Nhân viên Hành Chính (Administrative Staff)

Mô tả Công việc

1. Công tác lễ tân

• Tiếp nhận, luân chuyển công văn, tài liệu đến/ đi cho các bộ phận liên quan kịp thời và nhanh chóng;
• Lập sổ theo dõi giao, nhận hồ sơ, tài liệu, thư tín;
• Thực hiện công tác hướng dẫn đón tiếp khách tế nhị hòa nhã, chuyên nghiệp để giữ gìn hình ảnh công ty với khách hàng, đối tác.
• Thực hiện công tác lễ tân, hậu cần cho các sự kiện, hội nghị, hội thảo,…của Công ty;

2. Công tác hành chính:

• Thực hiện thủ tục cấp thẻ thang máy, thẻ xe cho CBNV;
• Lập danh sách và xác định định mức của các văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng;
• Theo dõi các Hợp đồng dịch vụ đã ký và ngày hết hạn của Hợp đồng để gia hạn;
• Tiếp nhận, thực hiện các yêu cầu về sử dụng phòng họp và sử dụng xe công vụ của các phòng ban/đơn vị;
• Kiểm tra và thanh toán các khoản chi phí phát sinh liên quan;
• Triển khai chương trình 5S và kiểm tra việc thực hiện 5S tại Công ty.

3. Công tác quản lý tài sản CCDC văn phòng:

• Quản lý nhập/xuất kho các loại tài sản và cập nhật danh mục tài sản thường xuyên vào phần mềm quản lý tài sản (nếu có) khi có sự thay đổi như bàn giao, thu hồi, điều chuyển, nâng cấp hay thanh lý tài sản…;
• Thực hiện thủ tục điều chuyển như thu hồi/cấp phát tài sản theo yêu cầu đã được phê duyệt cho người sử dụng có nhu cầu hoặc người sử dụng không còn nhu cầu sử dụng/ hoặc theo thông báo chấm dứt HĐLĐ/ điều chuyển công tác để tái sử dụng hoặc đề xuất thanh lý theo quy định của Công ty;
• Phối hợp với các bộ phận lập kế hoạch kiểm kê theo định kỳ hoặc bất thường do hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý trực tiếp;
• Định kỳ/ đột xuất kiểm tra hệ thống báo cháy, cảnh quan môi trường làm việc, vệ sinh tòa nhà, cung cấp nước uống cho văn phòng.

4. Khác

• Phối hợp và trực tiếp xây dựng các quy trình, quy định của phòng;
• Lập bảng theo dõi và thanh toán chi phí thuê văn phòng, điện, nước, internet và các chi phí hành chính khác hàng tháng của Công ty;
• Các công tác khác liên quan đến Hành chính (cúng khai trương, lễ, tết,...)
• Thực hiện các báo cáo định kỳ/ đột xuất khác theo yêu cầu Quản lý trực tiếp hoặc BGĐ Công ty.

Địa điểm làm việc: TT16, Tam Đảo, Phường 15, Quận 10, Tp. Hồ Chí Minh. Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến Thứ Bảy (8h00-17h00); nghỉ 2 ngày T7/tháng

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học chuyên ngành hành chính - văn thư hoặc khối ngành kinh tế; 
• Ít nhất 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương và có kinh nghiệm trong các nghiệp vụ yêu cầu
• Kỹ năng Quản trị văn phòng, soạn thảo văn bản, tổ chức công việc, ...
• Có khả năng làm việc độc lập và đề xuất ra quyết định
• Chăm chỉ, siêng năng, tự tin và có tư duy sáng tạo, năng động,..
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office, Outlook; 
• Sử dụng được tiếng Anh trong công việc là một lợi thế.
• Ưu tiên ứng viên có thể bắt đầu công việc được ngay