Thực tập sinh hành chính nhân sự

Mô tả Công việc

Thực tập sinh Office Operations (IT Support | Admin | Facility)

Mục tiêu vị trí: Hỗ trợ vận hành “xương sống” văn phòng: IT cơ bản, hành chính – văn thư, tài sản – CCDC, hậu cần – cơ sở vật chất; đảm bảo quy trình trơn tru và dữ liệu được lưu trữ đúng chuẩn.

Hỗ trợ IT văn phòng

• Cài đặt Windows, driver, phần mềm cơ bản; cài máy in cho CBNV theo hướng dẫn.

• Kiểm tra lỗi đơn giản phần cứng/phần mềm; phối hợp NCC sửa chữa khi cần.

• Đề xuất CCDC/linh kiện nâng cấp theo nhu cầu phòng ban (theo mẫu).

Văn thư – lưu trữ

• Cài đặt Windows, driver, phần mềm cơ bản; cài máy in cho CBNV theo hướng dẫn.

• Kiểm tra lỗi đơn giản phần cứng/phần mềm; phối hợp NCC sửa chữa khi cần.

• Đề xuất CCDC/linh kiện nâng cấp theo nhu cầu phòng ban (theo mẫu).

Tài sản – CCDC

• In, dán tem mã tài sản; cập nhật Google Sheets theo template.

Hậu cần – Quản gia

• Điền checklist vệ sinh/bếp ăn hằng ngày.

• Ghi nhận sự cố nhỏ (điện, nước, thiết bị) và liên hệ thợ trong danh sách NCC.

Báo cáo – tổng hợp

• Thu thập số liệu xử lý yêu cầu (SLA, tỉ lệ hài lòng) từ hệ thống

Công việc vận hành hệ thống, vận hành khác theo yêu cầu từ quản lý.

Yêu Cầu Công Việc

• Sinh viên năm 3–4 hoặc mới tốt nghiệp các ngành: Quản trị văn phòng, Hệ thống thông tin, CNTT, Quản trị kinh doanh, Logistics/Operations hoặc liên quan.
• Có kinh nghiệm CLB/part-time liên quan admin/IT helpdesk/facility.
• Biết tạo checklist, SOP; từng làm tem tài sản/mã hóa hồ sơ 
• Biết cài Windows, driver, Office; xử lý lỗi nhẹ (in, mạng cơ bản).
• Thành thạo Google Workspace/Microsoft Office (Docs/Sheets/Drive); biết đặt tên file, quản lý thư mục khoa học.
• Sử dụng Google Sheets cơ bản: lọc, sort, VLOOKUP/XLOOKUP đơn giản là lợi thế.
• Cẩn thận, tuân thủ quy trình; bảo mật tài liệu tốt.
• Giao tiếp rõ ràng, biết phối hợp nhà cung cấp (NCC) và các phòng ban.
• Thẳng thắn & trung thực khi xử lý dữ liệu, chứng từ.
• Nhanh nhẹn, tư duy cải tiến, cầu thị học hỏi, khả năng lắng nghe và quan sát tốt
• Sẵn sàng học quy trình mới, thích công cụ số/AI.

Quyền lợi

• Thời gian thực tập: 3–6 tháng.
• Hỗ trợ mộc và số liệu cho các đề tài tốt nghiệp.
• Hỗ trợ: phụ cấp 3,5 triệu VNĐ/tháng + máy tính công ty.
• Cơ hội đào tạo:
  • Được Trưởng nhóm kèm hướng dẫn, tham gia số hóa quy trình: Đào tạo tư duy xử lý số liệu, nâng cao kỹ năng phân tích data, kỹ năng sử dụng công nghệ phần mềm, excel, API, Google Workspace,…
  • Được hướng dẫn trực tiếp về nghiệp vụ hành chính: Luật cơ bản về văn bản nội bộ, làm việc với đơn vị nhà nước, cơ quan doanh nghiệp đối tác, nhà cung cấp, tổ chức sự kiện nội bộ, …
• Cơ hội trở thành nhân viên chính thức sau thời gian thực tập
• Môi trường làm việc trẻ, khuyến khích nhân viên sáng tạo đổi mới và ứng dụng công nghệ gia tăng hiệu suất công việc.