Lượt xem: 42,451
Bạn đang có mong muốn theo đuổi công việc Sales Admin? Bạn đang cần tìm hiểu những vấn đề xoay quanh công việc này như: Sale Admin làm gì, mô tả công việc, ngành học phù hợp, kỹ năng cần thiết, thu nhập bình quân và cơ hội thăng tiến? Bài viết mà nền tảng tìm việc làm CareerViet chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp tất cả các vấn đề này!
Hiểu một cách đơn giản thì Sales Admin (hay còn được biết đến với tên đầy đủ là Sales Administrator) là thư ký phòng kinh doanh hay trợ lý kinh doanh, làm việc dưới sự kiểm soát, điều hành của giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng. Khác với nhân viên kinh doanh, nhiệm vụ chính của Sales Admin là phối hợp với các bộ phận khác nhằm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, bán hàng được thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất, mang lại nguồn lợi nhuận cao cho công ty.
Sales Admin là gì?
Sale Administrator trong quá trình làm việc sẽ báo cáo trực tiếp về doanh số, tình hình kinh doanh và các vấn đề liên quan với giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận và nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ họ.
Có thể nói, Sale Admin giữ vai trò khá quan trọng đối với việc phối hợp thực hiện các hoạt động trong phòng kinh doanh của doanh nghiệp với những nhiệm vụ chính sau đây.
Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty thông qua website, thư đặt hàng, email, điện thoại hoặc từ các telesale, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Sale Administrator lúc này có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng nhằm đảm bảo khách hàng đã cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ mà họ đặt hàng như: số lượng, giá cả, chiết khấu,...
Trường hợp sai thông tin, cần bổ sung một số thông tin cần thiết hay có bất kỳ nội dung nào chưa hiểu rõ về đơn đặt hàng có liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp thì Sales Administrator sẽ là người trực tiếp liên hệ lại và làm rõ.
Sau khi đã xác nhận đơn hàng, Sales Administrator sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý.
Một trong các nhiệm vụ của Sales Admin là nhập vào hệ thống thông tin đơn hàng
Tiếp đến, họ sẽ thực hiện kiểm tra lại tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất.
Ngoài ra, Sales Administrator cũng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, bổ sung, cập nhật các thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng đã hoàn tất, họ sẽ yêu cầu, nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi khách hàng.
Toàn bộ các thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sale Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại điện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn.
Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp các Sales Administrator có thể cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết, hữu ích cho những báo cáo bán hàng. Đây chính là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện các chiến dịch tiếp thị với bộ phận Marketing một cách hiệu quả.
Xem thêm: 5 điều cần biết về vị trí việc làm nhân viên admin
Ngoài các nhiệm vụ nêu trên thì Sale Admin cũng tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như: cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, báo giá,...
Sales Administrator đôi khi cũng hỗ trợ tư vấn bán hàng
Tùy vào chuyên ngành cũng như quy mô, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà công việc của Sale Admin sẽ mang những đặc trưng riêng về thẩm quyền, cách phối hợp. Song, về cơ bản thì họ sẽ đảm nhận những công việc sau đây.
- Hỗ trợ phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch công tác, theo dõi sát sao tiến độ triển khai công việc, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong bộ phận hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra.
- Soạn thảo cũng như quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thư chào hàng, báo giá, lên hợp đồng, điều phối đặt hàng, giao hàng,...
- Liên hệ với đối tác hoặc khách hàng để tư vấn, hỗ trợ họ trong suốt quá trình thực hiện hoạt động hợp tác, kinh doanh.
- Theo dõi, thu thập và giải quyết các nhu cầu, phản hồi từ khách hàng, đối tác trên các phương tiện truyền thông đại chúng như các trang mạng xã hội, website hay diễn đàn.
- Cập nhật các dữ liệu về tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh để báo cáo lên ban lãnh đạo của công ty.
Một trong các công việc chính của Sale Admin là nhập dữ liệu, làm báo cáo về tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh
- Hỗ trợ trưởng bộ phận thực hiện những công việc hành chính cũng như một số công việc hỗ trợ khác cho bộ phận bán hàng theo chỉ đạo trực tiếp của cấp trên.
Vị trí Sale Administrator mang tính chất bao quát khá cao, không quá chuyên sâu vào một lĩnh vực nhất định, cốt yếu là các kiến thức về quản trị, kinh doanh. Do đó, nếu có mong muốn theo đuổi công việc này, bạn nên học chọn lọc một trong số các chuyên ngành như:
- Quản trị văn phòng.
- Quản trị kinh doanh.
- Kinh tế học.
- Kinh doanh thương mại.
- Kế toán.
- Marketing.
- Luật kinh tế.
- …
Có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán hay có kiến thức chuyên môn đa dạng về các ngành nghề trong lĩnh vực kinh doanh sẽ là một ưu điểm lớn, giúp bạn nâng cao khả năng thành công với nghề.
Khi làm việc tại vị trí nhân viên Sales Administrator, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu công việc sau đây.
- Có kinh nghiệm làm việc với vai trò là đại lý hỗ trợ bán hàng hoặc quản trị viên bán hàng.
- Kinh nghiệm thực tế trong sử dụng các phần mềm Microsoft Office (đặc biệt là Excel), CRM.
- Hiểu được các chỉ số có liên quan đến hoạt động bán hàng.
- Có tinh thần chủ động, tận tâm và nỗ lực trong công việc, tính cách tỉ mỉ, cẩn thận.
Nhân viên Sales Admin đòi hỏi có tinh thần làm việc chủ động
- Có thể đáp ứng được thời gian làm việc một cách linh hoạt.
- Có các chứng chỉ về bán hàng, tiếp thị hay các lĩnh vực có liên quan sẽ là một điểm cộng.
Dưới đây là các kỹ năng chính cần có ở một Sales Admin.
Với vai trò như một thư ký hay trợ lý kinh doanh, Sale Administrator cần phối hợp thường xuyên với các bộ phận khác để thực hiện tốt nhất các hoạt động kinh doanh, triển khai công việc, làm báo cáo cho giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận. Theo đó, công việc của họ đòi hỏi cần phải làm việc thường xuyên trên máy tính, thực hiện các thao tác chính xác, nhanh gọn.
Do đó, tin học văn phòng chính là kỹ năng quan trọng đầu tiên mà một Sales Admin cần có. Cụ thể đó là vững vàng trong việc sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản có liên quan đến công việc như viết báo cáo, làm bài thuyết trình, viết thư ngỏ, làm hồ sơ, soạn hợp đồng,...
Đây là kỹ năng cần thiết với phần lớn các ngành nghề hiện nay, đặc biệt là Sale Administrator. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp Sales Admin tìm kiếm được nhiều khách hàng, từ đó nâng cao doanh số hiệu quả, hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Sales Admin cần có kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt
Đối với một Sales Admin, kỹ năng giao tiếp bao gồm tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, sau đó bắt đầu tư vấn, đàm phán, thương lượng để ký được hợp đồng, cân bằng tối ưu giữa lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Sales Admin cũng cần giao tiếp tốt với cấp trên cũng như các đồng nghiệp để có thể phối hợp làm việc hiệu quả nhất.
Với một khối lượng công việc không hề nhỏ, Sale Administrator sẽ không thể nắm vững, kiểm soát và hoàn thành tốt mọi công việc nếu không biết cách sắp xếp, quản lý chúng một cách khoa học. Vì vậy, đây cũng được đánh giá là một kỹ năng quan trọng, cần thiết khi muốn trở thành Sales Admin.
Trong quá trình làm việc, vì đặc thù công việc mà ở một số doanh nghiệp, Sale Administrator sẽ đảm nhận vai trò thuyết trình với đối tác, khách hàng. Do đó, để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, thuyết phục được khách hàng tin tưởng, lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp thì Sales Admin cần có kỹ năng thuyết trình tốt, tự tin, khéo léo và lôi cuốn.
Thuyết trình trước đám đông, làm việc nhóm là những kỹ năng quan trọng đối với một Sales Admin
Bên cạnh đó, Sale Administrator cũng cần phối hợp làm việc thường xuyên với phòng kinh doanh hay các bộ phận khác có liên quan nên kỹ năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng. Điều này sẽ giúp tạo nên một tập thể làm việc ăn ý, đoàn kết, luôn sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc để mang lại một kết quả cao nhất.
Một trong các vấn đề mà các Sales Administrator cần phải đối mặt thường xuyên nhất chính là áp lực công việc. Do đó, nếu muốn theo đuổi công việc này, bạn cần rèn luyện khả năng chịu áp lực tốt, có thể giữ bình tĩnh trước mọi vấn đề, áp lực để giải quyết tốt, thông suốt các công việc được giao. Kể cả trong trường hợp rơi vào bế tắc hay phải đối diện với những phản hồi không tốt từ khách hàng, bạn cũng cần phải giữ vững tâm lý, đưa ra cách giải quyết vấn đề có lợi nhất cho công ty.
Thu nhập mỗi tháng của Sale Administrator sẽ bằng lương cố định cộng với mức thưởng theo kết quả công việc.
Thu nhập bình quân của Sales Admin khá hấp dẫn
Theo các kết quả thống kê những năm gần đây thì tùy vào năng lực làm việc của mỗi người và khối lượng công việc cần triển khai ở mỗi công ty mà mức lương cố định của Sales Administrator thường dao động từ 7 – 10 triệu đồng/tháng. Khi cộng thêm tiền thưởng, hoa hồng thì mức thu nhập bình quân mỗi tháng của nhân viên Sales Admin sẽ rơi vào khoảng 7 – 22.5 triệu đồng/tháng tại Hà Nội và 6 – 20.3 triệu đồng/tháng tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh.
Trên thực tế, Sale Administrator có rất nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc với mức thu nhập hấp dẫn. Bởi đây là một vị trí quan trọng, then chốt, vừa nhận sự quản lý trực tiếp từ giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận, vừa đóng vai trò kết nối các phòng ban khác nhau.
Nếu có năng lực, kỹ năng tốt, biết phấn đấu trong công việc thì việc nhanh chóng thăng tiến từ nhân viên Sales Administrator trở thành Sales Admin Manager, đến giám đốc kinh doanh hay giám sát kinh doanh của doanh nghiệp và hưởng một mức thu nhập tuyệt vời là hoàn toàn có thể.
Cơ hội thăng tiến dành cho các Sales Admin khá cao
Có thể thấy, với các mô tả công việc, mức thu nhập bình quân cùng cơ hội thăng tiến trên, Sales Administrator là một công việc vô cùng hấp dẫn và thú vị. Bên cạnh đó, hầu như bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận kinh doanh để quản lý, đảm bảo tốt nguồn thu lợi nhuận cho doanh nghiệp từ hoạt động kinh doanh. Vì vậy mà nhu cầu tuyển dụng Sales Administrator trên thị trường hiện nay là khá lớn, cơ hội việc làm cao.
Nếu đã có sẵn chuyên môn hay kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực bán hàng, thương mại, kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể ứng tuyển tại các doanh nghiệp, công ty trong và ngoài nước đang có nhu cầu tuyển dụng Sales Admin.
>> Xem thêm: Tìm việc làm Sales Admin uy tín, hấp dẫn tại CareerViet
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ về công việc Sales Admin của CareerViet . Hy vọng đây sẽ là phần thông tin tham khảo hữu ích, giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc này, qua đó đưa ra định hướng phát triển, quyết định lựa chọn ngành nghề phù hợp nhất. Truy cập website CareerViet nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm công việc Sales Administrator hay nhiều thông tin khác tại các công ty đảm bảo uy tín với mức lương hấp dẫn!
Top từ khóa tìm kiếm nhiều nhất:
Việc Làm Tổ chức sự kiện | Việc làm Thiết kế đồ họa | Việc Làm Quản lý nhà hàng | việc làm tại Hà Nội | việc làm TPHCM | việc làm Nha Trang | việc làm part time | việc làm fulltime | telesales | graphic design | quản trị nhân lực
CareerViet
Vị trí HOT đang tuyển
