Nhân viên Sales Admin

Mô tả Công việc

* Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng/hợp đồng bằng cách:

- Tiếp nhận thông tin và soạn báo giá, đơn hàng, hợp đồng

- Theo dõi xuyên suốt tiến trình báo giá, xác nhận đơn hàng, ký kết hợp đồng với khách hàng

- Theo dõi tiến độ của đơn hàng/dự án bao gồm các giai đoạn: thiết kế bản vẽ, Danh mục vật tư chi tiết, mua hàng, thanh toán của kế toán, sản xuất.. để phục vụ cho tiến độ của dự án.

- Cập nhật đầy đủ thông tin vào các file tiến độ thực hiện đơn hàng/hợp đồng và báo cáo kịp thời cho cấp Quản lý

- Theo dõi và kiểm soát giá vốn theo dự toán đã trình duyệt của từng dự án. Làm báo cáo phân tích giá vốn của từng Dự án khi có yêu cầu.

- Theo dõi, đối chiếu giá mua dự toán với giá mua thực tế. Báo cáo ngay khi giá mua thực tế vượt định mức dự toán.

- Phản hồi đến khách hàng về tiến độ xử lý đơn hàng/dự án, phối hợp các phòng ban liên quan xử lý các vấn đề phát sinh trong việc xử lý đơn hàng/dự án.

- Thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng để khách hàng sắp xếp nhân sự nhận và ký biên bản giao hàng

- Phối hợp với bộ phận giao nhận, kho để vận chuyển hàng hóa đến điểm giao

* Hoàn thiện hồ sơ, chứng từ liên quan đến dự án

- Theo dõi và phát hành các chứng từ thanh toán: Đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…theo tiến trình đơn hàng

- Tổng hợp giá vốn đầu vào theo đơn hàng/dự án

- Phối hợp với bộ phận kế toán xuất hoá đơn ghi nhận doanh thu/công nợ đơn hàng

* Các công việc khác

- Quản lý công nợ khách hàng, đốc thúc khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn.

- Báo cáo định kỳ (Tuần/Tháng) về tiến độ thực hiện đơn hàng, công nợ khách hàng cho cấp quản lý.

- Hỗ trợ các công việc còn lại theo yêu cầu của Quản lý Phòng Kinh Doanh.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ học vấn - chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên (Ưu tiên sinh viên mới tốt nghiệp, không yêu cầu kinh nghiệm)

Kỹ năng Tin học: Sử dụng thành thạo MS. Office: word, excel

Trình độ Ngoại ngữTiếng Anh : căn bản đọc hiểu, biết sử dụng tiếng Anh thương mại là một lợi thế

Kiến thức & Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên sinh viên mới tốt nghiệp, không yêu cầu kinh nghiệm

Kỹ năng và Thái độ cần thiết: Nhanh nhẹn, trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm trong công việc và tinh thần cầu tiến