Thư ký Ban Tổng Giám Đốc

Mô tả Công việc

Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ trình ký & lưu trữ chứng từ:

- Thực hiện công tác soạn thảo và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo yêu cầu của quản lý;

- Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác đúng thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt;

- Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo đúng phân quyền.

- Rà soát và kiểm tra hồ sơ trước khi trình ký.

Nhiệm vụ 2: Thực hiện và điều phối công tác đối nội & đối ngoại:

- Đặt lịch họp nội bộ & thông báo và nhắc lịch những thành viên tham dự;

- Đón khách và sắp xếp lịch họp với đối tác;

- Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo/ thông điệp/ quyết định của Hội đồng Điều hành đến các Phòng ban chuyên môn. Theo dõi, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra;

- Tham gia một số cuộc họp liên quan đến việc vận hành và hoạt động của Công ty khi có yêu cầu từ Hội đồng Điều hành;

- Tổng hợp báo cáo của tiến độ công việc các phòng ban để kịp thời phối hợp, giải quyết & báo cáo lên Hội đồng Điều hành.

Nhiệm vụ 3: Thực hiện công việc hành chính:

- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo,... theo yêu cầu;

- Thực hiện các công việc liên quan đến nghĩa vụ & quyền lợi theo chính sách chung của Tập đoàn;

- Nhắc lịch làm việc, lập & thông báo lịch làm việc/lịch công tác của Hội đồng Điều hành đến các Phòng ban liên quan.

- Điều phối công tác hành chính chung của phòng ban.

Nhiệm vụ 4: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên trong phạm vi chuyên môn.

Yêu Cầu Công Việc

- Tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Luật,…. Hoặc các ngành khác có liên quan

- Có từ 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Thư ký, Trợ lý Giám đốc, Chủ tịch HĐQT,... tại các Tập đoàn và Công ty có quy mô lớn.

- Chiều cao tối thiểu 1m6.

- Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, phân tích tổng hợp báo cáo

- Khả năng quản lý hồ sơ tốt