Thư Ký Dự Án

Mô tả Công việc

1. Công tác chuẩn bị hồ sơ tại văn phòng:

- Quản trị các hồ sơ tại văn phòng thuộc phạm vi phòng ban phụ trách.

+ Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ khoa học theo từng dự án.

+ Đối với từng dự án phân chia thành từng hạng mục nhỏ để lưu trữ (file mềm và file cứng).

- Thực hiện các công tác báo cáo thuộc phạm vi phòng ban đến các phòng ban liên quan.

- Tổng hợp báo cáo tình hình triển khai dự án.

- Làm đầu mối các công việc liên quan đến hồ sơ tạm ứng và thanh toán cho các dự án.

- Các công việc liên quan đến làm thầu/ khảo sát.

2. Các công việc liên quan đến dự án:

- Tiếp nhận các HS pháp lý liên quan đến từng dự án ( file hoặc bản cứng).

- Tiếp nhận các HĐ kinh tế liên quan đến từng dự án.

- Theo dõi thanh toán và thời gian giao hàng đảm bảo tiến độ cấp hàng cho dự án.

- Theo dõi tiến độ thanh toán hợp đồng đầu ra và hỗ trợ tập hợp chứng từ phục vụ thanh quyết toán.

3. Phối hợp với các phòng ban liên quan:

- Phối hợp với phòng thầu về các điều khoản thanh toán và thời gian cấp hàng.

- Thường xuyên cập nhật thông tin với bộ phận mua hàng về tình hình hàng hóa.

- Tương tác với bộ phận kế toán về tạm ứng, thanh toán cho nhà thầu phụ đảm bảo tiến độ dự án.

4. Các công việc liên quan đến bảo hành.

Yêu Cầu Công Việc

YÊU CẦU BỔ SUNG:

Trình độ học vấn/chuyên  môn:

- Tốt nghiệp Đại học. Ưu tiên đại học Ngoại thương, Kinh tế quốc dân, Thương mại,...

Kiến thức:

- Kiến thức về quản lý hồ sơ. tài liệu.

- Kiến thức về kế toán công nợ.

- Kiến thức về các vật tư, thiết bị hàng hóa đặc thù thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty.

Kỹ năng:

- có khả năng làm hồ sơ bằng tiếng Anh.

- Kỹ năng tổng hợp, báo cáo và làm việc nhóm.

- Kỹ năng lập kế hoạch.

- Kỹ năng quản lý và kiểm soát hồ sơ.

- Kỹ năng tin học văn phòng: sử dụng máy tính, word, excel, Project manager, internet, email, autocad, visio,..

- Kỹ năng tổ chức lưu kho, giao-nhận hàng hóa.

Phẩm chất cá nhân:

- Khả năng thích ứng, kiên nhẫn, chịu được áp lực, quan sát.

- Ham học hỏi, có tinh thần cầu thị, trung thực, tính kỷ luật cao.