Thư ký Tổng Giám Đốc

Mô tả Công việc

- Thay mặt Tổng giám đốc kiểm tra, giám sát, đôn đốc công việc các phòng ban, bộ phận theo kế hoạch, biên bản, chỉ đạo.
- Là cầu nối thông tin giữa các phòng ban, bộ phận với Tổng giám đốc.
* Kiểm tra, theo dõi giấy tờ trình

- Tiếp nhận, rà soát, kiểm tra công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban, bộ phận trực thuộc trình ký theo quy định, quy chế và quy trình của công ty.
- Theo dõi trình ký và trả lại hồ sơ cho các phòng ban

* Soạn thảo các biểu mẫu, văn bản, tài liệu, công văn theo chỉ đạo
- Mẫu báo cáo kế hoạch tuần, báo cáo tổng kết
- Biên bản họp giao ban, họp chuyên đề
- Các văn bản khác theo chỉ định
- Soạn thảo, trả lời e-mail theo yêu cầu

* Báo cáo tiến độ, đánh giá về hiệu quả làm việc các phòng ban
- Tổng hợp báo cáo tuần
- Lập đánh giá mức độ hoàn thành công việc
- Hỗ trợ các phòng ban lập báo cáo kế hoạch tuần, báo cáo tổng kết quý, năm
- Theo dõi và báo cáo về diễn biến thường lệ trong hoạt động của công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ

* Theo dõi thanh toán chi phí công tác
- Thu nhận hóa đơn, chứng từ chi phí công tác
- Lập bộ thanh toán và theo dõi quá trình thanh toán chi phí

* Quản lý tài liệu, công văn, hồ sơ
- Hồ sơ dự án
- Biên bản họp
- Các hồ sơ khác

* Truyền đạt thông tin của Tổng giám đốc đến các phòng ban
Đảm bảo các tiêu chí:
- Thông tin chính xác
- Đầy đủ: Nội dung công việc, người/phòng ban thực hiện, thời hạn

* Công tác khác
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng giám đốc