Nhân viên hành chính

Mô tả Công việc

1. Quản lý Tài sản và Hành chính

• Quản lý tài sản cố định: Theo dõi, kiểm kê và quản lý các tài sản của công ty như thiết bị văn phòng, máy móc, phương tiện, đồ dùng nội bộ, đảm bảo tài sản được bảo quản và sử dụng hợp lý;
• Theo dõi và báo cáo tình trạng tài sản: Đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin về tình trạng và vị trí của tài sản, lên kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa khi cần thiết;
• Quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị: Đảm bảo đầy đủ các dụng cụ cần thiết cho hoạt động văn phòng và các phòng ban khác, theo dõi việc sử dụng để tránh lãng phí;
• Kiểm soát chi phí: Thanh toán các chi phí hành chính văn phòng tại Việt Nam, kiểm tra, hỗ trợ thanh toán chi phí hành chính hàng tháng của các văn phòng thị trường nước ngoài;
• Quản lý mặt bằng, layout chỗ ngồi: Quản lý vệ sinh văn phòng, kiểm soát chỗ ngồi văn phòng;
• Thực hiện mua sắm hỗ trợ quản lý chung: xe ô tô, chuyển phát nhanh, nước, điện;
• Ngoai giao: Làm việc với cơ quan chức năng, BQL tòa nhà khi có vấn đề phát sinh;
• Văn thư lưu trữ: Soạn thảo và Quản lý công văn, thông báo. Thực hiện lấy số và quản lý số văn bản;
• Công việc hành chính chung: Tìm kiếm, setup văn phòng mới, chuẩn bị các tài liệu hành chính và hỗ trợ hậu cần cho các phòng ban.

2. Báo cáo và Cải tiến quy trình

• Báo cáo định kỳ: Cung cấp các báo cáo định kỳ về tình trạng tài sản, nhu cầu bổ sung hoặc sửa chữa tài sản;
• Đề xuất cải tiến: Đề xuất các phương án cải tiến nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản.

Yêu Cầu Công Việc

• 1 năm kinh nghiệm;
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý tài sản hiệu quả;
• Khả năng giao tiếp tốt, linh hoạt trong việc làm việc với các phòng ban khác;
• Tính cẩn thận và tỉ mỉ, đặc biệt là trong việc quản lý tài sản và xử lý các báo cáo.