Chuyên viên hành chính

Mô tả Công việc

Đảm bảo hoạt động hành chính – văn phòng tại Công ty Nova Wellness diễn ra thông suốt, tuân thủ quy định của Tập đoàn Nova Service, đồng thời hỗ trợ các thủ tục nhân sự và pháp lý cơ bản trong giai đoạn chưa có chuyên viên phụ trách chuyên biệt.

1. Thực hiện công tác hành chính cho văn phòng HO

• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, thiết bị văn phòng.

• Điều phối tiếp đón khách, tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ.

• Theo dõi, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, công văn, tài liệu hành chính.

• Phối hợp với các bộ phận HO để đảm bảo hoạt động hành chính diễn ra thông suốt.

2. Hỗ trợ thủ tục hợp đồng/tài liệu nhân sự

• Chuẩn bị, rà soát và lưu trữ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự.

• Hỗ trợ quá trình ký kết, bàn giao hồ sơ nhân sự.

• Phối hợp với phòng Nhân sự tập đoàn để đảm bảo đúng quy trình, quy định.

3. Thực hiện đề xuất thanh toán chi phí

• Lập đề nghị thanh toán cho các khoản chi hành chính (mua sắm văn phòng phẩm, chi phí vận hành, dịch vụ thuê ngoài, v.v.).

• Theo dõi các hạng mục thu chi văn phòng, kiểm tra chứng từ thanh toán, đảm bảo đầy đủ và hợp lệ.

• Phối hợp với phòng Kế toán/Tài chính để xử lý công nợ và lưu trữ chứng từ.

4. Hỗ trợ giấy tờ pháp lý

• Thu thập, sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của công ty (giấy phép kinh doanh, hợp đồng kinh tế, hồ sơ pháp lý khác).

• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, phối hợp với bộ phận pháp lý hoặc trực tiếp làm việc với cơ quan chức năng hoặc đối tác liên quan đến vận hành doanh nghiệp.

• Phối hợp với bộ phận pháp chế tập đoàn trong việc rà soát và đảm bảo tính tuân thủ.

Yêu Cầu Công Việc

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Hành chính nhân sự hoặc liên quan.

- Có kinh nghiệm & mạnh về các nghiệp vụ hành chính, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các tập đoàn, công ty quy mô từ 1000 nhân sự trở lên.

- Am hiểu các quy định nghiệp vụ hành chính, văn phòng, các thủ tục hành chính, có hiểu biết về luật lao động. 

- Tác phong nhanh nhẹn, trung thực, yêu công việc.