Trợ lý văn phòng (thành thạo tiếng Anh, làm việc tại Bình Tân)

Mô tả Công việc

1. Mô tả công việc:

* Công việc mảng Trợ lý:

- Là đầu mối tiếp nhận, phân loại, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các Phòng ban trình lãnh đạo Tập đoàn phê duyệt và chuyển giao đến bộ phận chuyên môn, Công ty thành viên sau khi phê duyệt

- Tiếp nhận, sắp xếp, xác nhận và thông báo lịch họp, lịch làm việc tới các đối tác, cá nhân liên quan

- Tiếp nhận, truyền tải thông tin/yêu cầu của lãnh đạo Tập đoàn tới các Phòng ban/Công ty thành viên thuộc phạm vi công việc được giao

- Theo dõi, giám sát và báo cáo kết quả công việc của các Phòng Ban chuyên môn/Công ty thành viên đến lãnh đạo Tập đoàn

- Chuẩn bị tài liệu, tham gia các cuộc họp, tổng hợp nội dung, soạn thảo Biên bản làm việc/Biên bản họp… theo yêu cầu

- Phụ trách công tác tiếp đón khách đến làm việc tại văn phòng Công ty

- Phụ trách tương tác với các nhân sự của Công ty đối tác làm việc tại Công ty

*Công việc mảng Hành chính:

- Thực hiện soạn thảo, in ấn, sắp xếp quản lý văn thư, công văn hành chính, lưu trữ hồ sơ

- Phối hợp, hỗ trợ bộ phận HCNS về việc đặt vé máy bay, book khách sạn cho lãnh đạo

- Làm hồ sơ thanh toán các khoản chi phí trình duyệt theo Quy trình

- Tương tác với bộ phận Quản lý tài sản để sắp xếp công tác hậu cần (bố trí xe, người phục vụ…)

- Hỗ trợ các công việc Hành chính có liên quan (sự kiện nội bộ, hội thảo...)

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo

2. Thời gian làm việc:

- Thứ Hai - Thứ Bảy hàng tuần: 08h30-17h30

- Nghỉ trưa hàng ngày: 12h00-13h00

- Nghỉ 06 ngày/tháng

3. Quyền lợi:

o Lương thưởng:

- Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực

- Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực

o Phúc lợi:

- Phụ cấp Cơm trưa

- Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định

o Trang thiết bị:

- Cấp máy tính, laptop theo yêu cầu công việc.

- Cung cấp toàn bộ VPP phục vụ công việc

Yêu Cầu Công Việc

3. Yêu cầu công việc:

o   Tác phong, ngoại hình:

- Nam/Nữ, Độ tuổi từ 24 – 30 tuổi;

- Yêu cầu ứng viên có Ngoại hình ưu nhìn (gương mặt sáng);

- Tác phong lịch sự, nghiêm túc; 

- Giọng nói dễ nghe, phát âm chuẩn.

o   Bằng cấp, kinh nghiệm:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Hành chính văn phòng, QTKD hoặc các chuyên ngành có liên quan (Luật, Hành chính lưu trữ, tiếng Anh, tiếng Trung...)  

- Ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương, ứng viên từng có kinh nghiệm tại vị trí Thư ký, Trợ lý, Admin văn phòng...

- Ưu tiên ứng viên từng làm việc với người nước ngoài (người Trung Quốc), từng làm trong môi trường ngành Thương mại điện tử là 1 lợi thế 

o   Kỹ năng mềm, tố chất cần thiết:

- Tính cách: nhiệt tình, trung thực, cẩn thận, nhanh nhẹn, chu đáo, linh hoạt

- Kỹ năng: làm việc nhóm, quản trị thời gian, lập kế hoạch, tổng hợp, thuyết phục, truyền đạt thông tin tốt

- Yêu cầu thành thạo tiếng Anh ***

- Biết ngoại ngữ tiếng Trung (tiếng Phổ thông) là một lợi thế

- Nắm vững kiến thức nghiệp vụ Hành chính/Thư ký, ưu tiên ứng viên có kiến thức về ngành Thương mại điện tử

- Thành thạo vi tính văn phòng, sử dụng MS Office (Word, Excel…)

o   Yêu cầu khác:

- Tinh thần trách nhiệm, khả năng làm việc độc lập

- Chịu được áp lực công việc cao

- Có thể đi công tác xa (không thường xuyên)