quan đến việc cập nhật chính sách giá, khuyến mại, quy định nội bộ về bán hàng.

- Phối hợp xây dựng các quy định, quy trình khác nhằm xử lý các công việc trong nội bộ phòng, và các phòng có liên quan khác trong Công ty

6. Các công việc khác:

- Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp kinh doanh.

- Theo dõi lịch làm việc và hỗ trợ các yêu cầu từ trưởng phòng kinh doanh.

- Nhận và xử lý các phản hồi, khiếu nại từ khách hàng về sản phẩm, giá cả, hoặc giao hàng.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.

- Theo dõi các vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến tiến trình bán hàng và đề xuất giải pháp phù hợp.

Yêu Cầu Công Việc

       1.       Trình độ học vấn và chuyên môn: Tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên, ưu tiên các ngành liên quan như Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Kế toán, Thương mại, hoặc các ngành có liên quan. 

       2.       Kinh nghiệm làm việc: Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự (Sales Admin, Nhân viên hỗ trợ kinh doanh, Nhân viên điều phối).                                                                   

       3.       Kỹ năng chuyên môn:                                                                                                  

-     Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).                       

-     Quản lý đơn hàng và thông tin khách hàng chính xác.                                                       

-     Sắp xếp công việc hiệu quả, ưu tiên xử lý các nhiệm vụ quan trọng.                                 

       4.       Kỹ năng mềm:                                                                                                  

-     Có khả năng xử lý các tình huống khiếu nại hoặc yêu cầu của khách hàng.                      

-     Phối hợp tốt với các phòng ban nội bộ như Mua hàng, kho, kế toán, và marketing.          

       5.       Tố chất cá nhân:                                                                                                           

-     Hoàn thành công việc đúng thời hạn, đảm bảo hỗ trợ tối đa cho đội ngũ kinh doanh.       

-     Có khả năng làm việc dưới áp lực cao trong môi trường kinh doanh.                                

-     Đảm bảo không để xảy ra sai sót trong quản lý dữ liệu, hợp đồng và đơn hàng.               

       6.       Yêu cầu khác: Giao tiếp bằng tiếng Anh         

QUYỀN LỢI

1.      Chế độ lương, thưởng cạnh tranh:                                                                             

-     Mức lương cơ bản: 10- 14 triệu                                           

-     Thưởng doanh thu hàng tháng của phòng kinh doanh, thưởng KPI, và thưởng cuối năm dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và thành tích cá nhân.                                     

2.      Chế độ cổ phần và chia sẻ lợi nhuận:

-     Được xem xét thưởng cổ phần hoặc quyền chọn mua cổ phần của công ty, tạo động lực gắn bó lâu dài và chia sẻ lợi nhuận khi công ty phát triển.                                                       

3.      Chế độ phúc lợi và bảo hiểm toàn diện:                                                                                

-     Hưởng các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đầy đủ                                      

-     Hưởng các chế độ phúc lợi bổ sung theo quy định, chính sách chung của Công ty.

(Du lịch 02 lần/ năm trong và ngoài nước, bảo hiểm sức khỏe, chi phí đào tạo, sinh nhật, kết hôn, sinh con, thưởng lễ….)        

4.      Cơ hội phát triển chuyên môn và thăng tiến:                                                             

-     Được tham gia các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng quản lý, chiến lược, và điều hành do công ty tổ chức hoặc hỗ trợ.                                                                        

Cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn trong công ty dựa trên hiệu quả công việc và sự cống hiến.