Thu Ngân / Cashier

Mô tả Công việc

6 MONTHS PERIOD (FROM APRIL TO OCTOBER 2024)

Broad Function

• Manage and be respobsible for all transactions of cash payments, cards, insurance payment correctly and effective
• Provide payment receipt/tax receipt

Main Responsibilities

Receiving patient

• Smile and greet patients based on AIDET principle
• Guide patient to submit service order in a polite and proper manner
• Arrange and handle payment documentation in a sequential and transparent way

Checking service

• Compare services based on charge form and eHos system
• Notify Nurse/Doctor/MS if service charge and system do not match and need to be adjusted
• In case, customer cancels service, cashier notify MS to cancel service
• Complete the expense comparation and notify Insurance Office (If patient uses Insurance

Fee/Service package payment

• Payment of service fee and service package by cash, card or bank transfer
• Explain expense and service cost in the receipt
• Guide patient to perform service or back to see MS after payment completion
• Close service package after customer finished the package

Providing invoice

• Provide number and print all VAT invoices generated in the shift and submit to Accounting Department everyday

Providing payment documents for customer

• Provide all the receipts that customers paid as service receipt, package receipt, prescription receipt
• Provide VAT invoices to customer when require
• Provide VAT invoices and submit to Insurance Office

File completion

• Collect,complete, and submit insurance file to Insurance Office after finishing working shift
• Answer by phone or email about patient’s payment question
• Send receipt or VAT invoice to customer when require via mail
• Collect receipts/VAT invoices/inter-card payments…at the end of working shift and submit to accountant

Reporting

• Report the number of payment patient and revenue daily/weekly/monthly
• Make a revenue report at the end of working shift and submit to Accounting Department
• Report the number of payment patient with/without insurance daily/weekly/monthly
• Report and perform other works as Patient Service Manager’s request

-----------------------------------------------------------------------------

THỜI VỤ 6 THÁNG (TỪ THÁNG 4 ĐẾN THÁNG 10/2024)

Chức năng chính

• Quản lý và chịu trách nhiệm tất cả các giao dịch thanh toán tiền mặt, thẻ, thanh toán BH của BN một cách chính xác và hiệu quả
• Cung cấp các biên lai thanh toán/biên lai thuế.

Trách nhiệm chính

Tiếp nhận bệnh nhân

• Mỉm cười và chào hỏi khách hàng theo nguyên tắc ứng xử trong giao tiếp
• Hướng dẫn BN nộp các chỉ định dịch vụ một cách lịch sự và tận tình
• Sắp xếp và giải quyết hồ sơ thanh toán treo trình tự và minh bạch

Kiểm tra dịch vụ

• Đối chiếu các dịch vụ dựa trên charge form và hệ thống Ehos
• Thông báo điều dưỡng/BS/Thư ký y khoa nếu dịch vụ charge và hệ thống không trùng khớp cần điều chỉnh
• Trường hợp khách hàng hủy dịch vụ, thông báo với thư ký y khoa để hủy dịch vụ
• Hoàn tất đối chiếu chi phí và thông báo bộ phận BH (nếu BN có sử dụng BH)

Thanh toán phí/gói dịch vụ

• Thanh toán phí dịch vụ và gói dịch vụ bằng hình thức tiền mặt, thẻ hoặc chuyển khoản
• Giải thích chi phí và giá các dịch vụ trong biên lai
• Hướng dẫn khách hàng thực hiện dịch vụ hoặc quay trở lại gặp thư ký y khoa sau khi hoàn tất thanh toán
• Khóa các gói dịch vụ sau khi khách hàng hoàn tất sử dụng gói khám

Cung cấp hóa đơn

• Cấp số và in tất cả các hóa đơn VAT phát sinh trong ca trực và nộp cho phòng kế toán hằng ngày

Cung cấp chứng từ thanh toán cho khách hàng

• Cung cấp tất cả các biên lai khách hàng thanh toán như biên lai dịch vụ, biên lai gói, biên lai thuốc….
• Phát hành hóa đơn thuế và cung cấp cho khách hàng khi khách hàng yêu cầu
• Phát hành các hóa đơn thuế và cung cấp cho phòng BH

Hoàn tất hồ sơ

• Thu thập các hồ sơ BH và hoàn thành hồ sơ nộp về phòng BH sau khi kết thúc ca làm việc
• Trả lời bằng điện thoại hoặc email các khoản thanh toán BN còn thắc mắc
• Gửi biên lai hoặc hóa đơn thuế về nhà cho khách hàng theo yêu cầu qua đường bưu điện
• Tổng hợp các biên lai/hóa đơn thuế/liên thanh toán thẻ….vào cuối ca làm việc và nộp kế toán

Báo cáo

• Báo cáo số lượng BN thanh toán và doanh thu hằng ngày/tuần/tháng
• Lập báo cáo doanh thu cuối ca và nộp phòng kế toán
• Báo cáo các trường hợp thanh toán của BN có/không có BH hằng ngày/tuần/tháng
• Báo cáo và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng Phòng DVKH

Yêu Cầu Công Việc

Essential qualitications

• Be knowledgeable about medical terminology is advantage
• Have excellent communication and customer service skills
• Love to work with people. 
• Be able to communicate in English and/ or other languages are advantage. 
•  Be familiar with cash and credit cards
• Be qualified at accounting while handling Front desk responsibilities
• Have basic computer skills to utilize the computerized scheduling/ registration/ accounting software.
• Be able to evaluate and analytically solve problems

Education

• University/ College diploma about Business Administration/ Accounting/ Banking or equivalent.
• Good at listening/ writing/ communicating in English
• Physical
• Nice appearance
• Possess of clearance and pleasant accent
• Can work by shift.

-----------------------------------------------------------------

Trình Độ Chuyên Môn

• Có kiến thức về thuật ngữ chuyên khoa là một lợi thế.       
• Có kĩ năng tốt về giao tiếp và chăm sóc khách hàng.
• Yêu thích làm việc với mọi người.
• Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh và/hoặc ngôn ngữ khác.
• Quen thuộc với các loại thẻ thanh toán và tiền mặt.
• Có năng lực trong lãnh vực tài chính khi có trách nhiệm xử lý công việc tại quầy.
• Có kỹ năng cơ bản về sử dụng máy tính để lên lịch/ đăng ký/ sử dụng phần mềm tài chính.
• Có khả năng đánh giá và phân tích giải quyết vấn đề.

Trình Độ Học Vấn

• Bằng cấp Đại học/ Cao đẳng về Quản trị kinh doanh/ Kế Toán/ Ngân Hàng hoặc tương đương.
• Nghe/ viết/ giao tiếp tốt bằng tiếng Anh
• Sức khỏe tốt       
• Vẻ ngoài dễ nhìn.
• Giọng nói rõ ràng và dễ nghe
• Có thể làm việc theo ca.