Chuyên viên Vận hành tòa nhà

Mô tả Công việc

Nhiệm vụ 1: Giám sát chất lượng các dịch vụ
1.1 Giám sát chất lượng các dịch vụ: bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, cây xanh, côn trùng, khử mùi v.v…
1.2 Kiểm soát số lượng từng vị trí, tác phong, đồng phục của các đơn vị dịch vụ hàng ngày

Nhiệm vụ 2: Hỗ trợ lập ngân sách vận hành tòa nhà và quản lý tài sản
2.1 Tập hợp các báo giá/hợp đồng và các cơ sở dữ liệu liên quan chuyển TN QLTN lên khái toán ngân sách hoạt động vận hành cho tòa nhà.
2.2 Sử dụng đúng mã ngân sách được duyệt.
2.3 Theo dõi và báo cáo định kỳ số liệu ngân sách đã sử dụng sau phê duyệt.
2.4 Phối hợp bộ phận liên quan kiểm kê tài sản định kỳ và cập nhật dữ liệu về tài sản liên quan vận hành tòa nhà.

Nhiệm vụ 3: Thực hiện các công việc hành chính
3.1 Chịu trách nhiệm hồ sơ đi và đến của nhóm vận hành tòa nhà.
3.2 Kiểm soát hồ sơ trước khi đi trình ký, trình ký và theo dõi hồ sơ luân chuyển; Scan & lưu trữ hồ sơ khi được trình ký xong.
3.3 Đặt nhu yếu phẩm và theo dõi xuất nhập tồn hàng tháng: giấy vệ sinh, bao rác, nước rửa tay v.v...
3.4 Hỗ trợ TN QLTN trong việc tổ chức triển khai & quản lý các công việc thuộc bộ phận HC – lễ tân.
3.5 Tiếp nhận các giấy báo thanh toán các chi phí hành chính: điện, nước, sửa chữa thiết bị, của Tòa nhà & VPBQL và tạo PYC thực hiện
3.6 Soạn thảo các văn bản gửi các nhân viên/đơn vị/đối tác và các cơ quan hữu quan trình TN QLTN xem xét.
3.7 Liên hệ tìm kiếm các nhà thầu cung cấp dịch vụ theo tiêu chí: uy tín – chuyên nghiệp, chất lượng tốt và giá hợp lý.
3.8 Thay mặt TN Quản lý Tòa nhà xử lý những việc liên quan/tiếp các cơ quan ban ngành địa phương (khi được yêu cầu)

Nhiệm vụ 4: Thực hiện các công việc khác theo phân công của QLTT

Nhiệm vụ 5: Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
5.1 Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
5.2 Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.

Yêu Cầu Công Việc

- Trình độ: Đại học

- Kiến thức: Kiến thức về Quản lý vận hành tòa nhà/nhà chung cư; Kiến thức chung về hành chính

- Chứng chỉ nghề nghiệp: Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư

- Kinh nghiệm: Có 2 năm kinh nghiệm làm việc trong các Ban Quản lý Tòa nhà hoặc kinh nghiệm thư ký/hành chính. Ưu tiên 01 năm kinh nghiệm ở các vị trí tương đương

- Kỹ năng:
+ Quản lý tài sản.
+ Quản lý lưu trữ hồ sơ.
+ Kỹ năng giao tiếp và thương thuyết.
+ Kỹ năng làm việc nhóm.
+ Kỹ năng giải quyết vấn đề.
+ Kỹ năng quản lý thời gian.
+ Kỹ năng phân tích vấn đề.
+ Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…)

- Các yêu cầu khác:
+ Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp
+ Khả năng giao tiếp tốt, tự tin.
+ Khả năng chịu được áp lực công việc cao.
+ Khả năng làm việc độc lập, tương tác và phối hợp tốt.
+ Khả năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp.