Thư ký chủ tịch hội đồng trường

Mô tả Công việc

1/ Hỗ trợ điều hành và quản lý công việc

• Sắp xếp, quản lý và cập nhật lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Chủ tịch HĐT.

• Nhắc việc, điều phối thời gian và chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp và sự kiện của trường.

• Theo dõi tiến độ thực hiện chỉ đạo, báo cáo tình hình và đốc thúc các phòng ban hoàn thành đúng hạn.

2/ Soạn thảo và xử lý văn bản

• Soạn thảo, rà soát nội dung các công văn, thư từ, email và các văn bản liên quan theo yêu cầu.

• Đảm bảo tính chính xác, bảo mật và kịp thời trong công tác văn thư của Chủ tịch HĐT.

• Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng một cách khoa học, dễ tra cứu.

3/ Tổ chức và hỗ trợ cuộc họp

• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ phục vụ các cuộc họp của HĐQT và các cuộc họp cấp cao khác.

• Tham dự, ghi biên bản và lập báo cáo kết luận cuộc họp.

• Theo dõi, nhắc nhở các đơn vị thực hiện nội dung sau họp và tổng hợp báo cáo cho Chủ tịch.

4/ Đối ngoại và truyền thông

• Đón tiếp, sắp xếp lịch làm việc với đối tác, cơ quan quản lý, khách mời của Chủ tịch HĐT

• Là cầu nối giao tiếp giữa Chủ tịch HĐT với Ban Giám hiệu, lãnh đạo các phòng ban và các đơn vị bên ngoài.

• Phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, chương trình đối ngoại có sự tham gia hoặc chỉ đạo của Chủ tịch HĐT.

5/ Tổng hợp và phân tích thông tin

• Thu thập, tổng hợp số liệu, báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch

• Hỗ trợ phân tích dữ liệu, đề xuất giải pháp cải tiến quy trình quản lý, điều hành.

• Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác ra quyết định.

6/ Công việc khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo trực tiếp từ Chủ tịch HĐT.

Yêu Cầu Công Việc

1/ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học các ngành: Quản lý giáo dục, Quản trị kinh doanh, Truyền thông hoặc các ngành liên quan 

2/ Kinh nghiệm làm việc: 

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý Ban lãnh đạo.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục.

3/ Kỹ năng:

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

• Giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống tốt, có khả năng viết và soạn thảo văn bản chuyên nghiệp.

• Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả.

• Có kỹ năng tổng hợp, phân tích và báo cáo số liệu phục vụ điều hành.

4/ Phẩm chất:

• Nhanh nhẹn, chủ động, linh hoạt và chịu được áp lực công việc cao.

• Tỉ mỉ, cẩn trọng, tuân thủ kỷ luật và giữ bí mật thông tin tuyệt đối.

• Ngoại hình gọn gàng, chỉn chu; phong thái chuyên nghiệp (ưu tiên nữ).