Trưởng Nhóm Hành Chính

Mô tả Công việc

Quản trị Hành chính Văn phòng tổng hợp:

Hệ thống vận hành

• Thiết lập quy trình – biểu mẫu – nội quy hành chính cho toàn bộ hệ thống.

• Quản lý hồ sơ pháp lý, thực hiện thủ tục pháp lý của Công ty/Chi nhánh (giấy phép ĐKKD, bảo hộ thương hiệu, logo, văn bằng pháp lý).

• Quản trị, kiểm soát chi phí hành chính; lập báo cáo định kỳ tháng/quý.

• Quản trị tài sản & hoạt động mua sắm (văn phòng phẩm, thiết bị, bảo trì – bảo dưỡng).

• Quản lý công tác lưu trữ, sao y hồ sơ pháp lý.

Quản trị văn phòng & môi trường

• Giám sát thừa hành: lễ tân, bảo vệ, PCCC, vệ sinh an toàn lao động.

• Quản lý & điều phối đội xe, lái xe và công tác di chuyển.

• Quản lý văn thư, con dấu, xử lý công văn đến/đi.

• Đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản vận hành ổn định.

• Xây dựng & kiểm soát thực hiện các quy định, quy trình chung của công ty.

Văn hóa & kết nối nội bộ

• Tổ chức hoạt động nội bộ định kỳ: sinh nhật, gắn kết, không gian truyền cảm hứng.

• Thực hiện chương trình giúp tăng hiệu suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên.

• Giám sát và báo cáo lệch chuẩn văn hóa, phối hợp HR chấn chỉnh.

Phối hợp đa phòng ban

• Điều phối hậu cần sự kiện nội bộ, đào tạo, lịch họp Ban điều hành.

• Hỗ trợ các bộ phận (Sale, Digital, HR, CEO Office) về hành chính, pháp lý, hợp đồng thương mại.

• Tư vấn quy trình – thủ tục pháp lý liên quan chuyên môn của các phòng ban.

• Review hợp đồng thương mại trước khi trình ký.

• Xây dựng quy trình vận hành phòng ban; phối hợp IT ứng dụng công cụ quản lý hiệu quả.

Nhân sự & đội ngũ

• Tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ trong bộ phận Hành chính.

• Định hướng năng lực cho nhân sự hành chính tại các chi nhánh.

Yêu Cầu Công Việc

• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, doanh nghiệp >300 nhân sự.

• Đã từng thiết lập hệ thống hành chính hoặc quản lý đa văn phòng là lợi thế.

• Thành thạo kỹ năng giao tiếp, tổ chức, quản lý thời gian, xử lý tình huống.

• Am hiểu pháp lý doanh nghiệp, quy định luật liên quan.

• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng quy trình, đàm phán thương lượng tốt

• Năng lực đào tạo phát triển đội ngũ

• Ưu tiên ứng viên từng làm môi trường startup, tốc độ nhanh, nhiều phòng ban trẻ.