Quản lý kho là gì? Hướng dẫn 5 kỹ năng, cách quản lý kho hiệu quả

Lượt xem: 25,207

Quản lý kho là gì? Hướng dẫn 5 kỹ năng, cách quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho là một trong những công việc vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp, công ty hoặc siêu thị, cửa hàng tạp hóa. Quản lý tốt kho hàng sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm công sức rất lớn đối với người kinh doanh. Vậy làm sao để quản lý kho hàng một cách tốt và hiệu quả nhất? Hãy theo dõi ngay bài viết sau đây của CareerViet để biết thêm những kỹ năng quản lý kho cho người mới bắt đầu tìm hiểu! 

Khái niệm quản lý kho là gì?

Kho là nơi tập kết vật tư, hàng hóa, vật tư, phân chia chúng thành các nhóm hàng để phục vụ cho việc giải quyết các đơn hàng nhanh chóng và tiện lợi hơn. Ngoài ra, đây cũng là nơi để bảo quản, lưu trữ sản phẩm được bảo toàn cả về số lượng và chất lượng cho đến khi xuất hàng. 

Quản lý kho chính là công việc liên quan đến cách sắp xếp, tổ chức hàng hóa, báo cáo số lượng liên tục để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ. Quản lý hàng hóa sẽ giúp quá trình sản xuất, phân phối và cung cấp sản phẩm đúng thời điểm, góp phần giảm chi phí vận hành và có thể sử dụng cơ sở vật chất của công ty một cách hợp lý. 

Quản lý kho là công việc liên quan đến cách sắp xếp, tổ chức hàng hóa (Nguồn: Internet) 

Tại sao phải quản lý kho hàng?

Dù là công ty lớn hay các cửa hàng bán lẻ thì cũng khó tránh được tình trạng tồn kho. Vì thế, việc quản lý và kiểm soát hàng hóa là một vấn đề rất cần thiết trong quản trị sản xuất. Việc quản lý kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích, cụ thể: 

Tránh tổn thất

Một số nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát hàng hóa như: tổn thất do trượt giá, mất hàng trong kho, nhân viên gian lận,… Để tránh những việc này xảy ra thì việc quản lý kho, kiểm soát hàng hóa một cách khoa học là vô cùng cần thiết. Việc kiểm tra và đối chiếu hàng hóa thường xuyên, kiểm kê được lượng hàng nhập bán và số lượng hàng tồn sẽ giúp người kinh doanh tránh được những tổn thất, chủ động lên kế hoạch xử lý phù hợp.

Tiết kiệm chi phí

Quản lý kho hàng giúp chủ kinh doanh tiết kiệm được các khoản chi phí như: 

  • Chi phí lưu kho: Khi số lượng hàng hóa nhiều sẽ phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như nhân công, điện, nước,… Vì thế, nếu quản lý khoa học sẽ giúp kiểm soát và giải phóng kịp thời hàng tồn và tiết kiệm chi phí lưu kho.
  • Chi phí mua hàng: Khi theo dõi được số lượng hàng hóa bạn sẽ cân đối được lượng hàng cần mua để tránh mua quá nhiều. 
  • Chủ động số lượng hàng hóa và ngân sách: Từ việc theo dõi kiểm tra kho mỗi ngày, bạn sẽ xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng để tránh được những tổn thất không đáng có.
  • Tiết kiệm hàng hóa và nguyên vật liệu: Nếu quản lý kho tốt, hàng tồn được thống kê liên tục, ngân sách dự trù sát sao sẽ tiết kiệm được khá nhiều. 

Tăng doanh thu

Việc thất thoát hàng hóa, lãng phí nguyên liệu cũng ảnh hưởng một phần đến doanh thu. Vì vậy, kiểm kê kho thường xuyên sẽ giúp bạn kiểm soát được lượng hàng đang tồn, biết được mặt hàng nào đang bán chạy. Từ đó có thể đưa ra các biện pháp để nhập hàng kịp thời, tăng cường các chương trình khuyến mại để tăng doanh thu và đẩy bớt hàng tồn. 

Tăng hiệu quả

Việc quản lý kho hàng tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho nguồn vốn lưu động. Đây là dòng tiền duy trì kinh doanh đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của công ty, cửa hàng. Hàng hóa trong kho là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn này. Vì thế, khi quản lý hiệu quả sẽ nhanh chóng đưa ra những biện pháp xử lý các vấn đề bất cập. Từ đó giúp giảm lượng vốn lưu động trong 1 tuần, 1 tháng hay 1 quý.

Mô tả công việc quản lý kho

Công việc quản lý kho bao gồm các phần như: sắp xếp hàng hóa, tuân thủ theo các quy định, theo dõi và kiểm kê,... 

Sắp xếp hàng hóa

  • Sắp xếp các loại vật tư, hàng hóa trong kho một cách khoa học.
  • Xây dựng và đơn giản hóa sơ đồ cho kho hàng.

Tuân thủ quy định

  • Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn và quy định của nhà sản xuất.
  • Các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được kiểm kê và quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Thực hiện các thủ tục

  • Xây dựng quy trình nhập hàng, kiểm tra giấy tờ cũng như các chứng từ yêu cầu, hồ sơ xuất nhập và lưu chuyển hàng hóa.
  • Lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất và nhập kho.
  • Theo dõi và kiểm tra định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với hệ thống.

Theo dõi hàng trong kho

  • Theo dõi lượng hàng tồn mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa vẫn ở định mức kho tối thiểu.
  • Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho dựa trên biến động của từng loại hàng hóa. 

Đảm bảo quy định an toàn kho

  • Đảm bảo nghiêm ngặt các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
  • Luôn kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng mối mọt, hư hỏng, ẩm ướt ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Công việc quản lý kho cần sắp xếp hàng hóa hợp lý và khoa học (Nguồn: Internet) 

Kỹ năng quản lý kho hàng chuyên nghiệp cho nhân viên

Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu

Công việc hằng ngày của việc quản lý kho là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các giấy tờ, chứng từ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa. Vì vậy để làm việc hiệu quả, thuận lợi, không bị gián đoạn giữa các quy trình, nhân viên kho cần phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, lập phiếu. 

Kỹ năng sắp xếp, quản lý

Để kho hàng được sắp xếp khoa học, cập nhập vào các vị trí chính xác với đặc điểm, giá thành, số lượng thì đòi hỏi nhân viên kho phải có kỹ năng sắp xếp và quản lý kho. Như vậy sẽ giúp tiết kiệm diện tích nhà kho, tối ưu không gian lưu trữ cho công ty, cửa hàng. 

Am hiểu về cách sắp xếp kho sao cho hợp lý nhất, biết cách phân chia khu vực, luôn luôn tìm hiểu về đặc điểm sản phẩm, kiến thức nhãn hàng để không gian nhà kho luôn ngăn nắp, hợp lý và sạch sẽ.

Kỹ năng kiểm kho

Đặc điểm của nhân viên kho cần có đó là tính tỉ mỉ, cẩn thận để kiểm kho một cách chính xác. Nắm rõ quy trình kiểm kê để hạn chế xảy ra sai sót trong quá trình hoạt động. Công việc kiểm kho rất quan trọng, nó không chỉ giúp đánh giá khả năng tiêu thụ sản phẩm mà còn giúp chủ kinh doanh xác định được kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Kỹ năng mềm

Bên cạnh đó, nhân viên quản lý kho cần trang bị cho mình các kỹ năng mềm như:

  • Quản lý và đào tạo nhân sự: Người quản lý phải biết cách đào tạo và huấn luyện định kỳ cho nhân viên kho để đảm bảo các quy trình hoạt động đều được tuân thủ chính xác. Đưa ra các quy định làm việc để bảo đảm tính kỷ luật, mang lại môi trường làm việc chuyên nghiệp.
  • Hệ thống hóa sổ sách dữ liệu: Bảo đảm quá trình cung cấp hàng hóa chính xác đúng thời gian. Dựa vào tính chất hàng hóa để chủ động trong việc sắp xếp theo các nguyên tắc nhập trước xuất trước, hay nhập sau xuất trước để tối ưu khả năng lưu trữ. 
  • Kỹ năng lãnh đạo: Ngoài có khả năng chuyên môn cao, quản lý kho cần có năng lực quản lý con người khéo léo, chủ động và tích cực lắng nghe nhân viên kho để tạo sự kết nối với nhau. 

Hướng dẫn 5 cách quản lý kho hàng hiệu quả, chuyên nghiệp

Đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát

Hy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát thay vì để ở cuối góc, điều này sẽ thuận tiện cho việc quan sát, nhập xuất và giao nhận hàng hóa. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro có thể xảy ra, đồng thời tránh lãng phí tiền bạc và thời gian. 

Sắp xếp hàng hoá khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học, hợp lý là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, xuất nhập hàng hóa, quá trình vận chuyển được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm cả thời gian và sức lực. 

Nguyên tắc FIFO

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. FIFO có nghĩa là nhập trước – xuất trước, những mặt hàng được nhập vào trước thì cần được xuất ra trước và ngược lại. Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. 

Thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung cấp kịp thời khi có nhu cầu sử dụng. Điều này giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không bị gián đoạn. Để xác định mức tồn kho tối thiểu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:

  • Lượng hàng tồn thực tế trong kho. 
  • Số lượng đơn đặt hàng của khách. 
  • Tình hình cung cấp của hàng các nhà cung cấp hàng hóa. 
  • Tình hình tiêu thụ của hàng. 

Lưu mã vạch sản phẩm

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm kê, tìm kiếm đúng sản phẩm. Khi hàng hóa có dán mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy để quẹt mã, thuận tiện cho việc bổ sung hàng dư tồn một cách nhanh chóng lên phần mềm quản lý. Từ đó giảm thiểu sai sót trong việc nhập số liệu hàng hoá.

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp giảm thiểu sai sót (Nguồn: Internet)  

Tìm việc làm quản lý kho ở đâu?

Hiện nay có khá nhiều kênh tuyển dụng việc làm phổ biến, tuy nhiên không phải ai cũng biết đâu là trang chất lượng, uy tín và an toàn. Nếu bạn còn đang băn khoăn tìm nhà tuyển dụng thì hãy truy cập ngay website CareerViet với quy mô toàn cầu, cung cấp thông tin việc làm một cách minh bạch và chuyên nghiệp. 

Tại đây luôn cập nhật việc làm quản lý kho mới nhất với đầy đủ thông tin, giúp bạn an tâm kết nối với đơn vị tuyển dụng một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, dưa vào VietnamSalary.vn sẽ giúp ứng viên đo lường mức thu nhập cạnh tranh, khảo sát lương trực tuyến lên đến 135.000 mẫu đã qua kiểm duyệt. Nền tảng này còn cung cấp công cụ CVHay giúp bạn tự tạo CV đơn giản chỉ với 3 bước. Ngoài ra, bạn còn có thể tìm kiếm lộ trình phát triển nghề nghiệp thông qua Careermap.vn để định hướng sự nghiệp tương lai. 

Xem thêm

Quiet Quitting là gì

Môi trường làm việc lý tưởng

Lễ hội halloween

Thông qua bài viết này, bạn đã biết được công việc quản lý kho là gì và tham khảo các kỹ năng quản quản lý kho hàng hiệu quả nhất. Để nhanh chóng tìm được công việc phù hợp với mức lương ổn định, hãy truy cập ngay trang web CareerBuilder.vn.  

Top những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất: 

Tuyển dụng Cellphones | Tocotoco tuyển dụng | LG tuyển dụng

  CareerViet

Việc Làm VIP ( $1000+)

Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam
Công Ty Cổ Phần Metub Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh | Hà Nội

Công Ty Cổ Phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Công Ty Cổ Phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

DILIGO HOLDINGS
DILIGO HOLDINGS

Lương : 25 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

DILIGO HOLDINGS
DILIGO HOLDINGS

Lương : 25 Tr - 50 Tr VND

Hà Nội

DILIGO HOLDINGS
DILIGO HOLDINGS

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

CJ Foods Vietnam
CJ Foods Vietnam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

The Rep. Office of  STYL SOLUTIONS PTE. LTD. in HCMC
The Rep. Office of STYL SOLUTIONS PTE. LTD. in HCMC

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Tổng Công ty Cổ phần Công trình Viettel
Tổng Công ty Cổ phần Công trình Viettel

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hòa Bình

CÔNG TY TNHH IBV VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH IBV VIỆT NAM

Lương : 7 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty Cổ phần CANIFA
Công ty Cổ phần CANIFA

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Công ty Cổ phần CANIFA
Công ty Cổ phần CANIFA

Lương : 10 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP IIG Việt Nam
Công ty CP IIG Việt Nam

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

CÔNG TY TNHH BIA CARLSBERG VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH BIA CARLSBERG VIỆT NAM

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

Trường Đại học Phú Xuân
Trường Đại học Phú Xuân

Lương : 20 Tr - 50 Tr VND

Thừa Thiên- Huế

RGF HR Agent Vietnam Co., LTD
RGF HR Agent Vietnam Co., LTD

Lương : 30 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty tnhh sản xuất và thi công nội thất Hometalk
Công ty tnhh sản xuất và thi công nội thất Hometalk

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty TNHH Olam Việt Nam
Công ty TNHH Olam Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Đồng Nai

Wall Street English
Wall Street English

Lương : 20 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Eurowindow
Công Ty Cổ Phần Eurowindow

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN GLOBAL LINK
CÔNG TY CỔ PHẦN GLOBAL LINK

Lương : 2,000 - 2,500 USD

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CP BIA & NGK HẠ LONG
CÔNG TY CP BIA & NGK HẠ LONG

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Công Ty Bao Bì Thông Minh intBOX
Công Ty Bao Bì Thông Minh intBOX

Lương : 25 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

TTT Corporation
TTT Corporation

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Bảo mật
Bảo mật

Lương : 20 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Hệ thống trường Pathway Tuệ Đức
Hệ thống trường Pathway Tuệ Đức

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH MBC PLAYBE VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH MBC PLAYBE VIỆT NAM

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Bài viết cùng chuyên mục