SALES ADMIN / HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Mô tả Công việc

Mục tiêu:

· Thực hiện công việc quản lý báo phí, hợp đồng và chăm sóc khách hàng; đồng thời đảm bảo công tác hành chính – văn phòng được vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu hoạt động của toàn công ty.

Nhiệm vụ chính:

A. Nhiệm vụ về Báo phí & Hợp đồng

• Soạn, gửi và theo dõi báo phí dịch vụ (audit fee proposal) cho khách hàng theo hướng dẫn từ bộ phận chuyên môn.
• Chuẩn bị, rà soát và quản lý hợp đồng dịch vụ kiểm toán – tư vấn: đảm bảo tính chính xác, tuân thủ mẫu biểu và quy trình nội bộ.
• Cập nhật và quản lý danh sách khách hàng – hợp đồng – báo phí trên hệ thống.
• Theo dõi tình trạng ký kết, gia hạn, thanh lý hợp đồng; nhắc nhở các bên liên quan đúng tiến độ.
• Soạn thảo công văn, thư trao đổi, email chào phí và phản hồi khách hàng.
• Phối hợp với kế toán trong việc xuất hóa đơn, theo dõi thanh toán và công nợ.

B. Nhiệm vụ hành chính – văn phòng

• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ công văn đến/đi, hợp đồng, hồ sơ khách hàng, và tài liệu nội bộ.
• Quản lý con dấu, giấy tờ pháp lý, hợp đồng lao động, quyết định và các văn bản nội bộ.
• Soạn thảo các thông báo, quyết định, biểu mẫu hành chính khi có yêu cầu.
• Quản lý cơ sở vật chất – trang thiết bị văn phòng: máy in, máy photocopy, điện thoại, văn phòng phẩm, nước uống, vệ sinh, v.v.
• Đặt phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho cuộc họp, tiếp khách, training, sự kiện nội bộ.
• Theo dõi chấm công, ngày phép, tăng ca, tổng hợp dữ liệu gửi bộ phận nhân sự/kế toán tính lương.
• Phối hợp tuyển dụng cơ bản: đăng tin, sàng lọc hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn, hỗ trợ hội nhập nhân viên mới.
• Hỗ trợ truyền thông nội bộ, sinh nhật nhân viên, các hoạt động phong trào, quà tặng, phúc lợi.
• Thực hiện các công việc hành chính phát sinh khác theo yêu cầu của Trưởng phòng HCNS.

Yêu Cầu Công Việc

·         Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Kinh tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Hành chính – Nhân sự hoặc các ngành liên quan.

·         Có kinh nghiệm từ 1–2 năm ở vị trí Sales Admin / Hành chính / Thư ký, ưu tiên trong môi trường kiểm toán, kế toán, tư vấn dịch vụ.

·         Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); có kỹ năng soạn thảo văn bản và giao tiếp chuyên nghiệp.

·         Năng động, cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao và kỹ năng sắp xếp công việc tốt.

·         Ưu tiên có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản.

Chế độ đãi ngộ:

• Mức lương: 7.000.000 – 10.000.000 VNĐ/tháng
• Thưởng tháng 13 và các khoản phụ cấp lễ, Tết;
• Chế độ bảo hiểm bắt buộc và bảo hiểm sức khỏe tư nhân Bảo Việt;
• Hỗ trợ chi phí học tập, thi các chứng chỉ chuyên ngành;
• Chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ và cơ hội đào tạo;
• Du lịch công ty (ít nhất 1 lần/năm).

Thời gian làm việc: 08h30 – 17h30, Thứ Hai đến Thứ Sáu (riêng từ tháng 12 đến tháng 5 làm thứ bảy)
Địa chỉ: 50A Tôn Thất Thuyết, Phường Xóm Chiếu, TP. HCM