Nhân viên văn thư lưu trữ

Mô tả Công việc

1. Công tác văn thư:

- Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trình chuyển, theo dõi và lưu trữ tất cả văn bản đến.

- Soạn thảo, trình ký, phát hành, quản lý văn bản đi theo đúng thể thức, thẩm quyền.

- Quản lý, sử dụng con dấu (nếu được phân công), đảm bảo đúng quy định.

- Thực hiện sao y, chứng thực, photo tài liệu theo yêu cầu, đảm bảo bảo mật.

2. Công tác lưu trữ:

- Thu thập, sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị.

- Quản lý thời hạn lưu trữ và thực hiện huỷ văn bản hết hạn lưu trữ.

- Xây dựng quy chế, quy định, quy trình về văn thư lưu trữ và bảo mật.

- Lập danh mục, phân loại, chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ.

- Bảo quản an toàn hồ sơ, tránh thất lạc, hư hỏng.

- Phục vụ việc tra cứu, cung cấp tài liệu khi có yêu cầu, đúng thẩm quyền.

3. Công tác bảo mật:

- Tiếp nhận, quản lý, lưu trữ, chuyển giao văn bản, tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật theo đúng quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Niêm phong, quản lý sổ đăng ký tài liệu mật, thực hiện quy trình bảo mật thông tin.

- Giám sát việc khai thác, sử dụng tài liệu, đảm bảo không để rò rỉ thông tin.

- Báo cáo ngay cho lãnh đạo khi phát hiện nguy cơ mất an toàn thông tin.

4. Công tác hành chính hỗ trợ:

- Quản lý văn phòng phẩm, in ấn, photo tài liệu.

- Phối hợp với các bộ phận trong các công tác hành chính, hậu cần.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo Phòng hành chính.

5. Trách nhiệm trong công việc:

Nhân sự giữ chức danh này phải chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự theo quy định pháp luật nếu để xảy ra:

- Rò rỉ, thất lạc, hư hỏng tài liệu.

- Sử dụng hồ sơ, tài liệu sai mục đích hoặc trái thẩm quyền.

- Cố ý tiết lộ thông tin mật, tài liệu mật của Công ty ra bên ngoài.

Yêu Cầu Công Việc

-          Trình độ: Tốt nghiệp trung cấp/cao đẳng/đại học chuyên ngành Hành chính – Văn thư – Lưu trữ hoặc ngành liên quan.

-          Kỹ năng: Thành thạo nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, hiểu biết pháp luật về văn thư lưu trữ, bảo mật thông tin; sử dụng tốt tin học văn phòng và phần mềm quản lý văn bản; kỹ năng tổ chức, lưu trữ, tra cứu hồ sơ khoa học.

-          Phẩm chất: Trung thực, cẩn trọng, kính đáo, có tinh thần trách nhiệm cao và tuân thủ bảo mật tuyệt đối, có đạo đức nghề nghiệp.