Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager)

Mô tả Công việc

1. Hoạch định kế hoạch hoạt động phòng

- 1.1 Tham mưu và hỗ trợ cấp trên xây dựng chiến lược, mục tiêu hoạt động của phòng ban nhằm đảm bảo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc.

- 1.2 Lập kế hoạch phát triển và nâng cao tiêu chuẩn phục vụ của phòng ban đối với các khách hàng nội bộ.

- 1.3 Xây dựng và thiết lập định mức lao động phù hợp cho từng vị trí cụ thể.

2. Xây dựng/ Hiệu chỉnh quy trình làm việc

- 2.1 Rà soát, hiệu chỉnh các quy trình - quy định hiện hành và xây dựng quy trình phục vụ công việc: vận hành chính sách nhân viên, vận hành tòa nhà, vận hành đội xe, quản lý tài sản.

- 2.2 Đề xuất xây dựng các quy trình, chính sách mới phù hợp với quy định của Công ty theo từng thời kỳ.

3. Quản lý, giám sát hiệu quả công việc hành chính

- 3.1 Chính sách – tiện ích: Hiếu, hỉ, đồng phục, taxi, sinh nhật, sinh con, ốm đau, sim Mbiz 360, thẻ nhân viên, phòng Mommy.

- 3.2 Quản lý, điều phối, rà soát, thực hiện chi phí liên quan đội xe: Chi phí xăng xe, thuê xe, đăng kiểm, cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa.

- 3.3 Quản lý tài sản của Tổng công ty.

- 3.4 Quản lý việc mua hàng phục vụ cho hoạt động vận hành hành chính.

- 3.5 Quản lý dịch vận hành tòa nhà văn phòng (vệ sinh, cây xanh, bảo trì hệ thống điện/nước/ thang máy, sửa chữa kỹ thuật, xử lý côn trùng…) tại 65 Nguyễn Du và các văn phòng khác.

- 3.6 Quản lý việc bố trí chỗ/phòng làm việc cho NV mới, bố trí không gian làm việc khi có thay đổi cơ cấu nhân sự.

- 3.7 Đảm bảo việc cấp phát quà tặng chính sách cho nhân viên luôn thực hiện kịp thời, đầy đủ: Quà 08/03, quà trung thu, quà 20/10, quà Tết

4. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống

- 4.1 Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.

- 4.2 Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.

- 4.3 Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.

- 4.4 Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.

- 4.5 Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

Yêu Cầu Công Việc

- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyền ngành Quản trị Nhân lực/ Kinh tế/ Quản trị Kinh doanh/ Luật,… hoặc các chuyên ngành khác có liên quan

- Ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính tổng hợp, Vận hành tòa nhà văn phòng, Quản lý Đội xe và Quản lý Tài sản

- Ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí quản lý hoặc tương đương của các Công ty Đầu tư, Bất động sản, Tập đoàn đa quốc gia hoặc Công ty lớn của Việt Nam.

- Kinh nghiệm quản lý đội nhóm

- Có kinh nghiệm tham gia quá trình xây dựng hệ thống Quản lý tài sản của Công ty/Tập đoàn là điểm cộng

- Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề

- Kỹ năng làm việc dưới áp lực công việc cao