Trưởng bộ phận Hành chính

Mô tả Công việc

1. Quản lý, triển khai, giám sát các hoạt động của Hành chính văn phòng, Lễ Tân, Phiên dịch, Lái xe

• Phân công công việc; triển khai công việc; giám sát các hoạt động của các nhân viên Hành chính văn phòng, Lễ tân, Phiên dịch, Lái xe.

2. Thực hiện, triển khai các công việc hậu cần cho các sự kiện của Công ty

• Quản lý, triển khai các công việc hậu cần các cuộc họp, hội thảo, đào tạo, các sự kiện của Công ty: hội nghị khách hàng, sinh nhật công ty…;

• Rà soát, kiểm tra việc chuẩn bị phòng họp, teabreak… theo yêu cầu

3. Quản lý tài sản, CCDC tại Nhà máy, khối Văn phòng

• Quản lý tài sản, thiết bị của khối văn phòng: Tiếp nhận, bàn giao tài sản, trang thiết bị cho cá nhân, phòng ban sử dụng, theo dõi và quản lý các tài sản, trang thiết bị văn phòng;

• Quản lý, kiểm soát các công cụ dụng cụ như: Bàn, ghế, tủ hồ sơ tài liệu, đồng phục, các vật dụng bảo hộ lao động phục vụ khách hàng tới thăm quan nhà máy.

4. Quản lý chi phí xe, lịch trình xe, xe ô tô và lịch lái xe, thuộc phòng HCNS phụ trách

• Quản lý, kiểm tra, giám sát, điều phối lịch trình xe ô tô, chi phí xăng xe, cầu đường và các chi phí phát sinh khác từ xe ô tô.

5. Quản lý bếp ăn theo đúng tiêu chuẩn, quy định

• Quản lý, giám sát bếp ăn tập thể: Giám sát số suất ăn hàng ngày, thực phẩm nhà cung cấp (số lượng, chủng loại, mức độ tươi ngon và đảm bảo ATTP theo yêu cầu).

6. Giám sát vệ sinh tại văn phòng, nhà máy

• Kiểm soát, giám sát vệ sinh toàn bộ khối VP, khu vực lễ tân, phòng họp, hội trường, khu vực nhà ăn, khuôn viên nhà máy…Đảm bảo luôn sạch sẽ, đạt tiêu chuẩn 5S theo quy định

7. Triển khai việc mua bán các nhu yếu phẩm, văn phòng phẩm cho Công ty

• Thực hiện triển khai việc mua bán các nhu yếu phẩm phục vụ cho BLĐ, BGĐ, các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đào tạo theo yêu cầu;

• Tổng hợp và lên nhu cầu VPP cho các phòng/ban/đơn vị.

8. Quản lý đồng phục, cấp phát đồng phục cho CBNV theo quy định

• Quản lý, theo dõi, cấp phát đồng phục cho CBCNV;

• Đề xuất bổ sung, may mới đồng phục để cấp phát cho CBCNV khi đến kỳ cấp.

9. Nhiệm vụ và trách nhiệm khác

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Cán bộ quản lý trực tiếp phù hợp với năng lực và phạm vi công việc.

Yêu Cầu Công Việc

Yêu cầu công việc

• Nam/Nữ, sinh năm 1993-1985
• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành hành chính nhà nước các trường, quản trị văn phòng: Học viện Hành chính nhà nước, ĐH Xã hội - Nhân văn, ĐH Nội vụ, ĐH Luật,...
• Có kinh nghiệm ít nhất 3 năm tại vị trí tương đương, ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp sản xuất (>500 nhân sự)
• Hiểu về Luật lao động, công tác văn thư - hành chính, 5S,...
• Có kỹ năng lãnh đạo, quản lý, sắp xếp công việc trong nhóm
• Có kỹ năng triển khai, giám sát và tổng hợp báo cáo công việc
• Kỹ năng giao tiếp tốt, tư duy logic, linh hoạt trong giải quyết vấn đề
• Có tinh thần trách nhiệm và chịu được áp lực công việc cao
• Thành thao tin học văn phòng, đặc biệt excel, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm HRM, Microsoft 365,...

Quyền lợi

• Thu nhập: từ 14 - 16 triệu/tháng
• Làm việc tại VP Hạ Long, thời gian làm việc từ 8h00-17h00 (từ T2 – sáng thứ 7 hàng tuần)
• Hỗ trợ cơm trưa, cấp phát VPP, CCDC đầy đủ
• Môi trường làm việc thân thiện, tự chủ và linh hoạt
• Được đào tạo để nâng cao năng lực và nghiệp vụ
• Khả năng thăng tiến nhanh chóng dựa trên kết quả làm việc
• Chế độ nghỉ phép năm, nghỉ mát, teambuilding... định kỳ hàng năm
• Được hưởng các chế độ BHYT,BHXH, …theo Luật Lao động và các chế độ đãi ngộ, phúc lợi theo q