Thư ký Ban Giám Đốc

Job Description

• Sắp xếp lịch họp HĐQT, ủy ban, cuộc họp liên quan đến BOD; soạn thảo và phát hành chương trình họp, tài liệu liên quan.
• Chuẩn bị, phân phối và lưu trữ các tài liệu họp: báo cáo, biên bản, nghị quyết, tóm tắt kết quả họp.
• Tham dự và ghi biên bản cuộc họp HĐQT; theo dõi và tổng hợp các ý kiến, chỉ đạo sau họp, gửi nhắc lịch và theo dõi việc triển khai.
• Làm cầu nối liên lạc giữa HĐQT và ban điều hành/nhà máy: chuyển giao quyết định, duy trì liên hệ với các bộ phận phòng ban và đối tác.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu mật của HĐQT (nội bộ, pháp lý, quyết định đầu tư, hợp tác, sản xuất) đảm bảo bảo mật và lưu trữ đúng quy định.
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính liên quan đến HĐQT và nhà máy: đặt lịch công tác, sắp xếp đi công tác, đặt phòng họp, đặt phương tiện, chuẩn bị đón tiếp khách/phụ huynh hoặc đoàn kiểm tra.
• Hỗ trợ việc tổng hợp báo cáo sản xuất/hoạt động từ nhà máy (nếu được giao): số liệu sản xuất, tiến độ, KPI chính – để HĐQT nắm thông tin trước họp.
• Hỗ trợ việc tuân thủ công tác quản trị: theo dõi quy định pháp lý, quy trình nội bộ, chuẩn mực quản trị – đảm bảo các ủy ban HĐQT và nhà máy thực hiện đúng.
• Thực hiện các nhiệm vụ ad-hoc khác của Chủ tịch HĐQT và HĐQT (theo yêu cầu) liên quan đến hoạt động nhà máy và quản lý sản xuất.
• Tổng hợp và phân tích sản xuất báo cáo trực tiếp với Quản đốc hoặc Phó quản đốc.
• Tổng hợp các yêu cầu mua sắm và lên kế hoạch mua sắm cho phân xưởng.
• Soạn thông báo, tờ trình, biên bản… liên quan đến sản xuất.
• Hỗ trợ theo dõi công tác chấm công và tổng hợp vào cuối tháng.
• Tổng hợp các kế hoạch sản xuất của tổ/nhóm sản xuất.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất báo cáo cho cấp quản lý về tình hình sản xuất, các vấn đề phát sinh.
• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do cấp quản lý trực tiếp giao.

Job Requirement

1. Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành liên quan như: Quản lý công nghiệp, Kỹ thuật cơ khí, kỹ thuật điện, Công nghệ thực phẩm, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Tài chính hoặc tương đương.
2. Tiếng Anh trình độ cơ bản đến trung cấp (tương đương TOEIC 450–600 hoặc tương đương).
3. Kinh nghiệm từ 2–3 năm kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất.
4. Năng lực cần thiết:

• Tiếp cận công việc nhanh
• Sử dung thành thạo vi tính văn phòng.
• Kỹ năng làm việc theo nhóm
• Chịu được áp lực công việc