Thư Ký Khối Xây dựng

Mô tả Công việc

1. Thư ký cuộc họp

· Tham gia, ghi chép và lập biên bản đầy đủ, chính xác các nội dung, kết luận và phân công tại các cuộc họp của Khối.

· Theo dõi, đôn đốc và báo cáo tiến độ thực hiện các hành động/kết luận sau cuộc họp.

2. Soạn thảo & quản lý văn bản

· Soạn thảo công văn, tờ trình, báo cáo, thông báo, thư mời và các loại văn bản khác theo yêu cầu.

· Quản lý, phân loại, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi/đến, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tra cứu.

· Lập báo cáo tuần, báo cáo tháng, và hỗ trợ làm báo cáo 6 tháng cho Khối.

3. Hỗ trợ chuyên môn dự án

· Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo định kỳ, bài thuyết trình, tài liệu kỹ thuật phục vụ các dự án xây dựng.

· Phối hợp với các bộ phận liên quan để thu thập thông tin, tổng hợp và hoàn thiện hồ sơ dự án.

4. Điều phối & quản lý lịch công tác

· Lập kế hoạch, sắp xếp các cuộc họp, hội thảo, lịch công tác của Lãnh đạo Khối.

· Chuẩn bị hậu cần (phòng họp, trang thiết bị, tài liệu) cho các cuộc họp, sự kiện.

5. Phối hợp triển khai công việc

· Kết nối và làm việc với các phòng/ban chức năng để triển khai các nhiệm vụ của Khối đúng tiến độ.

· Thường xuyên cập nhật tình hình và báo cáo cho TBP.

6. Thủ tục hành chính & hỗ trợ nội bộ

· Lập đề xuất mua sắm, theo dõi thanh toán và các chi phí hành chính khác.

· Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị hỗ trợ công việc.

· Lập kế hoạch tài chính cho Khối và theo dõi cập nhật định kỳ hàng tháng

7. Thủ tục thanh toán & công tác đối ngoại

· Tiếp nhận hồ sơ và tiến hành làm hồ sơ thanh toán cho đối tác, nhà thầu

· Xử lý các hồ sơ liên quan công việc với nhà thầu phụ, đơn vị tư vấn

· Giải trình và xử lý các vướng mắc liên quan tới hồ sơ thanh toán với kế toán, nhà thầu.

8. Nhiệm vụ khác

Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo Khối trong từng thời điểm.

Yêu Cầu Công Việc

·  Giới tính: Nam/ nữ

·  Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Xây dựng, Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, hoặc các ngành liên quan.

·  Kỹ năng tin học: Thành thạo các phần mềm MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), có khả năng soạn thảo văn bản và trình bày chuyên nghiệp.

·  Ngoại ngữ: Tiếng Anh chuyên ngành xây dựng, đủ để làm việc với đối tác nước ngoài và xử lý tài liệu kỹ thuật.