Thư Ký Kỹ Thuật (Admin Technician)

Mô tả Công việc

· Tiếp nhận các chỉ thị trực tiếp về công việc hàng ngày từ kỹ sư trưởng.

· Sắp xếp lịch hẹn /thời gian làm việc cho các bộ phận khi có yêu cầu.

· Sắp xếp và phối hợp tổ chức các cuộc họp dưới sự chủ trì của kỹ sư trưởng.

· Tham dự và ghi lại biên bản cuộc họp nếu được yêu cầu.

· Soạn thảo và phân phối các bản ghi nhớ, thông tin và các công văn có tính chất công việc được đề xuất bởi Quản lý Tòa nhà / kỹ sư trưởng.

· Lưu trữ các điều lệ, quy định của Tòa nhà một cách khoa học (sổ tay, hướng dẫn thực hiện trang trí nội thất…).

· Nhận và lưu trữ các báo cáo từ các Trưởng bộ phận.

· Gửi các thông tin cần thiết đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng.

· Thay mặt Kỹ sư trưởng, gửi đi các nhiệm vụ cần thực hiện đến toàn thể nhân viên một cách khoa học và theo dõi để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành chính xác.

· Cập nhật chỉ số điện, nước, phiếu báo hỏng, các biên bản sự cố v.v…để làm báo cáo tuần, tháng, quý đồng thời gửi mail cho cấp trên và các bộ phận liên quan.

· Quản lý hồ sơ, tài liệu và lập thành từng file riêng biệt, thống nhất và được lưu giữ cẩn thận.

· Photo các form, biểu mẫu và làm công văn, tờ trình, báo cáo… liên quan đến bộ phận kỹ thuật.

· Kiểm tra kho, dụng cụ workshop và kết hợp với giám sát để order vật tư. Hàng tháng tổng hợp phiếu nhập, xuất vật tư (bóng đèn, pin, băng dính…) để lên bảng excel tổng hợp nhập, xuất, tồn gửi mail cho bộ phận kế toàn.

· Sắp xếp lịch trực hàng tháng, lịch training hệ thống tòa nhà, bảo dưỡng điều hòa cho phòng kỹ thuật. Thực hiện công tác chấm công, theo dõi các ngày nghỉ… của CBNV trong bộ phận.

· Order văn phòng phẩm và đồ ăn cho bộ phận kỹ thuật.

· Đảm bảo các báo cáo hàng ngày /hàng tuần /hàng tháng /hàng quý /hàng năm được soạn thảo và nộp đúng thời hạn.

· Hỗ trợ Giám sát dịch vụ soạn thảo các văn bản (thư từ, fax, bản ghi nhớ, thông báo…) trước khi gửi đến cư dân.

· Thu thập, lưu trữ và báo cáo đến Quản lý Tòa nhà các khiếu nại / các sự việc từ phía cư dân.

Yêu Cầu Công Việc

·         Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh / Graduate from College or University majoring in Business Administration.

·         Kỹ năng ứng xử đàm phán và giao tiếp tốt để giao tiếp với đồng nghiệp khách hàng và các bên liên quan khác / Strong interpersonal, negotiation and communication skills for liaising with colleagues, customers and other stakeholders.

·         Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Word, Excel) / Proficient in Microsoft Office (MS Word, Excel).

·         Tiếng anh Giao tiếp / Can communicate in English.

·         Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan ưu tiên kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bất động sản / At least 1 years experiences in related field, experience in real estate management is an advance.

·         Có khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin, cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin.

·         Chủ động có năng lực linh hoạt và sẵn sàng học hỏi.

·         Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm.

·         Trình độ học vấn để viết báo cáo và thuyết trình.

·         Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực.

·         Sáng tạo trí tưởng tượng và khả năng vận dụng sáng kiến.

·         Kỹ năng làm việc nhóm phân tích và giải quyết vấn đề tốt .