Trưởng phòng dịch vụ khách hàng

Mô tả Công việc

1. Lập kế hoạch quản lý nhân sự

• Chịu trách nhiệm về Hoạch địch, tổ chức, điều hành toàn bộ công việc của DVKH và phối hợp với điều dưỡng, KTV, bác sỹ đúng chức năng nhiệm vụ của phòng ban
• Thiết lập đội ngũ mới, vận hành khi phát triển phòng khám mới
• Tổ chức luồng công việc và đảm bảo đủ nhân viên để hoàn thành các nhiệm vụ
• Đảm bảo nhân viên nhận được đào tạo cần thiết để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc
• Tổ chức lịch làm việc để đảm bảo số lượng nhân viên có mặt hàng ngày phù hợp
• Thiết lập các chỉ số hiệu suất công việc (KPI) cho nhân viên và đo lường hàng tháng
• Phối hợp với đội kiểm tra sức khỏe và lập kế hoạch cho kiểm tra sức khỏe doanh nghiệp
• Đảm bảo kỷ luật nhân viên và hoạt động
• Kết hợp với HR để tuyển dụng nhân viên cho phòng khám

2. Soạn thảo quy trình làm việc & quản lý cơ sở vật chất

• Quản lý luồng bệnh nhân hợp lý để tránh tắc nghẽn hệ thống và/hoặc trong quá trình kiểm tra sức khỏe doanh nghiệp
• Đảm bảo hoàn thành tài liệu cần thiết tại mỗi trạm sau khi bệnh nhân kết thúc thăm khám
• Đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin bệnh nhân để tạo ra báo cáo y tế cuối cùng
• Đảm bảo độ chính xác của thông tin trong mỗi hồ sơ
• Tổ chức luồng công việc để giảm thiểu thời gian chờ đợi
• Đảm bảo tất cả các trạm làm việc đều có người vào đúng thời gian
• Đảm bảo bệnh nhân nhận thức về luồng công việc khi vào phòng khám
• Học hỏi từ các doanh nghiệp quốc tế khác và áp dụng những thực tiễn tốt nhất khi phù hợp
• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng khi có thể
• Sắp xếp việc lấy mẫu trước khi khách hàng đến phòng khám
• Đảm bảo thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt
• Thông báo cho quản lý về nhu cầu hoặc vấn đề của thiết bị kịp thời
• Đảm bảo vệ sinh tuyệt đối mọi lúc
• Đảm bảo cơ sở vật chất và thiết bị luôn sạch sẽ và được bảo trì bởi đội vệ sinh, bảo vệ và bảo trì
• Đảm bảo quản lý tải của phòng khám và lập kế hoạch để phòng khám luôn hoạt động hết công suất

3. Đảm bảo & cải tiến trải nghiệm khách hàng

• Duy trì chất lượng phục vụ đối với tất cả khách hàng thực hiện thăm khám tại Bernard
• Thông báo cho quản lý về các vấn đề cần sự chú ý của họ một cách thường xuyên
• Thông báo cho khách hàng về bất kỳ thay đổi nào trong lịch trình hoặc quy trình
• Đảm bảo giữ bí mật nghiêm ngặt với thông tin y tế của khách hàng và công ty
• Tổ chức các cuộc họp hoạt động hàng tuần của phòng khám với tất cả nhân viên chủ chốt để đảm bảo giải quyết các vấn đề kịp thời
• Đảm bảo giao tiếp tốt với khách hàng mọi lúc
• Giải quyết các khiếu nại khi phát sinh và xử lý vấn đề
• Liên lạc với tất cả các phòng ban trong công ty cần thiết để hoàn thành dịch vụ của phòng khám
• Phát triển mối quan hệ chủ chốt với y tá trưởng, quản lý phòng thí nghiệm, giám đốc y tế, bác sĩ, điều phối viên phòng khám, quản lý hành chính/mua sắm và các vị trí quản lý quan trọng khác
• Phát triển mối quan hệ tốt với nhân viên tại phòng khám và làm việc chặt chẽ với các phòng ban liên quan.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệm trình độ từ Cử nhân đại học trở lên
• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực y tế, dược phẩm, chăm sóc sức khỏe ít nhất từ 05 năm trở lên
• Tiếng Anh giao tiếp lưu loát
• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt
• Kỹ năng quản lý đội nhóm và tổ chức, sắp xếp công việc tốt
• Có khả năng nắm bắt tâm lý khách hàng
• Chịu được áp lực và linh hoạt trong giải quyết vấn đề phát sinh
• Tư duy logic