Trưởng Nhóm Hành Chính

Mô tả Công việc

1: Lập và kiểm soát ngân sách

• Lập ngân sách hoạt động vận hành cho các Tòa nhà văn phòng.
• Theo dõi ngân sách hoạt động của tòa nhà đảm bảo việc sử dụng ngân sách tiết kiệm, hiệu quả và không vượt ngân sách đã được phê duyệt.

2: Xây dựng/ Hiệu chỉnh quy trình làm việc

• Rà soát, hiệu chỉnh, cải tiến các quy trình - quy định đối với team quản lý vận hành tòa nhà.
• Đề xuất xây dựng các Quy trình mới phù hợp với quy định của Công ty.
• Tham mưu cho cấp trên các việc liên quan đến vận hành tòa nhà.

3: Quản lý, giám sát hiệu quả công việc vận hành Tòa nhà:

• Đảm bảo công tác vận hành về kỹ thuật: bảo hành bảo trì hệ thống Tòa nhà; Quy trình xử lý sửa chữa kỹ thuật nhanh chóng hiệu quả; Giám sát thi công, giám sát nhà thầu đảm bảo an toàn.
• Quản lý dịch vụ vệ sinh, xử lý côn trùng, khử mùi: Đảm bảo số lượng nhân sự và chất lượng dịch vụ; cung cấp đầy đủ vật tư và nhu yếu phẩm vể vệ sinh.
• Quản lý cây xanh, cảnh quan: đảm bảo số lượng và chất lượng cây xanh, trang trí văn phòng các dịp lễ/Tết.
• Quản lý dịch vụ Lễ tân: đảm bảo nhân viên thực hiện đúng Quy chuẩn dành cho Lễ tân và các công tác văn thư.
• Quản lý tài sản thuộc vận hành Tòa nhà.
• Quản lý an toàn PCCC và an ninh bên trong Tòa nhà:
• Quản lý quy trình kiểm tra PCCC định kỳ hàng tuần (Kỹ thuật và Bảo vệ phối hợp).
• Phối hợp Ban an ninh kiểm tra giám sát các công tác liên quan an toàn PCCC Tòa nhà.
• Tổ chức diễn tập PCCC định kỳ.
• Tiếp đón các đoàn thanh tra kiểm tra về ISO, An toàn vệ sinh lao động, PCCC.
• Phối hợp với Ban thanh tra tập đoàn kiểm tra an toàn hệ thống tòa nhà theo định kỳ

4: Quản lý đội xe:

• Sắp xếp và điều phối xe
• Sắp xếp ca làm việc cho tài xế

5: Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu

• Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
• Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự/ Kinh tế/ Quản trị kinh Doanh/ Luật,… hoặc tương đương.
• Trên 5 năm kinh nghiệm ở vai trò Hành chính Nhân sự, ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương
• Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định tốt
• Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt
• Kỹ năng trình bày trước đám đông
• Kỹ năng thuyết phục