Chuyên viên Hành chính

Mô tả Công việc

A. Công tác Hành chính

• Quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn đi/đến; sử dụng và bảo quản con dấu công ty theo quy định.
• Quản lý, bảo dưỡng cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện vận hành
• Quản lý văn phòng phẩm, cấp phát và theo dõi tồn kho.
• Tổ chức hội họp, sự kiện nội bộ, team building, đào tạo.
• Quản lý chi phí hành chính, lập báo cáo định kỳ.
• Giám sát công tác vệ sinh, bảo vệ, an toàn PCCC
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin Giấy phép lao động (Work Permit) cho GVNN theo quy định.
• Hỗ trợ xin thị thực (Visa), thẻ tạm trú (TRC), giấy tờ gia hạn cư trú.

B. Mua sắm

• Thực hiện mua sắm vật tư thi công, mua sắm theo phụ trách.
• Thực hiện và theo dõi hợp đồng, đơn đặt hàng.
• Kiểm kê định kỳ hàng tháng và báo cáo đánh giá trang vật tư, vật liệu theo tháng/quý.
• Xây dựng kế hoạch chi phí vật liệu theo kế hoạch triển khai từng dự án.
• Thực hiện các công việc định kỳ/đột xuất và các công việc theo yêu cầu.
• Các công việc khác theo phân công từ Ban Giám Đốc.

C. Thư ký Ban Giám đốc

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho BODs.
• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, biên bản cuộc họp.
• Hỗ trợ BODs trong công tác đối nội, đối ngoại, tiếp khách và truyền đạt thông tin tới các phòng ban.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Văn thư lưu trữ hoặc liên quan.
• Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính/Mua sắm/Thư ký.
• Kỹ năng giao tiếp, sắp xếp công việc, tổ chức tốt.
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt Word, Excel, PowerPoint.
• Kỹ năng xử lý tình huống, cẩn trọng, bảo mật thông tin.
• Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh.
• Có laptop cá nhân.