Chuyên viên Hành chính

Mô tả Công việc

Quản lý, bố trí và sắp xếp chỗ ngồi làm việc cho CBNV, điều phối bàn ghế, tủ tài liệu, cây cảnh, thiết bị văn phòng, vật dụng sinh hoạt theo thực tế nhân sự.

Theo dõi và kiểm tra định kỳ tình trạng cơ sở vật chất, bao gồm hệ thống điện, nước, điều hòa, ánh sáng, camera, PCCC, thang máy…

Phối hợp bộ phận kỹ thuật/bảo trì xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố hỏng hóc; giám sát tiến độ khắc phục và chất lượng bàn giao.

Quản lý và điều phối các nhà cung cấp dịch vụ hành chính (bảo vệ, tạp vụ, cây xanh, vệ sinh, nước uống, in ấn, văn phòng phẩm…).

Đề xuất phương án cải thiện không gian làm việc (layout, ánh sáng, tiện ích chung, khu pantry, phòng họp…) nhằm nâng cao trải nghiệm CBNV.

Thực hiện đặt vé máy bay, tàu xe, khách sạn, ăn ở công tác, phương tiện đưa đón cho Ban lãnh đạo và CBNV đi công tác theo quy trình.

Quản lý, phân bổ và theo dõi lịch sử dụng xe nội bộ (nếu có); làm việc với tài xế, điều phối xe hợp lý theo yêu cầu công tác.

Tiếp nhận, phân loại, luân chuyển, trình ký và lưu trữ công văn đến/đi, hợp đồng, hồ sơ hành chính theo quy định.

Quản lý và sử dụng con dấu công ty đúng quy định; ghi chép sổ dấu, sổ công văn, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.

Xây dựng, cập nhật hệ thống biểu mẫu hành chính nội bộ (đề xuất mua sắm, thanh toán, đăng ký sử dụng xe, đặt phòng họp, v.v.).

Lập kế hoạch chi phí hành chính định kỳ (tháng/quý/năm) bao gồm: văn phòng phẩm, điện nước, internet, bảo trì, vệ sinh, thuê ngoài…

Thực hiện so sánh báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, làm đề nghị thanh toán, tạm ứng, nghiệm thu hợp đồng hành chính.Theo dõi, cập nhật hạn hợp đồng dịch vụ hành chính, đảm bảo ký lại/đấu thầu đúng thời hạn để không gián đoạn hoạt động.

Hỗ trợ Phòng Nhân sự trong các hoạt động nội bộ: tổ chức sinh nhật, vinh danh CBNV, chương trình gắn kết, truyền thông nội bộ.

Là đầu mối tiếp nhận, tổng hợp và phản hồi các yêu cầu hành chính từ các phòng ban khác, đảm bảo phục vụ nhanh chóng, chính xác.

Tham gia xây dựng, cập nhật quy trình hành chính tiêu chuẩn, hướng tới vận hành đồng bộ trong toàn hệ thống Tập đoàn.

Yêu Cầu Công Việc

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành: Quản trị hành chính, Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.

Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm làm hành chính – văn phòng tại doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn.

Am hiểu quy trình hành chính, hợp đồng dịch vụ, thanh toán chi phí và các quy định nội bộ doanh nghiệp.

Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

Có kỹ năng giao tiếp, tổ chức, sắp xếp và tổng hợp tốt; cẩn thận, trách nhiệm, chủ động và linh hoạt.

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hỗ trợ văn phòng nhiều chi nhánh, nhiều đơn vị trực thuộc.