Nhân Viên Hành Chính - Phòng Kinh Doanh

Mô tả Công việc

1. Công tác hành chính – văn thư:

Soạn thảo các văn bản nội bộ, tờ trình, báo cáo, thông báo theo yêu cầu của trưởng phòng.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, báo giá, thư chào hàng, thư trao đổi với khách hàng.

Theo dõi tình trạng các hồ sơ, tài liệu gửi – nhận giữa phòng và các bộ phận khác hoặc đối tác.

Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ thông tin khách hàng/dự án theo hệ thống được phân công.

2. Hỗ trợ công việc kinh doanh:

Soạn thảo và điều phối hợp đồng mua bán/dịch vụ với khách hàng theo mẫu có sẵn.

Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan (Sản xuất, Kế toán, Kho…) để đảm bảo đúng cam kết với khách.

Tổng hợp báo giá, bảng kê sản phẩm và cập nhật dữ liệu báo giá cho khách hàng/dự án theo từng thời điểm.

Cập nhật và theo dõi tiến độ thanh toán, công nợ của khách hàng theo phân công.

3. Báo cáo và hỗ trợ quản lý thông tin:

Lập báo cáo định kỳ về số lượng hợp đồng, tiến độ dự án, công nợ,… theo biểu mẫu chung của phòng.

Cập nhật các biểu mẫu, quy trình làm việc, tài liệu hướng dẫn cho team kinh doanh khi có thay đổi.

Hỗ trợ tổ chức họp nội bộ phòng Kinh doanh Dự án và các sự kiện có liên quan đến khách hàng/dự án.

4. Các công việc khác:

Phối hợp với Phòng Hành chính – Nhân sự khi có phát sinh liên quan đến hành chính chung (văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ…).

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng Kinh doanh Dự án hoặc Ban Giám đốc.

Yêu Cầu Công Việc

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Thư ký, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

Có từ 1 năm kinh nghiệm tại vị trí tương tự, ưu tiên từng làm tại công ty xây dựng, nội thất, thương mại – dịch vụ.

Kỹ năng sử dụng Word, Excel tốt (biết tổng hợp bảng biểu, lọc thông tin, soạn thảo nhanh).

Kỹ năng tổ chức hồ sơ, giao tiếp và làm việc nhóm tốt.

Tỉ mỉ, chủ động, bảo mật thông tin và có tinh thần hỗ trợ cao.

Ưu tiên ứng viên có khả năng làm việc với số liệu hoặc đã từng hỗ trợ quản lý hợp đồng/dự án.

Quyền Lợi:

Thời giờ làm việc 8h-17h, từ thứ 2 đến thứ 7 (chiều thứ 7, tùy tình hình công việc có thể nghỉ sớm).

Lương: 8-10 triệu (tùy theo năng lực thực tế).

Môi trường trẻ, năng động, chuyên sâu về nội thất gỗ công nghiệp.

Chế độ chính sách về BHXH, BHYT, BHTN: Được tham gia ngay sau thời gian thử việc và đạt tuyển dụng chính thức.

Được tham gia tổ chức Công Đoàn và hưởng các chế độ phúc lợi từ Công ty.

Hỗ trợ ăn trưa tại nhà máy.