Nhân viên hành chính tổng hợp

Mô tả Công việc

1. Công tác Lễ tân & Hành chính: (60%)

• Lễ tân:

o Chào đón, hướng dẫn khách hàng, đối tác.

o Quản lý khu vực lễ tân, phòng họp (chuẩn bị, sắp xếp lịch họp).

o Tiếp nhận, xử lý và phân phối thư từ, bưu phẩm, tài liệu.

• Văn thư - Lưu trữ:

o Quản lý, lưu trữ, sắp xếp công văn, hợp đồng, tài liệu đi và đến theo quy trình.

o Thực hiện đóng dấu, sao y, công chứng các giấy tờ cần thiết.

• Quản lý Mua sắm & Cấp phát:

o Chịu trách nhiệm mua sắm, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, đồng phục, đồ bảo hộ lao động.

o Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, làm thủ tục mua hàng và quản lý tồn kho.

o Quản lý và theo dõi danh mục tài sản, công cụ dụng cụ được cấp phát.

2. Hỗ trợ Nhân sự & Nội vụ (40%)

• Kiểm soát tuân thủ nội quy:

o Chấm công: Theo dõi, quản lý dữ liệu chấm công; tổng hợp bảng chấm công, báo cáo ngày công, phép, nghỉ bù hàng tháng.

o Giám sát thực hiện nội quy: Theo dõi, giám sát việc tuân thủ quy định về giờ giấc làm việc (đi muộn, về sớm) và tác phong (mặc đồng phục).

o Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về các trường hợp vi phạm và đề xuất xử lý.

• Tổ chức sự kiện & Hỗ trợ Truyền thông nội bộ:

o Tổ chức sự kiện: Tham gia lên ý tưởng, lập kế hoạch, và triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty (sinh nhật tháng/quý, team building, du lịch, Year End Party, các ngày lễ...).

o Hỗ trợ Truyền thông nội bộ:

▪ Soạn thảo và đăng tải các thông báo, chính sách mới, tin tức nội bộ lên các kênh chung (bảng tin, email, group chat...).

▪ Quản lý và phát triển các kênh truyền thông nội bộ để gia tăng sự tương tác và gắn kết của nhân viên.

▪ Lên ý tưởng và thực hiện các chương trình, hoạt động nhằm xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Yêu Cầu Công Việc

• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên

• Kinh nghiệm:

o Có từ 6 tháng kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

o Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, truyền thông nội bộ, khả năng làm MC.

• Ngoại hình: Ưa nhìn, giọng nói chuẩn, dễ nghe, tác phong nhanh nhẹn.

• Kỹ năng:

o Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống khéo léo, chuyên nghiệp.

o Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và sự kiện tốt.

o Năng động, sáng tạo, có khả năng kết nối mọi người.

o Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao.

o Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

o Biết sử dụng các công cụ thiết kế cơ bản (Canva) là một lợi thế lớn.