CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH

Mô tả Công việc

1/ Thực hiện công tác sự kiện nội bộ của Tổng công ty

• Tìm kiếm, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (đặt tiệc, hội nghị, sự kiện, du lịch…).
• Phối hợp, tham gia cùng các Bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện lớn, nhỏ của Tổng công ty (Tiệc Tất niên/Tân niên, tiệc thân mật, lễ kỷ niệm và các hoạt động khác,...)

2/ Tiếp đón đối tác, công tác đối ngoại và lễ tân

• Tiếp đón tiếp, hướng dẫn khách, đối tác, đoàn công tác đến làm việc với Lãnh đạo Tổng công ty.
• Chuẩn bị hậu cần cho các buổi làm việc, ký kết, gặp gỡ: đặt hoa, chọn quà, nhà hàng, thực đơn, phương tiện di chuyển…
• Tiếp nhận – điều phối khách, sắp xếp phòng họp và không gian tiếp khách.
• Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, lịch sự trong mọi hoạt động tiếp khách.

3/ Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, đặt phòng họp và công tác hậu cần

• Thực hiện đặt vé máy bay, tàu xe, khách sạn cho CBNV và đối tác khi có công tác.
• Sử dụng các các ứng dụng nội bộ để quản lý và đặt phòng họp.
• Chuẩn bị trang thiết bị, nước uống, tài liệu và các nhu cầu hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện.
• Theo dõi và cập nhật danh mục nhà cung cấp dịch vụ liên quan đến công việc phụ trách.
• Thực hiện thanh toán chi phí tiếp khách, hội nghị, sự kiện và các khoản hành chính khác theo quy định.

4/ Xây dựng, cải tiến các quy chế, quy định, quy trình hành chính

• Tham gia rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy trình, chính sách hành chính.
• Thực hiện soạn thảo các văn bản hành chính như: Thông báo, Tờ trình, Công văn,... liên quan đảm bảo tính chính xác, hình thức và quy chuẩn văn bản của Tổng công ty.​

5/ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giao

• Theo sự phân công của Quản lý Bộ phận và Trưởng phòng Hành chính.
• Hỗ trợ công việc hành chính phát sinh, các hoạt động nội bộ khi có yêu cầu.

Yêu Cầu Công Việc

1. Kiến thức, Kinh nghiệm, Kỹ năng chuyên môn

• Tốt nghiệp cao đẳng/đại học chuyên ngành hành chính, quản trị văn phòng, du lịch – khách sạn, truyền thông
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
• Số năm kinh nghiệm: 2 năm

2. Kỹ năng mềm

• Ngoại hình xinh đẹp, cao ráo (từ 1.65cm trở lên), độ tuổi từ 22-30. Tác phong chuyên nghiệp, giao tiếp khéo léo;
• Sắp xếp công việc khoa học, cẩn thận, chi tiết; xử lý tình huống linh hoạt;
• Biết cách lựa chọn, làm việc với nhà cung cấp, quản lý chi phí hiệu quả.
• Tinh tế trong thẩm mỹ (hoa, quà tặng, không gian sự kiện, sắp xếp tiệc, thực đơn…)

3. Yêu cầu khác (nếu có)

• Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động, cẩn trọng, đáng tin cậy.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn.