Tổ chức một cuộc họp (phần 1)

Lượt xem: 37,476

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet :

Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Đặc biệt, với các vị trí như: account, thư ký, project manager,... việc phải dành nhiều thời gian để họp hành là chuyện xảy ra thường xuyên. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên".

Nếu bạn tiến hành những cuộc họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với nhân viên rằng: "Đây là tổ chức tuyệt vời để làm việc".

Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan tâm của những người tham gia. Dưới đây là một số lời hướng dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả.

Chuẩn bị cho cuộc họp

- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những điều gì bạn đang cố gắng để giành được bằng việc tổ chức họp.

- Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề. Biết bạn muốn thực hiện được gì thông qua cuộc họp.

- Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan.

+ Xác định địa điểm họp.

+ Danh sách những người tham gia và khách mời.

+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ. Điều này sẽ cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.

+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp.

- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.

- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng video. Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho bạn, vì thế bạn phải mang lại cho họ điều gì đó.

- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.

Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)

- Biết mục đích của cuộc họp. Biết mục đích tham dự của bạn là gì.

- Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp.

- Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng với chương trình của cuộc họp.

- Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi.

- Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình.

- Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.

Nơi họp

- Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích.

- Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.

- Mang lại sự mới mẻ phù hợp.

- Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp.

- Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ. Làm cho họ vui khi họ đến.

Phân công người ghi chép biên bản về

- Những người tham dự

- Các vấn đề được thảo luận.

- Các quyết định chính.

- Các nhiệm vụ:

+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên bên ngoài.

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.

+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.

Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp những thông tin hữu ích đến bạn trong việc tổ chức một cuộc họp thật chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm tại những doanh nghiệp uy tín với mức lương hấp dẫn. Hãy nhanh tay truy cập website CareerViet để tham khảo vô vàn vị trí việc làm như business analyst, tuyển dụng Đà Nẵng, việc làm Bình Dương, unilever tuyển dụng,... Ngoài ra, bạn có thể tham khảo mức lương từng công việc cụ thể tại VietnamSalary.vn nhé!

  Theo Lãnh Đạo

Việc Làm VIP ( $1000+)

CÔNG TY TNHH KINGDEN TRADING
CÔNG TY TNHH KINGDEN TRADING

Lương : Lên đến 1,800 USD

Quốc tế

Hệ thống Y tế Thu Cúc
Hệ thống Y tế Thu Cúc

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

CÔNG TY TNHH OCHIGO VIỆT NAM
CÔNG TY TNHH OCHIGO VIỆT NAM

Lương : 12 Tr - 40 Tr VND

Đồng Bằng Sông Cửu Long | KV Tây Nguyên | KV Đông Nam Bộ

Công ty TNHH Bệnh viện Thẩm mỹ Á Âu
Công ty TNHH Bệnh viện Thẩm mỹ Á Âu

Lương : 30 Tr - 50 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty TNHH Mỹ phẩm Maria
Công ty TNHH Mỹ phẩm Maria

Lương : 30 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

PANASONIC ELECTRIC WORKS VIETNAM CO., LTD
PANASONIC ELECTRIC WORKS VIETNAM CO., LTD

Lương : Cạnh Tranh

Bình Dương

Công Ty TNHH T.M.G
Công Ty TNHH T.M.G

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY TNHH EBC GROUP
CÔNG TY TNHH EBC GROUP

Lương : 30 Tr - 45 Tr VND

Đồng Nai

CÔNG TY TNHH EBC GROUP
CÔNG TY TNHH EBC GROUP

Lương : 30 Tr - 45 Tr VND

Đồng Nai

CÔNG TY TNHH EBC GROUP
CÔNG TY TNHH EBC GROUP

Lương : 30 Tr - 45 Tr VND

Đồng Nai

Sonion Vietnam
Sonion Vietnam

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Headhunter HRchannels Group
Headhunter HRchannels Group

Lương : 1,500 - 2,200 USD

Sóc Trăng | Hồ Chí Minh

Công Ty CP NBT Plastic
Công Ty CP NBT Plastic

Lương : 6,5 Tr - 30 Tr VND

Hưng Yên

Vascara Group
Vascara Group

Lương : Cạnh Tranh

Bình Định

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÀNH NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÀNH NAM

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

CÔNG TY CỔ PHẦN HASAKI BEAUTY & CLINIC
CÔNG TY CỔ PHẦN HASAKI BEAUTY & CLINIC

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty TNHH Bibabo
Công Ty TNHH Bibabo

Lương : 15 Tr - 25 Tr VND

Hà Nội

CÔNG TY CỔ PHẦN TRANSIMEX
CÔNG TY CỔ PHẦN TRANSIMEX

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Masan Consumer
Masan Consumer

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

NANOCO GROUP
NANOCO GROUP

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

East West Industries Vietnam LLC.
East West Industries Vietnam LLC.

Lương : Cạnh Tranh

Bình Dương | Hồ Chí Minh | Đồng Nai

II-VI Việt Nam
II-VI Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Đồng Nai

Công Ty TNHH Phần Mềm DTS Việt Nam
Công Ty TNHH Phần Mềm DTS Việt Nam

Lương : Cạnh Tranh

Hà Nội

Masan Consumer
Masan Consumer

Lương : Cạnh Tranh

Bình Dương

Masan Consumer
Masan Consumer

Lương : Cạnh Tranh

Bình Dương

CÔNG TY TNHH CAO KỲ BEAUTY ACADEMY
CÔNG TY TNHH CAO KỲ BEAUTY ACADEMY

Lương : 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần Helen Care
Công Ty Cổ Phần Helen Care

Lương : Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần XNK Daika
Công Ty Cổ Phần XNK Daika

Lương : 7 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

Bài viết cùng chuyên mục

Luật hấp dẫn là gì? Ứng dụng luật hấp dẫn trong công việc và cuộc sống
Luật hấp dẫn là gì? Cách sử dụng và ứng dụng luật hấp dẫn thu hút tiền bạc, tình yêu đặc biệt là công việc. Click để xem ngay bài viết sau!
Thu phục nhân tâm - Tuyệt kỹ quản lý nhân sự nhất định không nên bỏ qua
Có lẽ, tuyệt kỹ sự nghiệp là thu phục nhân tâm, làm sao dù không giỏi nghiệp vụ mà vẫn điều binh khiển tướng". Ở vị trí càng cao, lại càng vận dụng thuần thục, dùng như không dùng, vậy mới hay! Việc dụng người làm sao để được lòng người, chọn đúng người, đúng việc. Ở thì vui mà đi thì không hối tiếc mới là đáng nể.
Học logistic ra làm gì? Lương và cơ hội việc làm ra sao
Học Logistics ra làm gì? Mức lương ngành này là bao nhiêu? Tìm kiếm cơ hội việc làm cho ngành logistics ở đâu? Tìm hiểu ngay cùng CareerViet!
Học kinh tế ra làm gì? Cơ hội phát triển và mức lương ngành kinh tế
Học kinh tế ra làm gì? Mức lương ngành kinh tế là bao nhiêu? Những cơ hội việc làm cho ngành kinh tế sau khi ra trường? Tìm hiểu ngay nghề nghiệp tương lai hái ra tiền
Học luật kinh tế ra làm gì? Mức lương và cơ hội cho người học luật kinh tế
Học luật kinh tế ra làm gì? Hiện nay cơ hội nghề nghiệp nào cho người học luật kinh tế? Những khó khăn gì khi theo học ngành luật kinh tế tại Việt Nam?

Quan tâm

Thông báo việc làm - Hoàn toàn miễn phí và dễ dàng

TẠO NGAY
Feedback