Nhân Viên Phòng Cung Ứng Và Dịch Vụ Khách Hàng

Mô tả Công việc

Mục đích:

Để phục vụ khách hàng bằng cách chịu trách nhiệm quản lý quan hệ thương mại cho một nhóm khách hàng xác định và chủ động liên lạc với các phòng ban khác trong Công ty (phòng Bán hàng, Cung ứng, Nhà máy Gò Dầu & Hải Phòng, v.v.) nhằm đảm bảo rằng toàn bộ các dịch vụ của Công ty được triển khai phù hợp với nhóm khách hàng.

CHI TIẾT CÔNG VIỆC:

1/ Xử lý hồ sơ cho sản phẩm nhập khẩu:

• Phối hợp với chủ tàu Thái Lan/Trung Quốc có tàu do TSV thuê và chỉ định tàu cho các nhà cung cấp, quản lý hành trình tàu.

• Phối hợp với nhà cung cấp đảm bảo quá trình bơm hàng tại nước xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, đúng quy định.

• Kiểm tra với đại lý tàu nếu tàu được chỉ định bởi nhà cung cấp được chấp nhận tại cảng bơm hàng và cảng nhận hàng; thông báo cho cảng Gò Dầu và Hải Phòng về tàu sắp đến.

• Mua bảo hiểm cho các lô hàng có điều kiện giao FOB, CFR,...

• Theo dõi tình trạng lô hàng, kiểm tra chứng từ để đảm bảo chính xác và suôn sẻ.

• Xin giấy phép nhập khẩu hàng tiền chất và theo dõi quá trình duyệt PEN của Cục Ma túy hai nước.

• Theo dõi lịch vận chuyển, yêu cầu nhà cung cấp gửi chứng từ, phối hợp forwarder vận chuyển hàng về kho/bến đúng hạn để giảm chi phí.

• Khai báo hóa chất, đăng ký nhập khẩu với Bộ Công Thương và chuẩn bị hồ sơ tái áp dụng.

• Đảm bảo thông quan suôn sẻ trước khi tàu đến.

• Gửi chứng từ nhập khẩu mềm cho các bộ phận liên quan (Loading Master, Stock Controller, Lab,...).

• Kiểm tra và xác minh hóa đơn trong SAP qua MIRO, đảm bảo GR/IR cân bằng.

• Thực hiện các bước khai báo hải quan sau khi nhận hàng: khai báo lại, xin C/O D/E/AK, yêu cầu hoàn thuế nhập khẩu,...

• Mở LC và phối hợp với bộ phận Tài chính để sắp xếp kế hoạch thanh toán.

• Khiếu nại bảo hiểm cho trường hợp thiếu hàng.

• Cung cấp chứng từ cho kế toán để thanh toán đúng hạn, đúng giá trị lô hàng.

• Gửi hồ sơ yêu cầu hàng hóa cho phòng Tài chính.

2/ Xử lý chứng từ cho sản phẩm xuất khẩu:

• Làm việc với đại lý/chủ tàu để kiểm tra chi phí vận chuyển và dịch vụ dựa trên incoterms.

• Xin giấy phép xuất khẩu cho hàng tiền chất.

• Mua bảo hiểm cho các lô hàng CIF.

• Theo dõi và cập nhật tình trạng đặt chỗ, lịch trình tàu cho khách hàng và các bên liên quan.

• Phối hợp với đội vận hành đảm bảo bốc hàng, thông quan xuất khẩu hoàn tất suôn sẻ.

• Xin CO form D cho hàng sản xuất (nếu cần).

• Theo dõi khách hàng để đảm bảo thanh toán đúng hạn.

3/ Xử lý chứng từ cho sản phẩm mua nội địa:

• Ký hợp đồng mua bán và COA cho hàng mới mua.

• Gửi thông tin đến các bộ phận liên quan: kho, logistics, Lab.

• Gửi kế hoạch thanh toán cho phòng Tài chính.

• Theo dõi kế hoạch giao hàng, đảm bảo hàng hóa được giao hợp lệ.

• Xác minh hóa đơn trong SAP qua MIRO, đảm bảo GR/IR cân bằng.

4/ Nhiệm vụ khác:

• Đảm bảo hoàn thành các hoạt động chốt sổ cuối tháng đúng hạn, chính xác.

• Thu thập Thẻ kiểm soát kinh doanh hóa chất độc hại đã ký hàng tháng.

• Kiểm tra hàng tồn kho cuối quý tại nhà máy và kho.

• Đầu mối SAP cho module SD.

• Phối hợp với bộ phận Tài chính cung cấp hồ sơ cho kiểm toán viên bên ngoài.

• Chuẩn bị báo cáo nhập – xuất – tồn cho sản phẩm theo yêu cầu của dự án hoặc cơ quan nhà nước.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Purpose:

To serve customers by taking responsibility for commercial relationship management for a defined group of customers and proactively liaising with other departments within the Company (Commercial team, Supply Chain, Go Dau & Hai Phong terminals, etc.) to ensure that the full range of Company services are deployed in line with customer segmentation.

DETAILED RESPONSIBILITIES:

1/ Handle documentation for import products:

• Coordinate with Thai/Chinese ship owners whose vessels are chartered by TSV and nominate vessels to suppliers; manage vessel itinerary.

• Coordinate with suppliers to ensure smooth loading operations in exporting countries.

• Check with agents if nominated vessels by suppliers are acceptable at loading/discharge ports; inform Go Dau and Hai Phong Terminals of incoming vessels.

• Purchase insurance for shipments under FOB, CFR incoterms, etc.

• Follow up shipment status and check documents for accuracy and compliance.

• Apply for import license for narcotic-related products and follow PEN approval process of both exporting and importing countries.

• Based on shipping schedules, chase suppliers for shipping documents and follow up with forwarders for timely delivery to minimize cost.

• Process chemical declarations, register importation with MOI, and prepare for re-application.

• Ensure customs clearance is completed before vessel arrival.

• Send soft import documents to related departments (Loading Master, Stock Controller, Lab, etc.).

• Verify invoices and perform invoice verification in SAP via MIRO; ensure GR/IR is balanced.

• Handle post-import customs declaration steps such as re-declarations, applying for C/O D/E/AK, and import tax claims.

• Open LC as required and coordinate with Finance to arrange payment schedule.

• File insurance claims for product shortage.

• Provide necessary documents to accounting to ensure on-time and accurate payment.

• Send cargo request documents to Finance team.

2/ Handle documentation for export products:

• Work with agents/owners to check export freight and service costs per incoterm plan from Sales or BD team.

• Apply for export license for narcotic products.

• Purchase insurance for CIF shipments.

• Monitor booking and vessel itinerary; update customers and related parties.

• Coordinate with operation team to ensure smooth export loading and customs clearance.

• Process CO form D for manufactured products if required.

• Follow up with customers for timely payments.

3/ Handle documentation for local purchased products:

• Proceed with signing sales contracts and COA for newly purchased cargo.

• Send related information to stock control, logistics, and Lab departments.

• Send payment plan to Finance based on supplier payment agreement.

• Monitor with suppliers and operation team to ensure valid delivery.

• Verify invoices in SAP via MIRO; ensure GR/IR is balanced.

4/ Others:

• Ensure timely and accurate completion of month-end closing activities.

• Prepare and collect counter-signed Toxic Chemicals Trading Control Cards monthly.

• Conduct quarterly stock checks at terminals and warehouses.

• Act as SAP focal point for SD Module.

• Coordinate with Finance to provide required documentation to external auditors.

• Prepare import-export-inventory reports as required by projects or government agencies.

Yêu Cầu Công Việc

Yêu cầu:

Học Vấn:

• Tốt nghiệp đại học, chuyên ngành kinh tế, ngoại Thương hoặc các ngành liên quan
• Tiếng Anh tốt
• Thông thạo sử dụng vi tính văn phòng

Kinh nghiệm:

• Có kinh nghiệm làm việc với SAP là 1 lợi thế
• Có óc tổ chức
• Quan tâm và tập trung vào dịch vụ và khách hàng
• Kiên nhẫn, chủ động, trách nhiệm, siêng năng và tính chính xác cao trong công việc
• Khả năng làm việc dưới áp lực cáo và thời hạn nghiêm ngặt
• Sẵn sàng làm việc ngoài giờ
• Kỹ năng giao tiếp tốt và có sức ảnh hưởng tốt

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Requirements:

Education:

• Proficiency in English skills both spoken and written.
• Proficiency in Microsoft Office application

Experience:

• Possess experienced in working with SAP system is preferable
• Well-organized and detailed.
• Strongly customer focused and service minded
• Be patient, active, responsibilities, hardworking and accurate at work.
• Ability to work under high pressure and strict deadlines.
• Be willing to work overtime.
• Good interpersonal and influencing skills.