Trưởng Phòng Tổ Chức Hành Chính

Mô tả Công việc

Tóm tắt trách nhiệm công việc:

Tham mưu Tổng Giám đốc và thực hiện việc củng cố, kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. Tổ chức lập kế hoạch và thực hiện hoạt động quản trị và phát triển nguồn nhân lực, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản trị hành chính văn phòng Công ty. Chủ trì và đôn đốc các đơn vị duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Tham mưu Giám đốc và thực hiện công tác tổ chức bộ máy, xây dựng hệ thống quy chế quản lý Công ty:

• Nghiên cứu, phân tích, xây dựng và đề xuất phương án cơ cấu tổ chức của Công ty và các đơn vị bộ phận.
• Chủ trì xây dựng và tập hợp ý kiến để soạn thảo, ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị; điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty; chức năng nhiệm vụ; các nội quy – quy định về lao động; quy chế quản lý, quy trình làm việc trình Ban Tổng giám đốc.
• Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và giám sát việc áp dụng các cải tiến, quy định, chính sách quản lý mới tại các đơn vị.

2. Chủ trì tổ chức lập và triển khai chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của Công ty:

• Phân tích, đánh giá đặc điểm ngành nghề và thị trường lao động, lập chiến lược và kế 3 hoạch phát triển nguồn nhân lực trong từng thời kỳ trình Tổng giám đốc.
• Phân công, chỉ đạo việc tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo tại từng đơn vị/phòng ban.
• Xem xét và trình Tổng giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, đào tạo toàn Công ty,
• Đôn đốc, giám sát và tổ chức thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt.
• Tham mưu và giúp Tổng giám đốc thực hiện công tác tổ chức cán bộ, sắp xếp, bố trí, điều chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chấm dứt hợp đồng…với người lao động.
• Hướng dẫn, giám sát việc quản lý hồ sơ nhân sự, thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao động.

3. Tổ chức và giám sát thực hiện hệ thống tiền lương, thưởng, đãi ngộ lao động của Công ty

• Lập kế hoạch ngân sách tiền lương, đãi ngộ hàng năm trình Ban lãnh đạo phê duyệt.
• Chủ trì giám sát thực hiện quy chế và các quy định về tiền lương, đãi ngộ lao động trong toàn Công ty.
• Đề xuất các phương án điều chỉnh tiền lương, đãi ngộ của Công ty, phòng ban và cá nhân trong từng thời kỳ.
• Đôn đốc giám sát nhân viên thực hiện công tác BHXH, BHYT và giải quyết chế độ liên quan cho người lao động.

4. Tổ chức và đôn đốc các đơn vị thực hiện hệ thống quản trị và đánh giá thực hiện công việc Công ty:

• Tổ chức hướng dẫn và đôn đốc, giám sát các đơn vị nghiên cứu, thực hiện hệ thống quản trị và đánh giá thực hiện công việc đúng theo quy định.
• Tổng hợp kết quả đánh giá và lập đề xuất sau đánh giá trình Tổng giám đốc.
• Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện cải tiến hệ thống quản trị và đánh giá thực hiện công việc tại Công ty.

5. Tổ chức và giám sát công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân; quản lý cung cấp văn phòng phẩm, trang thiết bị; quản trị trang Web, mạng nội bộ của Công ty, gồm:

• Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi và đến có hệ thống và đúng thể thức trình bày văn bản của Công ty.
• Hướng dẫn và giám sát công tác lễ tân, tiếp đón khách.
• Đôn đốc, giám sát thực hiện quản trị trang Web, mạng nội bộ của Công ty.
• Theo dõi, tổng hợp, báo cáo nhu cầu và thực tế sử dụng chi phí văn phòng. Lập kế hoạch, mua và cấp phát văn phòng phẩm; sửa chữa, nâng cấp, thanh lý thiết bị văn phòng trình Tổng giám đốc.
• Theo dõi, kiểm tra và duy trì công tác vệ sinh nơi làm việc trong toàn Công ty. Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy và an ninh, bảo vệ tại văn phòng trụ sở Công ty.

6. Tham mưu, đề xuất biện pháp duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO trong toàn Công ty:

• Tổ chức việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 đối với tất cả các phòng ban, nhà máy. Hướng dẫn, giám sát và đánh giá 4 các đơn vị thực hiện hệ thống ISO.
• Chủ trì biên soạn các quy định, quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ, phân cấp quản lý chất lượng.
• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ.
• Hướng dẫn nhân viên mới và CBNV trong Công ty về hệ thống ISO và chính sách chất lượng của Công ty khi được yêu cầu.

7. Quản lý, điều hành công việc của nhân viên, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của Phòng:

• Xác định nhu cầu nhân sự, đề xuất và thực hiện tuyển dụng nhân sự.
• Lập kế hoạch, xác định mục tiêu và phân công công việc cho các nhân viên trực tiếp quản lý.
• Theo dõi, giám sát thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, điều chỉnh mục tiêu kế hoạch khi cần thiết.
• Động viên, khuyến khích, thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc.

8. Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng giám đốc

• Tổ chức thực hiện các chương trình thăm quan nghỉ mát, hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm của Công ty.
• Thực hiện chế độ Báo cáo công việc với Tổng giám đốc. Lập Báo cáo tháng về kết quả công việc của Phòng và cá nhân theo mẫu.
• Tham gia các buổi hội họp theo yêu cầu của Công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng nhiệm vụ của Phòng và yêu cầu của Tổng giám đốc.

Yêu Cầu Công Việc

Các yêu cầu cần thiết:

Kiến thức

• Nắm vững các quy định của Pháp luật về tổ chức doanh nghiệp, lao động, luật dân sự.
• Nắm được các quy định, thủ tục hành chính của các cơ quan quản lý doanh nghiệp, lao động ở địa phương.
• Am hiểu về công tác quản trị và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, gồm tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động, đãi ngộ, đánh giá, khuyến khích nhân sự.
• Am hiểu các quy định, nguyên tắc, phương pháp duy trì và cải tiến hệ thống quản trị chất lượngISO.

Kỹ năng

• Kỹ năng lập kế hoạch, tổng hợp và phân tích thông tin.
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục.
• Kỹ năng tuyển dụng, đánh giá nhân sự
• Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, Power Point, …
• Sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phòng

Khả năng

• Khả năng giao tiếp, thuyết phục người khác
• Khả năng quản lý, giám sát và điều phối nhóm làm việc
• Khả năng duy trì, thiết lập các mối quan hệ và xử lý các bất đồng, xung đột trong tổ chức

Kinh nghiệm: 03-05 năm về công tác quản trị nhân sự, hành chính trong các tổ chức, doanh nghiệp.

Trong đó có ít nhất 02 năm kinh nghiệm Trưởng phòng.

Trình độ đào tạo, bằng cấp, chứng chỉ yêu cầu cho nhân viên thử việc ở vị trí chức danh:

Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành Kinh tế lao động, Quản trị nhân lực.

Trách nhiệm quản lý giám sát: Có

Chức danh quản lý, giám sát trực tiếp: 

1. Nhân viên hành chính, lễ tân

2. Nhân viên IT

3. Nhân viên lái xe

4. Nhân viên bảo vệ

5. Nhân viên tạp vụ

6. Lễ tân & hành chính nhà máy

Số lượng người: 06 người